ОБЛІКОВІ РЕГІСТРИ, ЇХ ЗНАЧЕННЯ, ВИДИ І ВИМОГИ, ЩО ПРЕД'ЯВЛЯЮТЬСЯ ДО НИХ

Для того, щоб отримати необхідні показники про господарську діяльність підприємства, необхідно відомості про операції, що містяться в документах, згрупувати відповідно до їх економічного змісту і зареєструвати. Така реєстрація здійснюється за допомогою облікових регістрів, що забезпечують, крім того, контроль за збереженням документів і належну очевидність відображених в них даних. Інформація про залишки майна, господарських коштів і джерелах їх формування, а також дані про господарські операції з відповідних первинних або зведених документів записуються в облікові регістри.

Облікові регістри - це рахункові таблиці певної форми, побудовані відповідно до економічного групування даних про господарські кошти і джерела їх утворення. Вони служать для відображення господарських операцій на рахунках бухгалтерського обліку.

Облікові регістри використовують:

1. для контролю

2. узагальнення

3. деталізації.

Порядок записів в облікові регістри завжди хронологічний.

Спосіб реєстрації заснований на подвійному запису.

I. В залежності від зовнішнього вигляду облікові регістри поділяються на:

· Бухгалтерські книги;

· Картки;

· Вільні листи.

До бухгалтерських книг відносяться:

а) касова книга. Вона видається касиру, всі її сторінки прошнуровані, пронумеровані і опечатані сургучем. Ведення касової книги необхідне для звіту касира перед бухгалтерією про рух грошових коштів в касі. На обороті останньої сторінки за підписом головного бухгалтера робиться запис “В справжній книзі прошнуровано і пронумеровано __ сторінок (листів)".

б) книга обліку господарських операцій. В цій книзі реєструються всі господарські операції в календарній послідовності їх проведення.

в) головна книга. Складається в кінці місяця як зведення оборотів і сальдо по кожному синтетичному рахунку в розрізі субрахунків. Кожній сторінці в головній книзі відповідає окремий синтетичний рахунок.

г) товарна (амбарна) книга. У цій книзі відбивається рушення товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ) по їх найменуваннях.

Картки (окремі розграфлені листи щільного паперу стандартного розміру) як облікові регістри бувають наступного виду:

а) картки кількісно-сумового обліку. Використовуються в бухгалтерії по найменуваннях ТМЦ.

б) картки кількісно-сортового обліку. Ведуться матеріально-відповідальними особами по кожному найменуванню цінностей.

в) багатографні (багатоколончаті) картки. Використовується для аналітичного обліку витрат і прибутків підприємства. Для кожного виду яких відводиться окрема графа. Багатографна картка має наступний вигляд:

г) контокорентні картки. Застосовуються для аналітичного обліку розрахунків з різними дебіторами і кредиторами, підзвітними особами і інш. Окремо показуються обороти по дебету і кредиту розрахунків, що враховуються.

д) особові картки. Призначені для нарахування заробітної плати по кожному працівнику.

Картки не скріпляються між собою і зберігаються в спеціальному ящику, званому картотекою. При відкритті карток їх реєструють в спеціальному реєстрі, забезпечуючи тим самим контроль за збереженням.

Вільні листи призначені для накопичення інформації по кореспондуючих рахунках по їх дебету і кредиту. Ці вільні листи відкриваються або для конкретного рахунку, або для групи рахунків, однорідних по своєму значенню. Вільні листи містять велику кількість показників, тому мають порівняно великий формат. Прикладом такого виду облікових регістрів можуть служити журнали-ордера, відомості і машинограми.

Аналітичний облік витрат

Вільні листи декілька схожі на картки тим, що не мають міцного скріплення між собою. Відмінність полягає в тому, що виготовляються вони з менш щільного паперу більшого формату і зберігаються в особливих папках, що дозволяє легко вкладати або вилучати окремі листи. Так картки і вільні листи легко зазнають будь-якого групування на відміну від книг, де всі листи міцно скріплені між собою.

Використання в обліку тієї або іншої форми регістрів - книг, карток або вільних листів визначається їх особливостями і регламентується положеннями і інструкціями по бухгалтерському обліку.

II. По об'єму змісту облікові регістри поділяються на:

а) регістри синтетичного обліку. В них узагальнюються відомості по кореспондуючих рахунках в загальних сумах. Записи ведуться в грошовому вираженні з вказівкою дати, № документа, але без пояснювального тексту. Наприклад, обліковий регістр по рахунку «Каса» в кореспонденції з різними рахунками по дебету і кредиту.

б) регістри аналітичного обліку. В них указуються відомості які характеризують аналітику конкретного синтетичного рахунку. Наприклад, аналітичний облік витрат приведений вище багатографною карткою.

Такий розподіл облікових регістрів на синтетичні і аналітичні пояснюється різним напрямом в обліку синтетичних і аналітичних даних. Регістри синтетичного і аналітичного обліку відрізняються один від одного мірою докладності відомостей, що містяться в них, а також групуванням показників. Структура синтетичних регістрів залежить від форми бухгалтерського обліку, а аналітичних регістрів - від особливостей об'єктів, що ураховуються в них.

в) комбіновані облікові регістри. В них узагальнюються відомості по синтетичних і аналітичних рахунках. Наприклад, журнали-ордери по рахунках 63 «Розрахунки з постачальниками і підрядчиками», 372 «Розрахунки з підзвітними особами».

III. В залежності від характеру записів(за призначенням) облікові регістри поділяються на:

· Хронологічні

· Систематичні

· Комбіновані

До хронологічних регістрів відносяться регістри в яких формується інформація про господарські операції в послідовності їх проведення. Ніякого групування реєструємих даних тут не здійснюється. Прикладом можуть служити касова книга, реєстраційні журнали,

Систематичні регістри призначені для реєстрації господарських операцій в певному угрупуванні (системі). В них є спеціальні колонки, куди заносяться суми відповідних операцій. Прикладом може служити головна книга.

На цей час все більше поширення набувають комбіновані регістри, в яких поєднуються хронологічний і систематичний записи. Наприклад, в журналах-ордерах записи ведуть по синтетичних рахунках в хронологічному порядку. Застосування комбінованих регістрів дає можливість отримувати хронологічні і систематичні дані або показники синтетичного і аналітичного обліку спільно і в один робочий прийом, що скорочує обсяг роботи по обліковій реєстрації і робить останню більш наочною. В цьому полягає перевага комбінованих регістрів.

IV. За формою побудови облікових регістрів:

а) односторонні. В них відбивається тільки кредит конкретного рахунку в кореспонденції з дебетом різних рахунків.

б) двосторонні. вних показується дебет і кредит конкретного рахунку.

в) багатографні. Призначені для обліку однорідних операцій, бувають лінійні і шахові.

Вимоги, що пред'являються до облікових регістрів:

· Об'єктивність

· Достовірність

· Своєчасність ведення облікових регістрів

· Чіткість записів