ПЕРВИННІ ДОКУМЕНТИ ЯК ДЖЕРЕЛА ОБЛІКОВО-ЕКОНОМІЧНОЇ ІНФОРМАЦІЇ, ЇХ КЛАСИФІКАЦІЯ І ЗНАЧЕННЯ

Однією з найбільш істотних особливостей бухгалтерського обліку є суцільне і безперервне відображення господарських операцій. Це досягається за допомогою документації,яка є джерелом облікової інформації.

Документація являє собою сукупність документів, що складаються на всі господарські операції це первинний спосіб відображення господарських операцій в момент їх здійснення. Дані, що містяться в них, служать єдиною основою для відображення господарських операцій в бухгалтерському обліку.

Жодна господарська операція не може бути урахована, якщо на неї немає належним образом складеного і оформленого документа. В документах, що є основою для бухгалтерських записів, містяться відомості про господарські операції, що вже здійснилися, а також дані, що дозволяють відповідним працівникам виконання цих операцій.

Отже, бухгалтерський документ (в пер. з лати. “доказ") являє собою письмове свідоцтво проведення господарської операції, а також права на її здійснення.

Значення документації:

по-перше - підтверджує достовірність, точність облікових даних, допомагає виявити помилки.

по-друге - правове (юридичне) значення документації. Підтверджуючи правильність зареєстрованих в обліку фактів, документи є незаперечним доказом при спорах між підприємствами. Їх використовують органи суду і арбітражу при розв'язанні питань по різним претензіям, перевірках повноти виконання договорів і інших зобов'язань. Однак юридичну силу документи отримують тільки в тому випадку, якщо вони складені і оформлені з дотриманням всіх вимог, що пред'являються до них.

по-третє - значення документації в роботі підприємств не обмежується тим, що вона служить засобом обгрунтування облікових записів. Вона крім цього, має велике оперативне значення. Бухгалтерські документи використовуються для передачі розпоряджень від розпорядників до виконавців, тобто застосовуються для керівництва і управління господарською діяльністю.

по-четверте - за допомогою документації контролюється правильність проведених операцій, ведеться попередній, поточний і подальший контроль, аналіз роботи, що виконується, встановлюються причини тих або інших господарських порушень. Документація виконує контрольну функцію. Попередній контроль - на стадії прийняття управлінських рішень, поточний - в процесі безпосереднього проведення господарських операцій.

Облікові (бухгалтерські) документи, що використовуються на підприємстві, складаються, як правило, на типових бланках відповідних затверджених форм, які містять необхідні реквізити.

Кожний бухгалтерський документ повинен бути оформлений так, щоб в ньому містилися всі відомості, необхідні для отримання повного уявлення про проведену операцію і забезпечення його доказової сили. Ці відомості, що є складовими елементами документа, називаються його реквізитами (лати. "потрібне, необхідне").

Велика різноманітність господарських операцій викликає необхідність в різних формах облікових документів, що містять відповідні реквізити.

Разом з тим в кожному обліковому документі повинні бути реквізити, що є обов'язковими для будь-якого документа. До таких реквізитів відносяться:

· найменування документа

· дата і місце складання документа

· зміст господарської операції

· вимірники господарської операції

· підписи осіб відповідальних за проведення господарських операцій і оформлення документа.

Господарські операції, які проводяться на підприємстві, можуть відбиватися також і в машинних носіях, інформація на яких відповідним образом захищена, і забезпечується юридична сила господарських операцій, що проводяться, а також встановлюється відповідальність за них.

На основі первинних документів здійснюються записи в облікових регістрах: рахунках, журналах і т.п.

Види документів:

1. За місцем складання облікові документи бувають зовнішніми і внутрішніми.

Зовнішні документи находять на підприємство з боку державних органів, вищестоящих організацій, банків, податкової інспекції, від засновників, постачальників і інш. Ці документи складаються за типовими формами.

Прикладом такого документа може служити платіжне доручення, платіжна вимога, рахунок-фактура постачальника.

Внутрішні документи складаються безпосередньо на підприємстві.

2. За призначенням документи бувають:

· розпоряджувальні

· виправдальні (виконавчі)

· комбіновані

· бухгалтерського оформлення

Розпоряджувальні - це такі документи, в яких містяться розпорядження, вказівки про виробництво, проведення тих або інших господарських операцій. Вони не служать основою для запису в бухгалтерському обліку, але по них здійснюється попередній контроль.

Наприклад, платіжне доручення і платіжна вимога.

Виправдувальні (виконавчі) документи засвідчують факт проведення господарських операцій. До них відносяться: прибуткові ордери, акти приймання матеріалів, акти приймання-вибуття основних коштів.

Виправдувальні документи підписують особи, відповідальні за виконання господарських операцій і за їх правильність оформлення в документах (начальники цехів, завідуючі складами, майстри).

Виправдувальні документи, що находять до бухгалтерії підприємства, перевіряються, а потім приймаються до обліку.

Комбіновані - це такі документи, які одночасно є і розпоряджувальними і виконавчими. До них відносяться: прибуткові і витратні касові ордери, розрахунково-платіжні відомості на видачу зарплати працівникам підприємств, авансові звіти підзвітних осіб.

Документи бухгалтерського оформлення складаються тоді, коли для записів бухгалтерських операцій немає інших документів або при узагальненні і обробці виправдувальних і розпоряджувальних документів. До них відносяться довідки, розрахунки, відомості розподілу і т.д.

3. За обсягом змісту документи поділяються на первинні і зведені.

Первинні документи складаються на кожну операцію в момент її здійснення. До них відносяться: документи про надходження на підприємство матеріалів і відпустці їх зі складів підприємства в цехи, про відвантаження продукції покупцям, про нарахування зарплати працівникам за вироблену продукцію і т.д.

Зведені документи узагальнюють показники шляхом відповідного їх угрупування, систематизації з первинних документів (наприклад, розрахунково-платіжна відомість працівникам цехів, підприємства загалом і т.д.). Від накопичувальних документів зведені відрізняються тим, що зведений документ складається на основі первинних документів і є їх зведенням, а накопичувальний документ - це первинний документ, що складається поступово.

4. За способом обхвату операцій документи діляться на разові і накопичувальні.

Разові документи відображають одну або одночасно декілька господарських операцій. Відмінна риса цих документів - відразу після складання вони можуть бути передані в бухгалтерію, і використовуватися в бухгалтерському обліку (прибуткові ордери, платіжні вимоги).

Накопичувальні документи служать для оформлення однорідних операцій, що проводяться на підприємстві в різний час (за тиждень, декаду). Їх складають з метою зменшення числа документів, які виписуються по тих операціях, які проводяться на підприємстві багато разів протягом короткого часу. Наприклад, авансовий звіт, в ньому відбиваються всі витрати, зроблені підзвітною особою за час, що пройшов з моменту отримання авансу.

Документування господарських операцій складається із 2-х частин:

· прийняття даних про проведену операцію (підрахунок, вимірювання)

· занесення отриманих відомостей в документ (проставляння його реквізитів)

Прийняття даних і занесення їх в документи називається первинним обліком. Первинний облік може здійснюватися двома способами:

1. ручним

2. машинним

Складання документів вручну займає багато часу і приводить іноді до спотворення відображених в них операцій через неправильне їх занесення в документ.

Машинний спосіб набагато збільшує продуктивність праці як по сприйняттю даних, так і заповненню документів.

Облікова (бухгалтерська) документація повинна відповідати наступним основним вимогам:

· бути точною, тобто відповідати фактично проведеним господарським операціям за їх характером, кількісному і грошовому вираженню

· простою і ясною, зрозумілою не тільки працівникам облікового апарату, але і споживачам (працівникам ДПІ, банків, менеджерам, засновникам)

· своєчасно оформленої і орієнтованої на обробку її в умовах автоматизації облікового процесу

Бухгалтерська інформація, яка відображається в облікових документах, повинна бути якісною і ефективною, тобто формуватися з найменшими витратами праці і часу.

Вимоги, що пред'являються до документів:

· чіткі записи

· не допускати помарок і підчисток

· не допускається виправлення банківських і касових документів

· якщо є виправлення, то вони повинні бути завірені тими особами, які їх зробили