Организация движения документов, их регистрация, систематизация и организация хранения в XVIII в

Большое внимание в законодательных актах XVIII в. уделялось охра­не интересов государства и государственной тайны.

Задачу охраны документов ставила и их регистрация. Одновремен­но регистрационные журналы выполняли роль справочного аппарата.

Кроме того, регистрация оказывала помощь в осуществлении контроля за ис­полнением документов, их систематизации, так как регистрационные журналы велись по каждой группе документов.

На поступившем документе регистратор проставлял номер и дату получения, в общем журнале ("повседневной записке") давалось содер­жание документа с указанием, кому послано на исполнение. Кроме того, для учета входящих документов велись две книги ("регистратуры"): в книгу "С" записывались в хронологической последовательности доку­менты, полученные от царя и Сената, к ней прилагался реестр зарегист­рированных документов; в книгу "Д" — документы других коллегий и местных учреждений. К книге "Д" составлялся реестр с указанием адре­сатов — коллегий и провинций, откуда получены документы.

Регистрация исходящих документов проводилась следующим обра­зом. В книге "Л" регистрировались документы, адресованные царю. Ука­зывались дата "посланного" документа, его краткое содержание, "к ко­му, куда отправлено". Затем копиист переписывал в книгу текст доку­мента "с числом и подписанием всех чинов". В книге "В" таким же образом регистрировались документы, отправляемые в другие коллегии, гу­бернским учреждениям и отдельным лицам.

В особенный вид работы с документами выделяется контроль за их ис­полнением. При Петре I одновременно с созданием нового аппарата уп­равления образуются органы контроля. По указам от 2 и 5 марта 1711 г. учреждается должность фискала — специальная централизованная над­зорная система, важнейшей задачей которой было путем негласного над­зора и изучения канцелярского делопроизводства следить за исполнени­ем указов и регламентов должностными лицами, за соблюдением имущественных интересов казны.

Контрольные функции осуществляли по­следовательно генерал-ревизор, обер-секретарь Сената и с 1722 г. — ге­нерал-прокурор.

При Сенате была учреждена специальная должность экзекутора, в обязанности кото­рого входило записывать в особую книгу исходящие документы с отмет­кой о времени и способе их отправления, составлять рапорты об исполне­нии.

Устанавливались сроки исполнения отдельных групп документов. На решение государственных дел отводилась одна неделя, на справки по ним r губерниях устанавливался "поверстный" срок: по два дня на 100 перст в один конец. Частные дела по жалобам должны были решаться не более чем в течение шести месяцев.

В "настольном" реестре местных учреждений предписывалось указы­вать, когда какой документ поступил, когда должен рассматриваться на заседании, какое принято решение, что указы по этому решению разо­сланы и исполнены.

Однако, несмотря на угрозу смертной казни за просрочку решения

вопроса, документы исполнялись медленно, а многие просто не исполня­лись.

Систематизация документов и формирование их в дела в XVIII в. бы­ла более четкой, чем в период XVI—XVII вв.

В отдельные дела группи­ровались указы царя и Сената, журналы и протоколы. В основе объеди­нения этих документов лежали номинальный, авторский и хронологиче­ский признаки. Основная масса первичных комплексов коллегий и мест­ных учреждений формировалась по предметно-вопросному признаку.

В XVIII в. утверждается термин для обозначения хранилищ докумен­тов — "архив". В Генеральный регламент 1720 г. была включена специ­альная глава "О архивах", в которой говорилось, что "книги, документы и дела" хранятся в канцеляриях и конторах три года. Это — так называ­емые текущие архивы.

Указом 1724 г. был образован архив старых государственных дел, где хранились документы Посольского приказа.

По "Учреждениям для управления губерний" в местных учреждениях со­здавались два архива: текущий для документов, использовавшихся в справочной работе, и окончательный, куда сдавались по описи исполнен­ные и законченные производством дела.

Подводя итоги, можно отметить существенные отличия в организа­ции управления и делопроизводства от предшествующего периода. В XVIII в. была создана новая система органов управления с единообраз­ной структурой учреждений, четко установленной компетентностью и коллегиальной формой деятельности. Сложилась строгая иерархия уч­реждений и должностных лиц, которые при исполнении своих обязанно­стей руководствовались определенными документами: уставами, регла­ментами, инструкциями.

Делопроизводство регулировалось специальными законодательными актами и представляло собою законченный технологический цикл созда­ния и обработки документов, их регистрации, организации справочной службы, контроля за исполнением. Как самостоятельная область более четко оформляется деятельность архивов.