Итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел

По окончании делопроизводственного года в НД делается запись о количестве заведенных дел (отдельно о количестве дел постоянного , временного более 10 лет и временного менее 10 лет хранения, а также переходящих дел и дел с отметкой «ЭПК»).

Итоговая запись содержит сведения, необходимые для будущего комплектования архива, а также в ней производится учет количества переходящих дел, которые будут включены в НД будущего делопроизводственного года.

Срок хранения дел до 10 лет исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания документов делопроизводством. Например, исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в 2006 г., идет с 01.01.2007.

Сведения, содержащиеся в НД в итоговой записи, в обязательном порядке сообщаются в ведомственный архив.

После подписания НД руководителем СДОУ в итоговой записи делается отметка о передаче итоговых сведений в архив организации с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и её расшифровки.

Название организации

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

______№1-15___

г. Минск

на 2006 год

У тех организаций, которые не передают документы в госархив, максимальный срок хранения документов составляет 10 лет. Документы временного хранения помещаются в архив по НД.

Итоговая запись о количестве и категориях

Заведенных дел в ________ году

Зав. канцелярией подпись Расшифровка подписи

10.01.2007

Виды НД

ü индивидуальная;

ü типовая;

ü примерная

Чтобы улучшить организацию документов в структурных частях всей системы в целом, разрабатывается типовая и примерная НД в целях унификации группировки документов определенной категории организаций, с однотипным характером деятельности и сходным составом документов.

Типовые НД очень жестко все регламентируют. Примерные устанавливают примерный состав дел, которые составляются в организациях, и носит рекомендательный характер ( в них отсутствует графа «Индекс дела»).

Типовые НД разрабатываются для группы организаций с одинаковыми функциями и структурой и предусматривают один и тот же состав заводимых дел для всех организаций данной группы. Типовая НД близка к индивидуальной, т.к. устанавливает единую индексацию для организаций все системы.

При составлении примерной и типовой НД используются те же источники, что и для индивидуальной, и такие же принципы. В каждой организации примерная и типовая НД используются для создания собственной НД.

В НД организации из типовой и примерной НД переносятся заголовки дел, которые предстоит завести.

Спецификой примерной НД является то, что по одному заголовку может быть предусмотрено несколько заголовков, заголовки дел с одинаковым сроком хранения могут быть включены в одно дело.

Типовая и примерная номенклатуры составляются СДОУ органов управления для подведомственных организаций. Такие НД утверждаются руководителем организации после согласования с ЭК организации и ЦЭК Департамента по архивам и делопроизводству.

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ (ВО) ДЕЛА

Оформление

Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется ВО документов дела. Она составляется по установленной форме.

ВО составляется, как правило, в делах, сформированных по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают содержание документов – делах с «глухими» заголовками.

ВО составляется на отдельных листах в начале дела. К ней составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество документов, включенных в нее, количество её листов.

ВО подписывает составитель с указанием должности, расшифровкой подписи, и датой составления.

Если из дела изымаются документы, подлинник заменяется копией и это отражается в графе «Примечания» со ссылкой на соответствующий акт.

Внутренняя опись документов дела №3-2

Итого 50 (пятьдесят) документов.

Количество листов внутренней описи 6 (шесть)

Главный специалист Подпись Д.О. Бенько

20.01. 2007

При необходимости может составляться новая итоговая запись. В этом случае изменения вносятся и в заверительную запись в листе-заверителе.

Если дело переплетено, то ВО подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

В приказах по личному составу составление ВО имеет особенности. Заголовки – это предписываемые действия (приём, перемещение, увольнение) с указанием ФИО конкретных работников. Если в одном приказе указывается несколько действий, они расписываются во ВО под самостоятельными порядковыми номерами. Если указывается несколько действий, в заголовке пишется «По личному составу».

В протоколах и личных делах работников ВО также имеет особенности. Несколько личных дел уволенных работников могут быть подшиты в 1 дело. В этом случае, помимо ВО, имеющейся в каждом деле, составляется единая ВО документов, помещенная в начале.

Внутренняя опись документов личных дел уволенных работников «А-Ш»

Во второй графе помещается номер личного дела, присвоенный ему при заведении личного дела по книге (журналу) учета личных дел. (По НД все личные дела учитываются под одним индексом.)

В графе 3 пишется ФИО работника в именительном падеже.

В графе 4 указывается дата приказа о приеме и приказа об увольнении.

В итоговой записи указывается общее количество документов. Включенных в личные дела работников, подшитых в одно дело.