Основные правила регистрации документов

Инструкцией предусматривается общий порядок регистрации документов. Поэтому несмотря на специфику организаций, эти принципы должны соблюдаться.

1. Каждый документ регистрируется только 1 раз – принцип однократности документа. При соблюдении этого принципа сведения о документе фиксируются только 1 раз, в форме, удобной для последующего учета и контроля, независимо от места регистрации.

2. Однократность регистрации обеспечивается также принципом инициативного документа (независимо от того, входящий это или исходящий документ). Данные об ответном документе фиксируются в порядке дополнения к записям на соответствующий документ. Т.е. и запрос, и ответ регистрируются в одной регистрационной форме. Этот принцип может применяться при карточной системе.

3. Входящие документы должны быть зарегистрированы в день поступления, внутренние и исходящие – в день подписания.

ИНДЕКСАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Индекс инициативного входящего документа повторяется в ответном документа. Это связывает одним индексом и инициативный документ, что облегчает их поиск.

Индексация документов в делопроизводстве (индекс – система условных обозначений документа, состоящая из нескольких элементов (индекс структурного подразделения, индекс дела по НД, индекс корреспондента, индекс вопроса)) – проставление номера и необходимых условных обозначений, указывающих на место составления и хранения документа.

Индекс документа состоит их номера дела по НД и валового регистрационно-учетного номера, индекса структурного подразделения.

Пример:

Входящий документ – 100/2-3 (индекс дела после исполнения)

Исходящий документ – 2-3/100

2 – индекс структурного подразделения

3 – номер дела по НД внутри данного структурного подразделения

100 – порядковый номер (или валовой), присвоенный документу при регистрации

Индексы исходящих и входящих документов состоят из тех же элементов, но меняется их расположение.

В индекс документа составной частью может включаться индекс корреспондента. Для этого составляется шифратор корреспондентов, который в качестве приложения включается в инструкцию по делопроизводству.

В индекс документа может включаться вопрос деятельности. Для этого в организации разрабатывается классификатор вопросов деятельности. Он может быть в качестве приложения к инструкции по делопроизводству, как и индекс структурных подразделений с их условными обозначениями.

Система условных обозначений определяется каждой организацией с учетом общих принципов регистрации документов и закрепляется в инструкции по делопроизводству, которая имеется в каждом структурном подразделении.

При учете распорядительных документов, протоколов им присваивается валовые порядковые номера в пределах календарного года.

Приказы по личному составу в зависимости от сроков хранения делятся на 2 категории:

1. Со сроком хранения 75 лет (о приеме, перемещении, увольнении, премировании, изменении имен и фамилий, зарубежных командировках).

2. Со сроком хранения 3 года (после проверки налоговыми органами).

В НД предусматривается 2 дела и 2 регистрационные формы для таких документов (по личному составу – 1-Л, по кадрам – 1-К).

При оформлении в отдельные дела приказов по личному составу о командировании они также будут регистрироваться отдельно и им присваивается отдельный регистрационный индекс (например, Км).

Система обозначений не должна заканчиваться на гласную букву.

Протоколы, как и приказы, регистрируются в пределах календарного года (например, 5 (номер протокола)/8 (номер повестки дня)).

По отдельным вопросам повестки дня заседания коллегиального органа могут приниматься самостоятельные решения и оформляться постановлениями или решениями. Их индекс будет состоять из номера протокола и номера вопроса повестки дня (например, 5/2).

Индекс внутреннего документа (справка, накладная и др.) состоит из условного обозначения структурного подразделения, где будет храниться документ и валового регистрационного номера, номера дела.