ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ (ИПД)

Основным НПА, комплексно регламентирующим организацию работ с документами и которым руководствуются все структурные подразделения, является Примерная инструкция (ПИ). Вопросы ДОУ могут отражаться в локальных НПА организации: положениях о структурных подразделениях, ДИ. Могут разрабатываться специальные НПА для участков, играющих ведущую либо самостоятельную роль в организации ( Положение о комиссии министерства по работе с обращениями граждан).

ИПД разрабатывается в каждой организации самостоятельно, в соответствии с действующими НПА. В ПИ определяется структура и содержание ИПД, т.е. количество и наименование разделов, их последовательность, наличие приложений в зависимости от направлений деятельности организации, наличие технических средств.

Основой для разработки ИПД являются общегосударственные нормативно-методические документы. Кроме того, при разработке ИПД используются НПА и методические документы вышестоящих организаций и рекомендации государственных архивных учреждений. НПА в области ДОУ не устанавливают жесткой структуры ИПД.

Требования ИПД по организации работы с документами носит обязательный характер для всех работников организации. ИПД должна отражать все основные стадии работ с документами организации.

Текст разбивается на разделы, глав, пункты, подпункты. Нумерация валовая. Документ использует четкие формулировки и распорядительные слова («Инструкция устанавливает…; Ведение делопроизводства возлагается..»). Текст излагается от третьего лица. Например, «Работники организации несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них документов». Текст может излагаться в безличной форме: «Вскрываются все поступившие пакеты, за исключением именных и с пометкой «Лично».

ИПД начинается с Общего положения, в котором указываются цели и причины издания ИПД, документы, на основании которых разрабатывается ИПД. Указываются документы, которые применяются наряду с ИПД: инструкция о порядке регистрации, учета и контроля за прохождением исполнения документов в система АИПС. В этом разделе указывается область распространения ИПД. Например, на документы не секретного характера, документы, имеющие гриф «ДСП» и иные ОРД, за исключением документов, составляющих государственную тайну. Указывается наименование структурного подразделения и должностные лица, ответственные за общее руководство делопроизводством в организации. Указывается ответственность должностных лиц за несоблюдение требований ИПД.

К основным разделам ИПД относятся:

1. Подготовка и оформление документов.

2. Организация документооборота.

3. Регистрация документов, построение ИСА.

4. Контроль исполнения.

5. Хранение документов.

Они могут иметь главы. Раздел «Подготовка и оформление документов» может иметь следующие главы: правила подготовки (бланки, оформление реквизитов); подготовка и оформление отдельных видов документов.

Раздел «Организация документооборота» может включать главы: порядок прохождения, обработки входящих документов; исходящих документов; внутренних документов; учет документов.

Раздел «Регистрация документов» имеет главы: общие правила регистрации; формы регистрации; структура ИСА в канцелярии, в СДОУ, в структурном подразделении.

«Контроль за сроками исполнения»: организация контроля; сроки исполнения; анализ и обобщение данных по контролю.

«Хранение»: составление НД; формирование дел; оперативное хранение дел; ЭЦД; оформление дел; составление описей; передача дел на архивное хранение.

В ИПД могут включаться и другие разделы, главы, целесообразность включения которых определяется самостоятельно организацией: копирование и размножение; учет документов с грифом «Для служебного пользования»; составление НД; формирование и оформление дел; проведение ЭЦД.

Очень часто раздел «Регистрация» включается в раздел «Организация документооборота».

К ИПД имеются приложения, состав которых определяется, исходя из конкретного содержания разделов и глав ИПД. В качестве приложения могут даваться образцы бланков, конкретных видов документов, регистрационных форм, перечни документов, не подлежащих регистрации и документов, не подлежащих регистрации в СДОУ, формы сводок, справок об исполнении документов, формы НД, описей, образец оформления обложки дела.

Вопросы деятельности отдельных служб могут быть регламентированы в соответствующих разделах и главах. Например, в разделе «Подготовка и оформление документов» могут оговариваться особенности оформления, визирования кадровых документов или других специфических документов.

В разделе «Формирование дел» может оговариваться формирование дел по личному составу.

В разделе «Регистрация» должен быть отражен принцип централизации.

В ИПД должны найти отражение вопросы о применении средств автоматизации, компьютерных технологий, могут быть закреплены особенности внедрения автоматизированных систем ДОУ. Указываются НПА, регламентирующие эти вопросы, если эта работа не описывается полностью в разделах.

Перечень НПА и НМД, регламентирующих вопросы применения средств автоматизации, может даваться в приложении.

Целесообразно ввести разделы «Работа с исполнителями» либо «Организация работы с документами в структурных подразделениях». Может быть раздел «Использование электронной почты», «Работа с электронными документами», «Порядок оформления документов, направляемых за рубеж».

ИПД оформляется на общем бланке А4 и утверждается руководителем организации. При утверждении распорядительным документом в этот документ включается пункт об утверждении ИПД, указываются сведения о дате введения ИПД в действие, излагаются сведения об организационных мероприятиях, указываются пункты об отмене ранее действующих ИПД и о должностном лице, ответственном за внедрении ИПД.

Датой ИПД является дата ее утверждения.

ИПД, независимо от содержания деятельности учреждения, должна охватывать следующие вопросы:

ü Общие принципы организации делопроизводства (по организации и по структурным подразделениям);

ü Ответственность за организационную и методическую сторону организации делопроизводства, за материально-техническое обеспечение делопроизводства;

ü Функции основного исполнительного персонала в работе с документами;

ü Функции канцелярии и лиц, обеспечивающих участок делопроизводственного обслуживания в структурных подразделениях;

ü Взаимоотношения СДОУ с основными подразделениями организации;

ü Место архива в системе организации и его роль в делопроизводстве;

ü Создание документов;

ü Определение видов и разновидностей документов, необходимость которых обусловлена деятельностью организации;

ü Устранение излишеств в образовании документов с указанием путей замены их другими формами связи;

ü Строгое упорядочение переписки со структурными подразделениями и подведомственными организациями;

ü Порядок подготовки и оформления документов;

ü Методика составления и оформления различных категорий или групп документов (распорядительные документы, протоколы, письма, телеграммы, факсограммы);

ü Порядок подписания документов, их визирования, согласования и утверждения;

ü Порядок размножения документов, методика исполнения документов;

ü Особенности исполнения отдельных групп и категорий документов в зависимости от их содержания;

ü Регламентация резолюций на документах;

ü Подготовка документов к заседаниям коллегиальных органов;

ü Принципы организации документооборота в данной организации;

ü Порядок приёма и отправки документов;

ü Основные принципы движения различных категорий и групп документов;

ü Техника распространения документов между структурными подразделениями и передача их из одного структурного подразделения в другое;

ü Общая организация и методика работ по регистрации документов;

ü Категории документов, не подлежащих регистрации;

ü Формы регистрации документов и система регистрационных индексов;

ü Построение ИСА;

ü Особенности учета отдельны категорий и групп документов (например, договоров);

ü Сроки исполнения документов;

ü Формы и методы контроля за исполнением;

ü Правила кодификации НПА РБ, распорядительных документов организации и особенности построения кодификационных картотек;

ü Построение НД, порядок их утверждения и использования;

ü Вопросы методики, техники группировки документов в дела;

ü Организация работы ЭК, состав и порядок работ;

ü Методика и техника подготовки дел с исполненными документами к дальнейшему хранению и использованию;

ü Правила хранения и использования исполненных документов в делопроизводстве;

ü Порядок передачи документов в архив организации;

ü Правила использования архивных документов;

ü Прием/передача дел в случае ликвидации, реорганизации, при смене руководителя, завархивом или руководителя СДОУ.

ИПД утверждается приказом, в котором должны найти отражение:

1. срок введения в действие;

2. общий порядок использования;

3. ответственность за ее соблюдение и контроль исполнения;

4. предусмотрены мероприятия, связанные с повышением уровня делопроизводства, которые сопровождают введение в действие ИПД: семинары для сотрудников по утверждению ИПД, план этих семинаров.

На сегодняшний день широко используется практика подготовки одной ИПД для всех организаций либо определенных групп организаций, которые разрабатываются в вышестоящей организации. В ней отображаются вопросы, связанные с данными организациями. Эти ИПД оказались малопреемлимыми для подведомственных организаций из-за специфики требований, предъявляемых к системе документов. Следовательно не рекомендуется создавать такие ИПД, а целесообразно создавать отдельные ИПД для центрального аппарата и для групп организаций в данной системе.

Наличие ИПД в организации не исключает, если это требуется, разработку самостоятельных ИПД по отдельным участкам работы с документами.

В практике различают 3 вида ИПД: примерную, типовую и индивидуальную.

Примерная устанавливает требования к порядку работы с документами для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, штатам. Так, ИПД носит рекомендательно-методический характер. На основании примерной ИПД в организациях разрабатываются индивидуальные ИПД, которые имеют статус локальных НПА. Примерные ИПД разрабатываются для организаций определенной отрасли, но их не следует путать с Примерной инструкцией (1968, 1975, 1995 гг), которая является обязательной к применению всеми органами, организациями РБ. Она устанавливает общеобязательные требования к организации документов в делопроизводстве. На ее основе, с учетом специфики функций, разрабатываются примерные ИПД организации.

Типовые ИПД составляются для группы однородных организаций, но они устанавливают единый порядок Во всех организациях системы и используются в качестве обязательных документов. При наличии типовой ИПД индивидуальная может не разрабатываться.

Примерные и типовые ИПД разрабатываются министерствами, госкомитетами и другими органами госуправления. Они утверждаются руководителями органов госуправления и согласовываются с Департаментом по архивам и делопроизводству РБ.

Индивидуальные инструкции организаций, являющихся источником комплектования госархивов, утверждаются руководителями по согласованию с учреждениями государственной архивной службы. ИПД организаций, не являющихся источниками комплектования госархивов, утверждаются руководителями по согласованию с ЦЭК вышестоящей организации.

ОБРАЩЕНИЯ ГРАЖДАН

В настоящее время не закреплены сроки рассмотрения обращений разных категорий граждан (ветеранов, депутатов и т.д.). В СССР это было закреплено в положении о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан (ОГ) 1982 г. Им определялся порядок ведения делопроизводства по ОГ и порядок их регистрации. В республиканских министерствах БССР были разработаны свои положения на основе этого положения. Эти положения согласовывались с Госстандартом БССР и ГАУ БССР.

С 1991 по 1996 г. работа по ОГ в РБ фактически не регулировалась нормативными актами. В 1996 г. был принят закон «Об обращениях граждан». В этом же году разработаны Методические рекомендации о порядке ведения делопроизводства по ОГ. Эти рекомендации были утверждены Министерством образования и науки РБ. В 1996г. было утверждено Положение о порядке ведения делопроизводства по ОГ в госорганах и других организациях. Оно было согласовано с Комитетом по архивам и делопроизводству. 1 ноября 2004 г. были внесены изменения и дополнения в Закон «Об ОГ».

В документах 1996 г. устанавливалась единая форма РКК, жесткая система регистрации: А-41 – порядковый номер ОГ и первая буква фамилии гражданина. Велись картотеки алфавитные и территориально-алфавитные. Устанавливался единый порядок делопроизводства, которое должно было вестись централизованно.

В 2004 г. были внесены изменения в Закон «Об ОГ», было издано новое положение в 2005 г. Возникли проблемы с использованием этого положения, т.к. в нем содержались только общие принципы организации делопроизводства по ОГ. В частности, сохранялась централизованная система ведения делопроизводства по ОГ, ОГ и документы по их исполнению должны были находиться у одного должностного лица. Причем, хранение ОГ у их исполнителей запрещается.

Регистрация ОГ

В индекс могут входить следующие составные части:

3/2/А-41/з

3—условное обозначение региона;

2 – условное обозначение тематики ОГ;

«з» – первая буква вида обращения.

Коллективные обращения можно обозначать так: Кл-41.

Обращения можно регистрировать: Гр-41.

Когда делаются запросы, то их стоит регистрировать под таким индексом: 2-3/150/А-41 (2 – номер структурного подразделения; 3 – номер дела (валовой); 150 – валовой номер исходящего документа; А-41 – номер ОГ).

Анонимные ОГ

По закону они не рассматриваются, за исключением случаев, когда они содержат сведения о преступлениях. Вопрос, подлежат ли они регистрации, решается в каждой организации по-разному. Во многих положениях записано, что они должны регистрироваться. Например, АН-41 или Бн-41.

Формы регистрации ОГ

1. Традиционная карточка. Её примерная форма дана в Положении 2005 г. в приложении.

2. Электронная карточка.

3. Журнал с такими же графами. Ведется, если число обращений – 20-30 в год. Лучше всего вести в алфавитном порядке. При этом надо учитывать, что регистрация ОГ идет валовая (А-1, …, Б-15,…,Я-150).

Повторным ОГ присваивается новый регистрационный индекс (А-1 – первое ОГ, А-21 – второе ОГ), например, при журнальной форме регистрации. Повторные ОГ могут регистрироваться под индексом первого (при карточной системе). При этом они регистрируются на той же карточке. Проставляется только дата регистрации повторного ОГ. В случае, когда повторному ОГ присваивается следующий индекс, должна заводиться новая регистрационная карточка.

Если в организации регистрируются обращения, направленные гражданином в разные организации, но полученные, но полученные в одной конкретной, то регистрация будет такой: А-41/1 – обращение, направленное в Администрацию Президента; А-41/2 – обращение, направленное в Минюст; А-21/3 – обращение, направленное в Министерство образования. Допустим, что все обращения поступили в Департамент по архивам и делопроизводству.

Написание повторных обращений обусловливается тем, что они содержат новые факты для разрешения дела или же истек срок исполнения первого обращения; возможны другие причины. Повторные обращения подбираются для формирования дел за 2 последних года.

Срок рассмотрения ОГ

Типовой срок рассмотрения – 15 дней. Если необходимы проверки, то срок может продлеваться до месяца. Иногда – до 2 месяцев. Если в организацию поступило обращение, которое не входит в компетенцию организации, то оно пересылается в соответствующую организацию и в 5-дневный срок об этом сообщается гражданину, который написал это обращение.

Срок исполнения ОГ начинается с момента получения. На каждом исполненном обращении ставится отметка об исполнении и направлении в дело. В организациях ОГ, как правило, берутся на контроль.

Личный прием граждан

В организациях ведется книга учета личного приема граждан. В ней отражена структура этой организации и график приема граждан. Не существует унифицированной формы этой книги. В ней могут быть следующие графы:

· Номер по порядку;

· Адрес;

· Место жительства и работы;

· Содержание;

· ФИО того, кто осуществлял прием;

· Резолюция;

· Отметка об исполнении.

На РКК по личному приему наносится отметка «С личного приема». При наличии письменного заявления (т.е. обращения) и организации личного приема карточка ведется в установленном порядке с надписью «С личного приема». Форма карточки дана в Положении. В ней имеются графы:

· ФИО гражданина;

· Его адрес;

· Номер телефона;

· Дата обращения;

· Дата и индекс повторных обращений;

· Номер и дата сопроводительного письма;

· Тематика;

· Содержание;

· Резолюция;

· Исполнитель;

· Документ направлен на исполнение;

· Дата направления;

· Срок получения ответа;

· Ход рассмотрения (записи о промежуточных решениях по ОГ, отметки о проверках);

· Итоговое решение (дата, регистрационный индекс и заголовок ответа с решением вопроса);

· Отметка о снятии с контроля.

Индекс ответа на ОГ выглядит таким образом:

4-8/А-41

Из РКК составляется справочный аппарат. РКК могут систематизироваться по алфавиту, по тематике и алфавиту, регионам и алфавиту.

Вообще делопроизводство по ОГ ведется в соответствии с приказом руководителя.

Хранятся ОГ 5 лет после ЭПК, а затем уничтожаются.

В соответствии с Положением 2005 г. в организациях проводится анализ работы с ОГ.