Понятие и значение документа в управленческой деятельности

.Док-т(документированная информация) - зафиксированная на матер.носителе информ. С реквизитами,позволяющая ее идентифицировать.

В управленческой ф-ии док-т выступает как средство управленческой деят.Эту ф-ию выполняют док-ты,созданные для целей управления в процессе его реализации,для обеспечения процесса принятия решения. Док-ты обладающие управленческой документацией явл основным источником информ,играют большую роль в информационном ОУ.С их помощью производится сбор первичных данных,информации о фактическом положении дел.Затем эти данные подвергаются сисетматизации и обобщению,что реализуется в различных сводках,справках,отчетах.Рез-том явл док-ты содержащие анализ и оценку положения дел,варианты возможных решенийУправленческие док-ты в специфической форме отражают стадии,звенья и циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления. Основные группы управленческой док-ции: Организационные док-ты:устав, положение, инструкция, штат.расписание, структура и штат.численность, регламент, правила и др. Распорядительные док-ты:приказ, решение, указание, указ, постановление и др. Справочно-информац. док-ты:письмо, протокол, акт, телеграмма, факс, отзыв и др. Документац.по личн.составу: заявление, приказ по личн.составу, резюме и др. Комм. док-ты: договоры, контракты, протокол разноглас. и др. Фин.-бухгалтерские док-ты:лиц.счета, накладные, ведомости, отчеты и др. Организ.-распорядит.док-ты– это док-ты, в которых фиксируют решения администр.и организац.вопросов, а так же вопросов управления, взаимодействие обеспечения и регулиров.деят-ти органов власти, организ., предп-й и должностн.лиц.

Понятие классификации документов. Виды классификации

Док-т(документированная информация) - зафиксированная на матер.носителе информ. С реквизитами,позволяющая ее идентифицировать.

Классификация док-тов -Это деление док-тов на классы по наиболее общим признакам, сходствам, различиям. - по наименованию, т.е. по названию док-та.- по месту составления док-ты делятся на внутр. (созданные в данной орг-ции и отражающие вопросы внутри нее) и внешние (поступающие в орг-цию или направляемые в др. орг-цию, др. лицам).

- по кол-ву вопросов, включенных в текст, док-ты бывают: простые, в которых содержится и предлагается решение только одного вопроса; сложные, в которых содержится несколько вопросов.- по форме док-ты могут быть индивидуальные (создаваемые в произвольной форме); типовые (образец, по которому составляются тексты, аналогичные док-там); трафаретные (часть текста отпечатана заранее, а часть текста вписывается при составлении).- по средствам фиксации: рукописно печатные (рукописные, машинописные, изготовленные на множительных аппаратах и типографическим способом); графические (чертежи, графики, схемы, рисунки и т.д.); фотокино докуты, запечатленные путем фотографирования или киносъемки и звуковые фотодокументы, которые зафиксированы с помощью звукозаписывающих аппаратов.- по срокам хранения: постоянного (вечного), долговременного(свыше 10лет), временного(до 10лет).- по происхождению: служебные(затрагивающие интересы пред-ия,отдела,группы работников), личные(касающиеся конкретного лица и являющиеся именными).- по назначению: подлинники, копии, выписки, дубликаты.

Подлинники – это первый или единичный экз. док-та.Копия – полное воспроизведение всех рекв подлинного док-та,не имеющий юр силы.

Дубликат – повторный экз подлинника док-та,имеющий юр силу..Выписка – часть копии документа, нужная для работы.- по юр силе: подлинные, которые выдаются уполномоченными работниками пред-ия с соблюдением всех правил; подложные содержания или реквизиты, которых не существует в действительности.

Системы документации

Системы док-ции – это совокупность док-тов, взаимосвязанных по признакам происхождения,назначения,вида,сфер деят.,единых требований к оформлению.

Системы документации могут быть функциональными и отраслевыми. В отраслевых системах происходит документирование соответствующих видов деят и отражение их спеифики. К функциональным сист. Относят осущ.документирования организац.,исполнит.,распорядительной деят-ти.Унификация –это приведение чего-либо к единой форме,системе и единообразию.

Унификационная система док-ции(УСД) – это система док-ции, созданная по единым правилам и требованиям,содержащая необходимую информ, для управления в опред. Сфере деят.

Унификация ДОУ – сокращение неоправданного многообразия док-тов,приведение их к единообразию форм,структуры,языков конструкций,операций по их составлению,обработки, учету и хранению.

Действует 9 унифиц.систем док-ции(УСД): из них например три: 1. УС организ-распоряд док-ции.(УСОРД)-явл.системой док-ции применяемой в любой орг-ции,учреждении,пред-ии.. 2. УС банковской док-ции. 3. УС первичной учетной док-ции.

Унифицир.форма док-та – это совокупность реквизитов,установленных в соотв.с решаемыми в данной сфере деят-ти задачами и расположенных в опред. Порядке на носителе информ.