ІНВЕНТАРИЗАЦІЯ ЯК ЕЛЕМЕНТ МЕТОДУ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ

З метою достовірності даних бухгалтерського обліку і звітності, підприємство проводить інвентаризацію майна і фінансових зобов'язань.

Інвентаризація спосіб перевірки відповідності фактичної наявності майна за даними бухгалтерського обліку, які відображені на рахунках. Інвентаризація дозволяє перевірити, чи всі господарські операції оформлені в документах і відображені в системному бухгалтерському обліку, а також внести необхідні уточнення і виправлення.

Інвентаризація проводиться відповідно до Інструкції з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу, затверджену Наказом Головного управління Державного казначейства України 30.10.98 №90

Інвентаризація є обов'язковим доповненням документації. Тільки за допомогою обох цих засобів - документації і інвентаризації, в бухгалтерському обліку забезпечується повне і правильне відображення всіх господарських операцій.

Інвентаризація проводиться з метою забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку шляхом їх зіставлення з фактичною наявністю майна.

Інвентаризації підлягає все майно установи, незалежно від його місцезнаходження, і всі види фінансових зобов'язань.

Інвентаризація майна проводиться за його місцезнаходженням та за матеріально відповідальними особами. Під час інвентаризації в обов'язковому порядку проводиться констатація наявності об'єктів.

Основними задачами інвентаризації є:

1. виявлення фактичної наявності основних засобів, матеріальних цінностей, бланків суворої звітності, грошових коштів у касах, на реєстраційних, бюджетних, валютних та поточних рахунках;

2. виявлення невикористовуваних матеріальних цінностей;

3. дотримання умови зберігання матеріальних цінностей і грошових коштів, а також правил утримання та експлуатації матеріальних цінностей;

4. перевірка реальної вартості обліковуваних на балансі матеріальних цінностей, сум дебіторської та кредиторської заборгованості, в тому числі - щодо якої термін позовної давності минув, та інших статей балансу.

Установи зобов'язані проводити інвентаризацію:

· будівель, споруд та інших нерухомих об'єктів - не менше за один раз в три роки;

· бібліотечних фондів - один раз в п'ять років;

· інших основних засобів, малоценных і швидкозношуваних предметів не менше за один раз в рік.

· інвентаризація основних засобів проводиться не раніше першого жовтня;

· капітальних робіт інвентарного характеру і капітальних ремонтів - не менше за один раз на рік, але не раніше першого грудня;

· готових виробів, сировини та матеріалів, пального, кормів, корму та інших матеріалів - не менше одного разу на рік, але не раніше першого жовтня;

· продуктів живлення і спирту - не менше одного разу на квартал;

· незавершеного виробництва і напівфабрикатів власного виробництва - не раніше першого жовтня звітного року і, крім того періодично - в терміни, які встановлюють відповідно міністерства, інші центральні органи виконавчої влади, місцеві державні адміністрації, виконавчі органи місцевих рад;

· грошових коштів, грошових документів, цінностей і бланків суворої звітності - не менше за один раз на квартал;

· реєстраційних, бюджетних, валютних і поточних рахунків - у міру отримання виписок банків;

· розрахунків платежів до бюджету - не менше за один раз на квартал;

· розрахунків із дебіторами та кредиторами - не менше двох разів на рік, розрахунків у порядку планових платежів і з депонентами - не менше одного разу на місяць.

Інвентаризація всіх цінностей проводиться у встановлені терміни, включаючи цінності, на предмет наявності яких проведені позапланові перевірки протягом року.

Кількість інвентаризацій в звітному році, дати їх проведення і перелік майна та зобов'язань, що підлягають інвентаризації під час кожної з них, визначаються керівником установи - крім випадків, коли проведення інвентаризації є обов'язковим.

Проведення інвентаризації є обов'язковим:

1. перед складанням річної бухгалтерської звітності, крім випадків, передбачених вище;

2. при зміні матеріально відповідальних осіб (на день прийняття-передачі справ);

3. при встановленні фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей (на день установлення таких фактів);

4. після пожежі або стихійного лиха (повені, землетрусів і інш.)-терміново після ліквідації пожежі або стихійного лиха;

5. у випадку ліквідації установи;

6. згідно з розпорядженням судових і слідчих органів;

7. при передачі майна установи в оренду;

8. при передачі підприємств, установ, організацій або їх структурних підрозділів із одного підпорядкування в інше (на встановлену дату передачі).

Відповідальність за організацію інвентаризації, правильне і своєчасне її проведення несе керівник установи.

Для проведення інвентаризації наказом керівника установи створюється комісія з числа працівників установи за обов'язкової участі головного (старшого) бухгалтера. Інвентаризаційну комісію очолює керівник установи чи його заступник.

Наказом установлюється також терміни початку і закінчення робіт з проведення інвентаризації та порядок відображення й результатів у обліку.

В установах, у яких унаслідок великого обсягу робіт проведення інвентаризації не може бути забезпечене однією комісією, утворюються також місцеві комісії, очолювані керівниками відповідних структурних підрозділів, на які покладається проведення інвентаризації в структурних підрозділах цих установ. Забороняється призначати головою місцевої інвентаризаційної комісії в одній і тій самій установі одного й того самого працівника два роки підряд. До складу місцевої комісії включається працівник бухгалтери. Робота місцевих комісій організовується та контролюється центральною комісією.

Проведення інвентаризації в установах, які обслуговуються централізованою бухгалтерією, оформляється наказом керівника установи, при якому утворена централізована бухгалтерія, а також затверджується розподіл працівників централізованої бухгалтерії в установах для участі їх у місцевих інвентаризаційних комісіях. На підставі цього наказу керівники установ, які обслуговуються централізованою бухгалтерією, призначають місцеві інвентаризаційні комісії, до складу яких обов'язково входять працівники бухгалтерії і інші фахівці (інженери, технологи, економісти і інш.), які добре знають об'єкт інвентаризації та первинний облік. Місцеві інвентаризаційні комісії очолюються представником керівника установи, який призначив інвентаризацію.

Центральна інвентаризаційна комісія проводить інвентаризацію матеріальних цінностей і грошових коштів, які належать централізованій бухгалтерії та установі, при якій вона створена, а також коштів у розрахунках та бланків суворої звітності, і керує роботою місцевих інвентаризаційних комісій; у разі потреби (при встановленні серйозних порушень правил проведення інвентаризації та інше) проводить, за рішенням керівника установи, повторні суцільні інвентаризації, розглядає пояснення, отримані від осіб, які припустилися недостачі чи псування цінностей, а також інших порушень, та дає пропозиції про порядок врегулювання виявлених недостач і втрат від псування цінностей.

Місцеві инвентаризационные комісії проводять зняття фактичних залишків матеріальних цінностей, звіряють наявність вказаних цінностей з даними бухгалтерського обліку і складають свої висновки про виявлені недостачі та надлишки, вносять пропозиції з питань впорядкування приймання, зберігання та відпуску матеріальних цінностей, покращення , обліку та контролю за їх збереженням.

Дані бухгалтерського обліку, які проставляються в описах скріпляються підписом працівника бухгалтерії. Матеріали інвентаризації розглядаються та затверджуються особами, які були призначені комісією для проведення інвентаризації.

Інвентаризаційні комісії несуть відповідальність за:

· своєчасність і дотримання порядку проведення інвентаризації відповідно до наказу керівника установи;

· повноту і достовірність внесення до інвентаризаційних описів даних про фактичні залишки майна, основних засобів, матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, нематеріальних активів, цінних паперів та заборгованості в розрахунках;

· правильність і своєчасність оформлення матеріалів інвентаризації відповідно до встановленого порядку.

Члени інвентаризаційних комісій за внесення в описи неправильних даних про фактичні залишки матеріальних цінностей з метою приховання недостач або лишків матеріальних цінностей несуть відповідальність у встановленому законом порядку.

Забороняється проводити інвентаризацію цінностей при неповному складі членів інвентаризаційної комісії. Відсутність хоча б одного члена комісії при проведенні інвентаризації є підставою для визнання результатів інвентаризації недійсними.

Проведення інвентаризації звичайно приурочується до 1 числа місяця, що полегшує подальшу звірку даних інвентаризації з показниками обліку. На початок інвентаризації в місцях зберігання цінностей, які перевіряються повинна бути закінчена обробка всіх документів. Всі предмети, які підлягають інвентаризації, повинні бути розкладені по найменуваннях, сортах, розмірах.

Наявність цінностей при інвентаризації виявляється шляхом обов'язкового підрахунку, зважування, обміру і таке інше, виходячи зі встановлених одиниць виміру.

Найменування інвентаризованих цінностей і об'єктів (предметів) та їх кількість відображаються в описах за субрахунками, номенклатурою та в одиницях виміру, прийнятих у обліку.

На цінності, які не належать установі, але знаходяться в її розпорядженні, складаються окремі описи з розподілом: на орендовані, прийняті на відповідальне зберігання і таке інше.

При проведенні інвентаризації основних засобів та інших матеріальних цінностей виявляються всі невикористовувані в установі цінності, які можуть бути реалізовані.

Дані інвентаризації з кожного виду цінностей записуються в інвентаризаційні описи окремо, за місцезнаходженням цінностей і особами, відповідальними за їх зберігання.

Ці описи складаються в двох примірниках.

При зміні матеріально відповідальних осіб складається три примірники опису.

Описи підписуються головою та всіма членами інвентаризаційної комісії, а матеріально відповідальні особи пишуть на кожному описі розписку про те, що всі цінності, відмічені в опису, перевірені в його присутності, прийняті ним на відповідальне зберігання і що він ніяких претензій до комісії не має.

Таким чином інвентаризаційні описи являють собою документи, фіксуючі фактичну наявність і стан коштів господарства на певну дату.

Описи можуть бути заповнені як ручним способом, так і засобами обчислювальної та іншої оргтехніки. Описи, що складаються вручну, заповнюються чорнилами або кульковою ручкою чітко і ясно. Жодні виправлення і підчистки є неприпустимими. На кожній сторінці опису прописом вказуються число порядкових номерів матеріальних цінностей і загальний підсумок кількості всіх цінностей у натуральних показниках, записаних на даній сторінці, незалежно від того, в яких одиницях виміру (штуках, кілограмах, метрах і таке інше) ці цінності вказані. У тих випадках, коли матеріально відповідальні особи виявлять після інвентаризації помилки в описах, вони повинні негайно (до відкриття складу, комори, секції і таке інше) заявити про це голові інвентаризаційної комісії. Інвентаризаційна комісія виконує перевірку вказаних фактів і, у випадку їх підтвердження, проводить виправлення виявлених помилок у встановленому порядку. Виправлення повинні бути вказані і підписані всіма членами інвентаризаційної комісії і матеріально відповідальною особою. В описах не можна залишати незаповнені рядки. На останніх сторінках описів незаповнені рядки перекреслюються.

У разі зміни матеріально відповідальної особи в описах особа, яка прийняла цінності розписується про їх отримання, а та, яка здала, - про їх здачу.

На період між інвентаризаціями в установах з великою номенклатурою цінностей можуть проводмитись вибіркові інвентаризації матеріальних цінностей в місцях їх зберігання і переробки.

Контрольні перевірки правильності проведення інвентаризацій і вибіркові інвентаризації, які проводять в період між інвентаризаціями, виконуються інвентаризаційними комісіями за розпорядженням керівника установи.

Після закінчення інвентаризації оформлені описи (акти) здаються в бухгалтерію для перевірки, виявлення і відображення в обліку результатів інвентаризації. При цьому кількісні та цінові показники за даними бухгалтерського обліку проставляються проти відповідних даних опису і шляхом співставлення виявляються розходження між даними інвентаризації і даними обліку.

Результати інвентаризації цінностей, які належать іншим організаціям, з додатком копії опису повідомляютьд їхнім власникам.

Інвентаризаційна комісія перевіряє правильність визначення бухгалтерією результатів інвентаризації і свої висновки та пропозиції відображає у протоколі засідання інвентаризаційної комісії.

У протоколі приводяться докладні дані про причини та осіб, винних в недостачах, втратах, а також надлишках і вказуються які вжито заходи стосовнс винних осіб.

Не пізніше ніж за десять днів після закінчення інвентаризації, протоколи інвентаризаційної комісії затверджуються керівником установи.

Матеріали інвентаризації та рішення щодо регулювання розбіжностей затверджуються керівником установи з включенням результатів у звіт за той період, в якому закінчена інвентаризація, а також і в річний звіт.

Термін зберігання документів з інвентаризації (інвентарні описи, акти, протоколи засідань інвентаризаційних комісій) в установах, становить три роки за умови завершення ревізій.

Виявлені при інвентаризації розходження між фактичними залишками матеріальних цінностей і грошових коштів з даними бухгалтерського обліку регулюються установою в такому порядку:

· основні засоби, матеріальні цінності, цінні папери, грошові кошти та інше майно, які виявлені в надлишку, підлягають оприбуткуванню та зарахуванню відповідно на збільшення фінансування установи з подальшим установленням причин виникнення надлишків і винних у цьому осіб;

· втрата матеріальних цшностей в межах затверджених норм природних втрат списується за розпорядженням керівника установи на зменшення фінансування;

· недостача цінностей понад норми природних втрат, а також втрати від псування цінностей відносяться на рахунок .винних осіб за цінами, за якими обчислюється розмір шкоди від крадіжок, недостач, знищення і псування матеріальних цінностей;

· втрати і недостачі понад норми природних втрат матеріальних цінностей, включаючи готову продукцію, у тих випадках, коли винні не встановлені або у стягненні з винних осіб відмовлено судом, зараховуються на зменшення фінансування.

У випадках стягнення втрат з винних осіб, заподіяних крадіжкою, недостачею або втратою, визначення сум збитків здійснюється відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 22.01.96 №116 "Про затвердження Порядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей" та Закону України "Про визначення розміру збитків, завданих підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням (псуванням), недостачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння або валютних цінностей".

При встановленні недостач і втрат, які виникли внаслідок зловживань, відповідні матеріали протягом п'яти днів після встановлення недостач і втрат підлягають переданню до слідчих органів, а на суму виявлених недостач і втрат подається цивільний позов.

У документах, які установи подають для оформлення списання недостач понад норми природних втрат і втрат від псування матеріальних цінностей, слід вказати заходи, яких вжито задля попередження таких втрат.

Списання з балансу установи витрат на припинене будівництво, витрат на проектно-розвідувальні роботи з нездійсненого будівництва проводиться на підставі документів інвентаризації.