ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ЕГО ХАРАКТЕРИСТИКИ

Проблема совершенствования документооборота является одной из актуальных в современном документоведении. Это отмечается на самом высоком уровне. С плохой организацией документооборота связаны многие недостатки в управлении.

Указом от 26.09.2001 №516 перед госорганами была поставлена задача сократить документооборот не менее чем в 2 раза.

Нормативное определение зафиксировано в ГОСТе 16.487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Примерная инструкция дает такое определение: документооборот – движение документов в организации с момента их получения/создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Документооборот является составной частью ДОУ, цель которого является информационное обеспечение деятельности организации, ее документирование и хранение ранее созданной управленческой документации.

ДОУ зависит непосредственно от управленческих решений, ДО которых включает 3 составляющие:

1. информационная поддержка решений, т.е. обеспечение принимаемого решения информацией;

2. документирование решений;

3. контроль за выполнением решения.

Основными составляющими этого процесса являются:

ü получение информации;

ü постановка задачи;

ü поиск необходимой информации;

ü выработка решения, т.е. составление проекта документа, его согласование, удостоверение, отправка и контроль за исполнением.

Под документооборотом понимается движение комплексов документов. В их состав входят документы, инициирующие решения, используемые при их выработке и фиксирующие их принятие, а также документы, направляемые на исполнение и сообщающие о результатах исполнения. С этой точки зрения, документооборот – совокупность документов, используемых и создаваемых в процессе принятия решений и контроля за их исполнением.

Совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота, может определяться понятием «документопоток».

Документооборот является составной частью ДОУ и по сути выполняет функции системы коммуникации в учреждении; основная цель документооборота – обеспечение движения комплекса документов в процессе ДОУ. Задача совершенствования документооборота – определение такого движения, которое бы наилучшим образом обеспечило достижение СДОУ ее целей.

Важное значение имеет знание параметров документооборота (качественных и количественных).

К качественным параметрам относятся:

1. Характеристика документооборота в зависимости от используемой системы обеспечения:

ü автоматизированной;

ü традиционной;

ü смешанной.

2. Распределение документооборота на входящий, исходящий и внутренний документопотоки.

3. Маршруты движения документов.

4. Этапы и инстанции их прохождения.

5. Стадии документооборота.

6. Параметры, которые характеризуют особенности наполнения системы информацией, т.е. состав и содержание документов, направленность движения документов и периодичность документопотока.

К количественным характеристиками относятся:

1. Показатели объема и времени протекания. Объем определяется количеством входящих, исходящих, внутренних документов за конкретный период; помимо объема устанавливается удельный вес каждой документной группы.

2. Плотность документопотока, т.е. объем документов, проходящих через структурное подразделение за единицу времени.

3. Физический объем конкретного документа, т.е. размер его текста.

К временным характеристикам относятся:

1. Продолжительность документооборота, т.е. скорость прохождения отдельных документов в процессе документооборота. Эта характеристика понимается как время, затраченное на маршрут прохождения документов.

2. Время полного цикла обращения документа в организации.

3. Время прохождения на отдельных стадиях управленческого процесса.

Рациональная организация документооборота предусматривает учет следующих принципов:

ü прямоточность;

ü непрерывность;

ü ритмичность;

ü параллельность;

ü пропорциональность.

Принцип прямоточности. Требуется, чтобы перемещение документов осуществлялось по наиболее короткому пути. Важно создать наиболее целесообразную технологию обработки документов и последовательность операций.

Наиболее простая схема расположения структурных подразделений – линейная. Канцелярия располагается, как правило, в середине структуры. Наблюдаются сложные по структуре потоки документов, пропускная способность структуры определяется пропускной способностью слабейшего звена в любом уровне управления. Например, если загружены исполнители и канцелярия, то необходимо ввести ответвление потоков от основной цепи.

Принцип непрерывности. Предполагает подачу документов на тот уровень, где по ним принимаются решения. Принцип не совместим со скоплением документов в определенной инстанции. Разрабатываются перечни документов, не подлежащих регистрации. Предполагается равномерная загрузка сотрудников в работе с документами. С этим связан порядок согласования, подписания документов. Несвоевременное получение информации ведет к несвоевременному исполнению работ и вызывает задержку исполнения последующих работ .

Принцип ритмичности. Предполагает равномерность движения документов и подчинения их определенному ритму движения. Связан с принципом непрерывности. Очень тесно связан с контролем исполнения документов.

Принцип параллельности. Означает выполнение отдельных операций по обработке документов в процессе их движения. Основное назначение состоит в сокращении времени на прохождение документа. Возможности вспомогательных подразделений должны соответствовать их потребностям. Параллельное выполнение отдельных операций ускоряет документооборот и исполнение каждого документа.

Принцип пропорциональности. Предполагает пропорциональную, равномерную загрузку каналов движения документов. Его несоблюдение ведет к диспропорции загруженности документами.

Влияние на документооборот оказывают структура и функции организации вместе с управленческой деятельностью. Поэтому прохождению и исполнению документов помимо делопроизводственных причин могут препятствовать производственные недостатки, отсутствие разграничение обязанностей, недостаточная определенность функций структурных подразделений и организации в целом. Все принципы взаимосвязаны, но и имеют самостоятельное значение.