ХАРАКТЕРИСТИКА ФОРМ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ, ЩО ЗАСТОСОВУЮТЬСЯ В СУЧАСНИХ УМОВАХ

Будова облікових регістрів, що застосовуються в бухгалтерському обліку, їх взаємозв'язок, послідовність і способи запису в них господарських операцій визначаються формою бухгалтерського обліку.

Форма бухгалтерського обліку - це сукупність облікових регістрів для відображення господарських операцій в певній послідовності і угрупуванні відповідними прийомами записів.

Основними формами бухгалтерського обліку є:

· меморіально-ордерна форма;

· журнально-ордерна форма;

· таблично-автоматизована форма;

· АРМ бухгалтера.

Необхідно зазначити, що в зв'язку з формуванням величезної кількості малих підприємств отримала розвиток спрощена форма бухгалтерського обліку на малих підприємствах.

В меморіально-ордерній формі обліку поєднуються книжкові і карткові облікові регістри. На кожну господарську операцію складається меморіальний ордер. Зміст меморіального ордера це бухгалтерська проводка, дата її складання і сума.

Складені меморіальні ордери записуються в хронологічному порядку в реєстраційний журнал, а потім в Головну книгу, що являє собою зведення оборотів і сальдо по кожному рахунку.

Меморіально-ордерна форма обліку відрізняється простотою і тому має широке поширення, однак їй властиві істотні недоліки: доводиться складати велику кількість меморіальних ордерів, неодноразово записувати одні і ті ж дані в різні облікові регістри. На цей час деякі бухгалтера малих підприємств використовують цю форму при наявності персональних комп'ютерів.

На зміну меморіально-ордерній формі обліку з 1952 р. прийшла більш прогресивна форма журнально-ордерна.

Основними регістрами цієї форми обліку є журнали-ордери. Дані первинних документів заздалегідь групуються у відомостях, а їх підсумки потім переносяться в журнали-ордери.

Схема журнально-ордерної форми обліку

· Суцільні лінії показують послідовність виконання записів

· Штрих-пунктирні - звірка підсумків.

В основу побудови журналів-ордерів покладена кредитова ознака реєстрації господарських операцій; дані первинних документів записуються тільки по кредиту відповідних рахунків з одночасним відображенням оборотів по дебету кореспондуючих рахунків. Використання кредитової ознаки зумовлене тим, що по кредиту активних рахунків відбивається напрям використання коштів підприємства, а по кредиту пасивних рахунків відбивається формування конкретних джерел утворення господарських коштів підприємства.

Журнали-ордери по своїй будові бувають:

1. спеціалізовані

2. групові

3. зведені

Спеціалізовані журнали-ордери відкриваються до конкретного синтетичного рахунку, по якому найчастіше відбувається рушення коштів підприємства за звітний період. Особливістю їх є те, що вони мають двосторонню будову.

Кредит рахунку - це журнал-ордер.

Дебет рахунку - дебетова відомість до нього.

Наприклад, спеціалізовані журнали-ордери відкриваються до рахунків: “Каса", “Поточний рахунок", “Розрахунки з постачальниками і підрядчиками", “Розрахунки по оплаті праці" і т.д.

Журнал-ордер по рахунку “Каса"

за січень місяць 2001 року

Для обліку касових операцій, що відображаються на рахунку “Каса", призначені журнал-ордер № 1 і відомість № 1 до нього.

У журналі-ордері записуються обороти по кредиту рахунку “Каса" в розрізі кореспондуючих рахунків, що дебетуються, а у відомості по дебету цього рахунку в кореспонденції з рахунками, що кредитуються. Підсумки за день (декілька днів) в розрізі кореспондуючих рахунків встановлюються шляхом підрахунку сум однорідних операцій, відображених в касовому звіті і прикладених до нього документах.

Залишок коштів по касі приводиться у відомості тільки на початок і кінець місяця.

Груповіжурнали-ордери відкриваються по групі однорідних рахунків, при цьому відбивається тільки кредит цих рахунків.

Груповий журнал-ордер

по кредиту рахунків “Основні кошти", “Знос основних коштів"

За _____ місяць 200 __ року.

По всіх інших рахунках доцільно вести зведений журнал-ордер, який має вигляд шахової відомості:

Шахова відомість за _______ 200.. р.

В дебет рахунків   З кредиту рахунку	Каса	Розрахунки по оплаті праці	Поточний рахунок	Розрахунки з постачальниками і підрядчиками	І т.д.	Разом по кредиту
Поточний рахунок
Каса
Короткострокові позики
І т.д.
Разом по дебету

Переваги журнально-ордерної форми обліку:

1) забезпечує протягом місяця рівномірність запису в облікових регістрах

2) скорочує загальну кількість облікових регістрів

3) суміщає синтетичний і аналітичний облік

4) прискорює складання звітності

5) посилює контроль облікових записів

Підсумкові дані журналів-ордерів в кінці кожного місяця переносяться в Головну книгу, в якій кожна сторінка відводиться для конкретного синтетичного рахунку або субрахунку. Головна книга відкривається на рік і має наступний вигляд:

Рахунок 301 «Каса в національній валюті»

За даними Головної книги складається сальдовий баланс.

У цей час використовується повна і скорочена журнально-ордерні форми обліку. Скорочена журнально-ордерна форма обліку рекомендується для невеликих підприємств (з кількістю рахункових працівників п'ять - сім чоловік).

На малюнках 1 і 2 показано які використовуються облікові регістри при повній і при скороченій журнально-ордерній формі бухгалтерського обліку.

В умовах застосування різних видів ЕОМ, орієнтації підприємств на розвиток ринкової економіки все ширше починає впроваджуватисяавтоматизованаформа бухгалтерського обліку, яка заснована на наступних методологічних принципах:

· збереження методу подвійного запису при відображенні господарських операцій

· організація програмного індексно-послідовного взаємозв'язку бухгалтерських рахунків відповідно до кодів стандартних господарських операцій, які щомісяця повторюються

· розукрупнення об'єктів обліку (одиниць спостереження), це означає, що ЕОМ дає можливість отримувати інформацію не тільки по об'єкту загалом, а і по окремих його частинах: по конкретному постачальнику, покупцю (синтетичний і аналітичний облік)

· забезпечення автоматичного введення різних даних по господарських операціях в ЕОМ. Необхідна орієнтація на введення мінімальної кількості первинної інформації, яка б в максимальній мірі задовольняла потреби різних споживачів інформації

· забезпечення видачі інформації, необхідної для складання облікових регістрів, всіх видів звітності (місячної, квартальної, річної) і оперативного управління підприємством

· забезпечення органічної ув'язки всіх видів обліку: бухгалтерського, оперативно-технічного і статистичного.

До недоліків цієї форми потрібно віднести:

· невелике усунення ручнї праці, так як бухгалтер на кожному первинному документі повинен проставити код операції і кореспонденцію рахунків

· первинні документи на час відірвані з підприємства, так як повинні бути здані для обробки на ВЦ

· можливість втрати документів при їх здачі на ВЦ

При введенні в експлуатацію на підприємствах персональних комп'ютерів виникла така форма обліку, як автоматизоване робоче місце бухгалтера (АРМ бухгалтера).

Перевагою цієї форми є існування діалогу «ЕОМ - бухгалтер». Вся первинна інформація через клавіатуру вводиться в ЕОМ як змінна інформація. В пам'яті машини знаходиться постійна нормативно-довідкова інформація. При обробці цієї інформації на вимогу на екран або на друк виводять необхідну вихідну інформацію. При цьому, по каналах зв'язку, інформація бухгалтеру може находити з інших робочих місць (матеріально-відповідальної особи, інших виконавців).

Особливістю цієї форми обліку є зосередження інформації про діяльність підприємства в пам'яті ЕОМ і своєчасне її використання для прийняття управлінських рішень.

На цей час, на основі рішення Міністерства Фінансів України, малим підприємствам з невеликим об'ємом господарської діяльності і використанням незначної кількості рахунків бухгалтерського обліку дозволено застосовувати спрощену форму обліку (не є обов'язковою формою). Суть цієї форми обліку полягає в тому, що реєстрація первинних облікових документів, розподіл собівартості продукції і фінансового результату проводиться в одному бухгалтерському регістрі - книзі обліку господарських операцій.

Книга обліку господарських операцій є комбінованим обліковим регістром, який містить всі бухгалтерські рахунки, що застосовуються малим підприємством і дозволяє вести облік господарських операцій на кожному з них.

Книга обліку господарських операцій має наступний вигляд:

На основі цієї книги заповнюється баланс і інші звітні форми. Крім того, паралельно ведеться аналітичний облік в картках, книгах і інш. регістрах.

Другий спосіб спрощеної форми ведення бухгалтерського обліку полягає в тому, що замість книги обліку господарських операцій використовуються відомості затвердженої форми.

Записи в них проводяться на основі первинних облікових документів (актів, накладних, звітів і т.д.) одночасно відразу в 2-х відомостях: в одній по дебету рахунку в кореспонденції з кредитом рахунків, в іншій - по кредиту рахунку в кореспонденції з дебетом рахунків.

Наприклад, відомість № В1 - обліку основних коштів є регістром аналітичного і синтетичного обліку наявності і рушення основних коштів. Дані про наявність і рух записуються у відомості позиційним шляхом по кожному об'єкту окремо. Щомісяця при наявності рушення основних коштів підраховуються суми їх оборотів і виводиться залишок основних коштів на 1-е число наступного за звітним місяця. Переміщення основних коштів всередині підприємства так само відбивається у відомості.

Відомості відкриваються на місяць. Дані всіх відомостей в кінці місяця переносять в шахову відомість, на основі якої заповнюють звітність підприємства.

Облікові регістри, ті, що використовуються при спрощеній формі ведення бухгалтерського обліку показані на малюнку 3.

Мал. 3 Облікові регістри спрощеної форми бухгалтерського обліку.

Рис. 3. Облікові регістри спрощеної форми бухгалтерського обліку.