СИНТЕТИЧНІ І АНАЛІТИЧНІ РАХУНКИ, ЇХ БУДОВА І ВЗАЄМОЗВ'ЯЗОК

Об'єктів бухгалтерського обліку величезна безліч. Вчені нараховують тільки товарно-матеріальних цінностей декілька мільйонів різновидів. Щоб отримати інформацію про господарські кошти, джерела утворення, зобов'язання, господарські процеси і інші об'єкти обліку, їх потрібно згрупувати на бухгалтерських рахунках. Однак угрупування тільки по балансових рахунках, прийнятих тією або іншою країною, не дає повного уявлення про характер об'єктів обліку. Наприклад, на основі рахунку «Основні кошти» можна отримати відомості про наявність всіх основних коштів, які є на підприємстві на початок і на кінець місяця, про їх обороти по дебету і кредиту за місяць. Але по такому рахунку не можна дізнатися, які конкретно основні кошти є на підприємстві або які саме основні кошти надійшли, а які вибули.

Для того щоб це знати, необхідна більш детальна інформація. Можна привести безліч бухгалтерських рахунків, які відображають згруповані за певними ознаками кошти за складод і джерелами їх утворення в загальній сумі, які не дають необхідної інформації про конкретні кошти або джерела всередині цих груп. Наприклад, узагальнені рахунки не дозволяють вивчити стан конкретних видів матеріалу, інвентаря, товарів, готової продукції; по таких рахунках неможливо отримати інформацію про розрахунки з конкретними постачальниками, покупцями, дебіторами, кредиторами і т.п. Без аналізу цієї конкретики уявлення про об'єкти бухгалтерського обліку буде недостатньо повним.

Наприклад, облік матеріалів повинен забезпечити відомості про загальну суму матеріалів на складі, надходженні і їх вибуття, так і дані про окремі види і сорти цих матеріалів; в обліку розрахунків з робітниками і службовцями, крім загальних відомостей потрібні і детальні дані про стан і розрахунки по зарплаті з кожним робітником і службовцем окремо. Тому для отримання різних по мірі деталізування показників в бухгалтерському обліку використовуються 2 види рахунків: синтетичні і аналітичні.

Рахунки, призначені для відображення стану і зміни господарських коштів підприємства в узагальненому вигляді і в грошовому вираженні називаються синтетичними, а облік на цих рахунках синтетичним обліком. Їх будова виходить з того, якими вони є по відношенню до балансу (активними, пасивними або активно- пасивними). Всі синтетичні рахунки мають однакові назви для всіх підприємств незалежно від форми власності і виду діяльності (крім банків). Синтетичні рахунки згруповані в Плані рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій, який затверджений наказом Міністерства Фінансів України від 30 листопада 1999 р. № 291, де указуються шифри рахунків і їх найменування. План рахунків є типовим для всіх підприємств, але кожне підприємство використовує ті рахунки, які йому необхідні для господарської діяльності.

Рахунки, призначені для конкретизації кожного синтетичного рахунку, називаються аналітичнимирахунками. Аналітичні рахунки дають докладну характеристику об'єктів бухгалтерського обліку. Для кожного підприємства відкриваються свої аналітичні рахунки виходячи з виду його діяльності. Тому плану аналітичних рахунків не існує. Потрібно зазначити, що відображення на синтетичних і аналітичних рахунках здійснюється на основі одних і тих же документів.

Аналітичні рахунки повинні бути відкриті до кожного синтетичного рахунку, наприклад, до рахунків товарів, основних коштів, матеріалів і інших матеріальних цінностей. В аналітичних рахунках, на яких ураховуються товарно-матеріальні цінності, можуть бути відображені разом з сумою: кількість, ціна, сорт і інші необхідні показники. В аналітичних рахунках, відкритих до синтетичних рахунків розрахунків з постачальниками, підзвітними особами, різними дебіторами і кредиторами, повинні бути указані конкретні постачальники, підзвітні особи, дебітори і кредитори, з якими ведуться розрахунки.

Аналітичними рахунками називаються такі рахунки, на яких збирається деталізована інформація про стан коштів, джерел, розрахунків, господарських процесів, фінансових результатів, а такий облік носить назву аналітичного. Правильний аналітичний облік є важливою умовою раціональної організації бухгалтерського обліку. При цьому аналітичний облік не повинен відставати від синтетичного. Кожний аналітичний рахунок є складовою частиною синтетичного рахунку і нерозривно пов'язаний з ним. Сукупність даних всіх аналітичних рахунків дає інформацію в сумі про відповідний синтетичний рахунок. Отже, роблячи запис на основі документа в синтетичному рахунку по дебету або кредиту, необхідно зробити більш детальні записи по дебету і кредиту і в аналітичних рахунках, після чого перевірити, чи відповідають ці записи даним одного синтетичного рахунку, чи є рівність в сумі між аналітичними рахунками і синтетичним рахунком.

Наприклад, облік матеріалів на складі ведеться на синтетичному рахунку “Виробничі запаси". Але для керівництва організацією і характеристики виконання плану постачання необхідно знати не тільки загальну вартість цінностей, яка значиться на рахунку “Виробничі запаси", але і кількість і вартість кожного виду матеріалів. Розглянемо, як ведеться облік матеріалів на синтетичному і відкритому до нього аналітичних рахунках. Допустимо, що на початок періоду на складі було матеріалів А і Б на суму 2500 грн. Причому матеріалу А 20 од. (100 грн. за од.), тобто на суму 2000 грн.; матеріалу Б -10 од.(50 грн. за од.), тобто на суму 500 грн.

1- а операція. Протягом місяця на склад від постачальників надійшло матеріалу А - 12 од. на 1200 грн. і матеріалу Б - 15 од. на 750 грн., усього на 1950 грн.

2- а операція. Зі складу у виробництво було відпущено матеріалу А - 8 од. на суму 800 грн., матеріалу Б - 20 од. на суму 1000 грн., усього на суму 1800 грн.

На рахунках синтетичного і аналітичного обліку ці операції відбиваються таким чином:

Синтетичні рахунки.

Рах. Розрахунків з постачальниками Рах. Виробничих

Д^Т і підрядчиками К^Т Д^Т запасів К^Т

Сн = 1000 Сн = 2500

1) 1950 1) 1950 2) 1800

Об. - Об. 1950 Об. 1950 Об. 1800

Ск = 2950 Ск = 2650

Д^Т Сч. Виробництво К^Т

Сн

2) 1800

Об. 1800 Об. -

Ск = 1800

Відкриємо аналітичні рахунки до рахунку “Виробничі запаси":

Д^Т Матеріал А К^Т Д^Т Матеріал Б К^Т

Сн = 2000 Сн = 500

1) 1200 2) 800 1) 750 2) 1000

Об. 1200 Об. 800 Об. 750 Об. 1000

Ск = 2400 Ск = 250

З приведеного прикладу видно, що кожна операція, яка записана на синтетичний рахунок (в цьому випадку рахунок “Виробничі запаси"); об'єднує декілька однорідних операцій, відображених в рахунках аналітичного обліку.

Аналітичні рахунки бувають двох видів:

1. аналітичні рахунки по ТМЦ і основним коштам, які відбиваються в картках кількісно-суммового обліку. Вони відкриваються на кожне найменування і на кожну ціну ТМЦ;

2. аналітичні рахунки по всіх інших синтетичних рахунках (рахунки розрахунків). При цьому використовуються контокорентні картки.

Розглянемо будову карток кількісно-суммового обліку для матеріалів А і Б з наведеного вище прикладу:

Товар А

од. вимірювання шт., ціна за шт. 100 грн.

Матеріал Б

од. вимірювання шт., ціна за штуку 50 грн.

Разом за місяць = залишок на початок місяця + прибуток ТМЦ за місяць витрата ТМЦ за місяць.

По всіх інших рахунках картки аналітичного обліку мають вигляд карток вартісного обліку, які називаються контокорентними.

Наприклад, до рахунку “Розрахунки з постачальниками" відкриваємо по кожному постачальнику контокорентні картки. Припустимо, нашим постачальником є кондитерська фабрика.

Контокорентна картка

Кондитерська фабрика

Такі ж картки відкриваються по кожному постачальнику.

В залежності від техніки ведення облікових регістрів аналітичний облік може здійснюватися різними способами:

· паралельно синтетичному обліку;

· суміщено з ним в одних і тих же регістрах (наприклад, в журналі-ордері) в єдиній системі записів;

· заздалегідь ведеться тільки аналітичний облік, підсумки якого використовуються для запису в синтетичних рахунках.

В будь-якому випадку позиції аналітичного обліку повинні давати необхідну для оперативної роботи детализація показників синтетичних рахунків і бути взаємопов'язаними з ними.

Між синтетичним рахунком і аналітичними рахунками, відкритим до цього синтетичного рахунку, існує тісний взаємозв'язок, який виражається в наступних чотирьох правилах:

1) Сальдо на початок місяця синтетичного рахунку завжди дорівнює сумі сальдо на початок місяця по всіх аналітичних рахунках, відкритих до даного синтетичного рахунку.

2) Оборот по дебету синтетичного рахунку завжди рівний сумі оборотів по дебету всіх аналітичних рахунків, відкритих до даного синтетичного рахунку.

3) Оборот по кредиту синтетичного рахунку завжди рівний сумі оборотів по кредиту всіх аналітичних рахунків, відкритих до даного синтетичного рахунку.

4) Сальдо на кінець місяця синтетичного рахунку завжди дорівнює сумі сальдо на кінець місяця по всіх аналітичних рахунках, відкритих до даного синтетичного рахунку.

Якщо є нерівність хоч би в одному з чотирьох правил, то в обліку допущена помилка і її необхідно усунути.

З приведених вище прикладів видно, що аналітичні рахунки можуть бути відкриті як до активних синтетичних рахунків (“Виробничі запаси"), так і до пасивних (“Розрахунки з постачальниками"). Отже, аналітичні рахунки по відношенню до балансу також можуть бути активними і пасивними.

Міра деталізування аналітичного обліку визначається виробничою необхідністю. Взаємозв'язок аналітичного обліку з синтетичним має різний характер. Характер взаємозв'язку може бути - вертикальний, горизонтальний і кущовий.

Наприклад, синтетичний рахунок «Товари» поділяється в обліку на товарні груп А, Б, В; в свою чергу, товарні групи деталізуються на конкретні товари (А1, А2 і т.д.), (Б1, Б2 і т.д.), (В1, В2 і т.д.). Сума конкретних товарів дорівнюється сумі товарної групи, сума товарних груп по окремих компонентах рахунку повинна збігатися з сумою синтетичного рахунку.

Характер горизонтального зв'язку на малюнку виражається таким чином:

Синтетичний рахунок		Аналітичні рахунки
	Г	Д	Є	Ж	…..

Як приклад можуть бути використані рахунки розрахунків. Наприклад, до синтетичного рахунку “Розрахунки з постачальниками" можуть бути відкриті аналітичні рахунки Г, Д, Є, Ж і т.д. (тобто рахунки конкретних постачальників). Взаємозв'язок виявляється рівністю сум синтетичного рахунку з сукупністю аналітичних рахунків.

Характер кущового зв'язку зображується так:

Синтетичний рахунок		Аналітичні рахунки
		І	К	…..

З1 З2 І1 І2 І3 К1 К2

З1.1 З1.2 З2.1 І2.1 І2.2 К2.1 К2.2

Як правило, кущовий характер зв'язку виражає залежність ієрархічного рівня аналітичних рахунків від синтетичного. Наприклад, синтетичний рахунок передбачає об'єкт обліку самого високого ієрархічного рівня (об'єднання); аналітичні рахунки (3, І, К і т.д.) - визначають інформацію структурних підрозділів об'єднання; більш деталізовані аналітичні рахунки (31, 32, І1, І2, ІЗ, К1 і К2) можуть містити інформацію по відділах структурних підрозділів, а максимально деталізовані об'єкти аналітичного обліку (31.1, 31.2, 32.1, І2.1, І2.2, К2.1, К2.2 і т.д.) -містять інформацію по конкретних деталях цілого. Сукупність конкретних аналітичних рахунків дає суму по відділах; сума об'єктів обліку по відділах рівна сумі структурних підрозділів, а сума об'єктів обліку по структурних підрозділах рівна даним синтетичного рахунку. Характер взаємозв'язку синтетичного і аналітичних рахунків може бути комбінованим, де переплітаються вертикальні, горизонтальні і кущові зв'язки.

Раніше зазначалося, що аналітичних рахунків до одного синтетичного рахунку може бути відкрито велика безліч. Досить уявити собі оптову базу по зберіганню і реалізації товарів. Різновидів цих товарів нараховується десятки тисяч (одних цвяхів різного діаметра і довжини може нараховуватися декілька десятків, а тО і сотень). Всі ці товари повинні бути охоплені синтетичним і аналітичним обліком. Для аналітичного обліку використовуються різні регістри: картки, журнали-ордера, оборотні відомості, розрахунково-платіжні відомості і інш. Записи в цих регістрах ведуться на основі первинних документів, потім підраховуються підсумки за місяць по дебету і кредиту і при наявності залишків на початок, визначаються кінцеві залишки. Після закінчення місяця (облікового циклу) контролюється взаємозв'язок синтетичних рахунків з аналітичними.