СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ЗАГЛОВКОВ ДЕЛ В СВОДНОЙ ОПИСИ ДЕЛ. СТРУКТУРА СВОДНОЙ ОПИСИ ДЕЛ

Учетной единицей хранения архивного фонда организации является единица хранения документа. Единицы хранения архивного фонда систематизируются в описи согласно схеме систематизации, которая закрепляется описью, могут отражать структуру организации, функции ее деятельности, виды и разновидности документов и темы/вопросы, освещенные в документах фонда.

При распределении дел в описи в соответствии со схемой учитывается следующее:

ü Дела относятся к тому году, в котором они были начаты (поступили в организацию).

ü Планы, сметы, отчеты и материалы к ним относятся к году, за который они составлены, независимо от даты их составления; перспективные планы относятся к начальному году их действия; отчеты за несколько лет -- к последнему году отчетного периода.

ü Дела, начатые с одном структурном подразделении и переданные в другое, относятся к подразделению, в котором они были закончены. При этом, название первого структурного подразделения берется в скобки, а после него пишется название другого структурного подразделения.

ü В пределах года дела располагаются по значимости структурных подразделений.

Дела, включенные в опись, систематизируются по нескольким принципам:

Ø По структурному принципу (в соответствии с принадлежностью дела к структурному подразделению);

Ø По хронологическому (по периодам/датам, к которым относятся документы);

Ø По функциональному, тематическому, предметно-вопросному ( с учетом функций, направлений деятельности организации, тем/вопросов, касающихся содержания документов);

Ø По номинальному (по видам, разновидностям документов).

Систематизация отражена в графе 3 «Название раздела (структурного подразделения), заголовок дела (тома, части)».

Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения за один год составляется аналогично описям дел структурных подразделений.

Дела в описи группируются последовательно по нескольким принципам (может быть хронологическо-структурный, функционально-хронологический).

Структурно-хронологическая схема, применяемая в организациях, имеющих стабильную структуру либо прекративших свою деятельность. Дела группируются вначале по структурным подразделениям, а в пределах каждой структурной группы – по времени их создания.

Канцелярия

Заголовки дел

Заголовки дел

Заголовки дел

Бухгалтерия

Заголовки дел

…

Хронологическо-структурная схема применяется в действующих организациях с учетом дальнейшего пополнения и в ликвидируемых организациях; как правило, в организациях, структура которых достаточно часто менялась.

Канцелярия

Заголовки дел

Бухгалтерия

Заголовки дел

Канцелярия

Заголовки дел

Бухгалтерия

Заголовки дел

…

Хронологически-функциональная и функционально-хронологическая схемы применяются в организациях без структуры, с часто меняющимися функциями.

При систематизации по хронологически-функциональному принципу заголовки дел группируются по хронологическому принципу, а затем по функциям. При этом, в каждом году дела располагаются с учетом значимости. Функции располагаются в соответствии с НД по функциональному принципу.

Руководство

Бухучет

Кадры

…

Руководство

…

При систематизации по функционально-хронологической системе дела группируются по функциям, а внутри – по годам.

Руководство

Заголовки дел

Заголовки дел

Бухучет

…

Систематизация дел в годовых разделах описи, насчитывающей значительное количество дел, проводится по значимости включенных в опись дел (по номинальному принципу: приказы, протоколы, штатное расписание). Как правило, в небольших организациях.

При использовании хронологически-номинальной схемы систематизация может быть следующей:

Приказы

Протоколы

Штатные расписания

Приказы

…

Опись, составленная по номинально-хронологическому принципу, будет иметь следующую схему:

Приказы

Заголовки дел

Заголовки дел

Планы

Заголовки дел

…

Отдельный раздел описи включает дела общественных организаций.

При группировке учитывается значение признака для отражения делопроизводственной и смысловой связи между делами, удобство поиска и использования.