Ведение контроля исполнения документа

При регистрации документов с использованием специальной РКК. 1 её экземпляр используется для контроля сроков исполнения и формирования так называемой сроковой (контрольной) картотеки.

При журнальной регистрации на контролируемые документы должна заводиться РКК. Её формы установлены в Примерной инструкции. Особое внимание уделяется «Контрольным отметкам»: дате проверки и задержки.

При поступлении документа, подлежащего контролю, на РКК и на левом поле документа проставляется буква «К». Из экземпляров РКК формируется контрольная (сроковая) картотека. Карточки в такой картотеке располагаются по срокам исполнения. Контрольная картотека имеет 3 раздела:

1. Картотека текущего месяца, которая делится на 31 ячейку ( по количеству дней месяца).

2. Картотека месяцев текущего года. В ней группируются РКК на документы, исполнение которых намечено на следующие периоды.

3. Картотека для РКК на просроченные документы(не выполненные в срок).Этот раздел может подразделяться в зависимости от сроков неисполнения документов: от 3 до 5 дней, от 5 до 10 дней, от 10 до 15 дней и свыше.

В контрольной картотеке РКК, как правило, располагаются на основе комбинации признаков. Так, в контрольной картотеке между разделителями по дням, которые соответствуют срокам исполнения, РКК могут группироваться по структурным подразделениям, по исполнителям (внутри подразделений).

В контрольной картотеке целесообразно вести раздел и на исполненные документы, в котором РКК систематизируются по НД, тематике решаемого вопроса. (Лучше по НД)

Особенности исполнения входящих и исходящих документов

В организациях осуществляется и контроль и за исходящими документами. Для этого целесообразно разделить документацию на 3 группы:

1. Распоряжения, издаваемые руководством.

2. Документация текущего характера, посредством которой координируется деятельность подведомственных организаций.

3. Запросы в вышестоящие и другие организации.

На распоряжения руководства оформляются РКК обычной формы, которые в совокупности составляют раздел контрольной картотеки или картотеку указаний подведомственным организациям. Карточки в этой картотеке располагаются по предполагаемым датам получения ответа. Используются рубрики « По корреспондентам» и «Срокам исполнения». Фактическую проверку будет осуществлять контрольная СДОУ подведомственной организации. В отдельных случаях возможен выезд работников на места.

Документация текущего характера контролируется самими исполнителями. В контрольной картотеке структурного подразделения карточки на контролируемые исходящие документы (инициативные) располагаются по срокам исполнения поручении или по ожидаемым датам получения ответов по корреспондентам.

Ожидаемый срок ответа на инициативный документ проставляется на копии исходящего документа при его регистрации. При получении ответа его приобщают к соответствующей копии исходящего документа для принятия решения по данному вопросу. При этом на РКК, заведенной на исходящий документ, должна быть отметка об исполнении, указаны реквизиты документа-ответа. После этого РКК перемещается в «исполненные документы».

Имеется определенная специфика исполнения распорядительного внутреннего документа (приказа, распоряжения, постановления). На каждый распорядительный документ, если он касается одного вопроса, или на каждый его пункт составляется отдельная РКК. Контроль его исполнения может осуществляться по специальной картотеке, где РКК могут располагаться по вопросам, срокам исполнения или они могут контролироваться по общей картотеке.

РКК можно заводить и на поручения руководства, отданные в устной форме. В такой РКК указывается содержание задания, исполнитель и срок исполнения.

Снятие с контроля

Контрольный аппарат организации может признать исполненными и снять с контроля те документы, которые имеют типовые сроки. Документы с индивидуальными сроками снимаются с контроля по указанию должностных лиц, которые поставили их на контроль. Кроме того существует порядок, при котором документы, поступившие из вышестоящих организаций, снимаются с контроля лишь по указанию руководителя организации, а распорядительные внутренние документы – по указанию лиц, их подписавших. Следует иметь в виду, что направление писем-запросов для выяснения каких-либо обстоятельств, сбор дополнительных данных не является основанием для снятия документов с контроля.

Сведения о ходе исполнения указываются в графе «Контрольные отметки».

Исполнитель, подготовив ответ, согласовывает его с заинтересованными должностными лицами и передает на подпись руководителю организации или структурного подразделения. Дата подписи является датой ответного документа. На исполненном документе ставится отметка об исполнении (В дело №..). Без отметки «В дело» документ не снимается с контроля.

В случае, если письменный ответ не составляется, исполнитель пишет на входящем документе предпринятые действия и их результаты.

Исполненные документы должны своевременно группироваться в дела в соответствии с НД. РКК из контрольной картотеки помещаются в раздел «Исполненные документы». При этом данные об исполнении документа и снятии его с контроля вносятся в РКК, и там проставляется отметка о снятии с контроля, дата исполнения, индекс документа, фамилия лица, подписавшего документ и фамилия исполнителя.

Информирование контрольной службы о снятии с контроля осуществляется с отсылкой в не ё оформленной РКК вместе с исполненным документом.