Аренда и покупка оборудования

Сюда запишите все затраты по приобретению или аренде оборудо­вания, которое предполагается использовать в работе по проекту. Сюда вхо­дят оборудование офиса, мебель, компьютеры, копировальные машины, факс, автомобиль, лабораторные дорогостоящие приборы и т. д. Старай­тесь запрашивать оборудование в разумных пределах. Всеми возможны­ми способами пытайтесь записать в бюджет как можно больше оборудо­вания, полученного из собственных источников (колонка «Имеющееся»). Однако если у вас есть компьютер и принтер и вы будете использовать их в ходе проекта, не пишите в «Имеющееся» полную их стоимость (вы же не приобрели их специально для проекта), а рассчитайте, какую часть вре­мени это оборудование будет работать именно на данный проект. Это по­зволит избежать завышения собственного вклада. Внимательно читайте объявления фондов насчет того, что они рассматривают в качестве «обо­рудования». Например, часто оборудованием называют предметы, стоящие более $500 и (или) предназначенные для эксплуатации более одного года. Возможно также, что фонд не рекомендует покупку оборудования, а по­ощряет его аренду. Если вы предполагаете покупку оборудования на круп­ную сумму, приложите прайс-листы фирм, торгующих подобной техникой.

Помните, что, приобретая оборудование, вы ставите его на баланс организации, поэтому будьте готовы предоставить его проверяющим органам в любой момент.

Этот раздел должен также включать все дополнительные расходы по доставке оборудования, установке, страхованию.

Расходные материалы

Обычно к ним относятся канцелярские принадлежности, то есть бумага, дискеты, ручки, скрепки, папки и пр. Если у вас есть какие-то специальные запросы — укажите их. Например, сюда можно включить стоимость книг, флипчарт для семинаров, а также реактивы, лопаты, спецодежду и т. д. Сюда же можно включить расходы на подписку, пуб­ликацию результатов проекта и почтовые расходы, если они не вынесе­ны в отдельный раздел.

Издательские и типографские расходы

Довольно часто в проектах предполагается издание различных материалов, начиная с листовок и заканчивая книгами. В этом разделе вы должны указать, какие средства понадобятся для этих работ. За­просите прайс-листы у типографий, в идеале — подпишите с типогра­фией договор или письмо о намерениях, в котором будет написано, что типография готова выполнить такие-то работы в определенные сроки и за такие-то деньги. Иногда фонды специально требуют, чтобы такое письмо было подготовлено до присуждения гранта.

Командировочные и транспортные расходы

Включите сюда все расходы, связанные с поездками. Подробно опи­шите каждый пункт, не пишите сразу больших сумм без соответствующих разъяснений, чтобы не вызвать у донора недоуменных вопросов. Включи­те сюда расходы на проезд исполнителей проекта наземным транспортом или самолетом, суточные (из расчета на каждый день, в соответствии с за­конодательством), проезд к месту работы, перевозку грузов, аренду авто­мобилей (если вы не включили это в раздел «Оборудование») и т. п.

Следует разделять командировки внутри страны и за ее пределы. Каждая зарубежная командировка должна быть выделена особо с ука­занием стоимости ж/д или авиабилета туда-обратно, пунктов вылета-прилета, суточных и непредвиденных расходов (поездки на местном транспорте, стоимость виз и др.). Необходимость зарубежных поездок должна быть очень четко обоснована.

Поездки внутри страны не обязательно расписывать так же под­робно, как зарубежные.

Прочие расходы

Включите в этот раздел все, что не вошло в предыдущие катего­рии. Например, сюда могут войти расходы на оплату конференций, со­вещаний и рабочих семинаров, печать материалов и объявлений, стои­мость телефонных переговоров и иных услуг связи и т. д.

Вот пример сметы окружного проекта «Школа молодежных тренеров Ханты-Мансийского автономного округа - Югры»:

Фандрайзинг