Унифицированные формы документов и унифицированные системы документации

Унифицированные формы документов (УФД) как результат унификации и последующего нормативного закрепления. Структура УФД. Категории УФД.

Понятие «унифицированная система документации». Структура УСЛ. Эволюция УСД. Организационная структура системы разработки и ведения УСД. Действующие УСД.

17. Табель форм документов организации: понятие, назначение, структура

Разработка Табеля форм документов: предпроектное обследование, выбор формы, формирование структуры, составление. Цели и технологии предпроектного обследования. Карты документов. Построение внутренней структуры табеля – классификационной схемы описания форм документов. Признаки построения внутренней структуры: организационная и функциональная.

Организация и документирование совещаний

Понятие «собрание», «заседание», «совещание». Классификация деловых совещаний: по назначению; периодичности; количеству участников; степени стабильности состава участников; по принадлежности.

Организационно-технические мероприятия по подготовке совещания (цель проведения, состав участников, время и место проведения, оповещение участников, материала для рассмотрения, определение затрат, организация рабочей группы, проверка готовности помещения).

Технология проведения совещаний. Психологические аспекты проведения совещаний.

Обслуживание совещаний (встреча и регистрация участников, время проведения совещания, принятие решений).

Документирование (повестка дня, план проведения, приказ о создании рабочей группы, приглашение, список участников, проект решения).

Роль секретаря в системе управления

Цель, задачи, функции. Знания, умения и профессиональные навыки секретаря. Административные и организационные функциисекретаря. Организация работы приемной: регулирование потока посетителей, прием и регистрация посетителей. Прием сотрудников по текущим вопросам; прием по личным вопросам; прием посетителей из других организаций; прием командировочных работников. Правила ведения телефонных переговоров. Документирование телефонных сообщений, телефонограмм. Организация рабочего дня руководителя, график недельной работы, корректировка планов. Соотношение графика работы руководителя и секретаря. Анализ итогов планирования. Особенности подготовки деловых встреч и переговоров руководителя. Правила ведения деловой беседы. Подготовка деловых поездок руководителя.

Требования, предъявляемые секретарю. Деловые качества секретаря: инициативность, организованность, ответственность, пунктуальность, информированность. Формирование компетентности. Личностные качества, необходимые в работе секретаря: доброжелательность, скромность, аккуратность, трудолюбие, эмоциональная уравновешенность.

Базовые знания секретаря-референта: компьютер в делопроизводстве, машинопись, иностранный язык. Профессиональные знания и навыки. Квалификационные требования к секретарям различных категорий.

Профессиональная этика секретаря (внешний вид, культура поведения, культура общения).

Организация труда секретаря

Организация рабочего времени секретаря. Планирование рабочего времени. Нормирование труда. Примерная схема рабочего дня секретаря: первая половина рабочего дня; вторая половина дня; конец рабочего дня. Рекомендации по организации времени. Рабочее место секретаря: основная зона, зона обслуживания посетителей; вспомогательная зона. Характеристика мебели и оборудования, необходимых технических средств, канцелярских принадлежностей, оргтехники. Необходимая специальная литература: нормативно-методическая литература, справочники, словари.

Основные понятия теории и практики архивного дела

Архив, архивное дело и архивоведение. Объект и предмет архивоведения. Основные задачи архивоведения. Подходы, принципы, методы архивоведения. Исторические науки и архивоведение. Архивоведение как наука информационного цикла. Применение данных наук дисциплин естественнонаучного цикла. Архивоведческое терминоведение. Предмет кодификации архивоведения. Нормализация архивоведения. Тезаурус архивоведения. Архив. Архивное дело. Государственный архив. Ведомственный архив. Архивный фонд Российской Федерации. Архивный фонд. Фондирование. Архивный документ. Архивная коллекция. Архивная опись.

Эволюция архивного дела

Архивы Европы в эпоху Античности, Средневековья, Просвещения. Реформирование архивной службы Европы в XVIII – XIX вв.

Архивы в Древнерусском государстве и русском централизованном государстве. Архивы княжеств. Состав и место хранения архивных документов. Московский великокняжеский архив. Зарождение архивов центральных и местных учреждений. Архивы приказов, отдельных территорий, церквей и монастырей. Состав и содержание архивов. Частновладельческие архивы.

Архивы в Российской империи XVIII – первой половины XIX в. Реорганизация архивного дела. Организация архивов по Генеральному регламенту. Московский архив Коллегии иностранных дел. Собирание исторических документов в первой четверти XVIII. Реорганизация архивной службы в годы правления Екатерины II. Межевой архив. Архивы губернские, архивы магистратов, судов, уездов.

Реформа архивной службы второй половины XIX – начала XX в. Сеть архивной службы: центральные и местные архивы. Архивы министерств. Исторические архивы. Экспертиза ценности документов министерских архивов. Архивы частных предприятий и частных лиц. Деятельность Н. В. Калачова и Д. Я. Самоквасова. Цели и функции архивного дела. С.-Петербургский и Московский археологические институты. Губернские ученые архивные комиссии. Деятельность Д. А. Толстого.

Архивное законодательство XX в. Реорганизация и централизация архивного дела в РСФСР. Образование единого Государственного архивного фонда (ЕГАФ) и Главного управления архивным делом. Деление ЕГАФ. Отмена частной собственности на архивы умерших писателей, композиторов, художников, ученых. Учреждение Истпарта. Организация Госархива. Центрархив. Создание новых архивохранилищ. Мероприятия по подготовке архивных кадров. Передача архивных учреждений в ведение НКВД СССР, Архивы в годы Великой Отечественной войны. Передача ГАУ и госархивов из системы МВД в подчинение Совета Министров СССР. Создание ВНИИДАД. Разработка ЕГСД. Упорядочение системы учета и сохранности документов.