Порядок работы с исходящими и внутренними документами

Исходящий документ - официальный док-т, отправляемый из учреждения.

Большинство исх. док-в являются ответом организации на вход. док-ты. Некоторая часть исх. док-в готовится на основе внутренних док-в организации.

Небольшое число исх. док-в может требовать поступления входящих док-в (например запросы в другие организации).

Проект исх. док-та составляет исполнитель. Исх. док-ты оформляются в двух экз., за искл. факсов и телефонограмм (в одном экз). Проект исх. док-та может быть согласован как со специалистами др. организаций, так и внутри организации. Если док-т проходит согласование с другой организацией, то согласование оформляется реквизитом «грифом согласования документа». Док-т, проходящий согласование внутри организации оформляется реквизитом «визы согласования документа». Подготовленный проект исх. док-та предоставляется на подпись руководителю. К проекту док-та исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный док-т. Целесообразно в организации установить порядок, при кот. право подписания док-в имеют не только руководитель организации, но и др. руководящие работники, в пределах их компетенции. Руководитель организации может внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку. После подписания руководителем, исх. док-т передается на регистрацию. Отправляемые док-ты регистрир. в «Журнале регистрации исх. док-в». После регистрации и присвоения исх. док-ту регистрационного № необходимо зафиксировать его на обоих экз. После регистрации док-ты направляются в экспедицию. Здесь проверяется правильность оформления исх. док-тов и сортировка их по корреспондентам. После оформления адресата на конвертах проставляются виды почтовых отправлений, оформляется стоимость отправки, и составляются описи на почтовые отправления. Отправка исх. док-в происходит в тот же день. Второй экземпляр отправляемых док-в или единственный экз. факса (телефонограммы) подшиваются в дело.

Внутренний документ – официальный док-т, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные док-ты используются для организации работы учреждения, т.к. они обеспечивают решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутрен. док-там относятся организационно-правовые, организац.-распорядительные док-ты. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные док-ты, док-ты по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительные записки), личного состава и т.д. Через канцелярию проходят не все внутрен. док-ты, а только переписка наиболее крупн. структурн. подразделений организации и приказы руководителя организации. Через канцелярию также проходят внутрен. док-ты, порождающие исходящие документы.

Регистрация документов

Регистрация документа – это запись данных о док-те в регистрационной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. При регистр. Док-т получает свой порядковый номер,под которым он вносится в регистрационную форму(журнал,карточка,автоматизир.система).Регистр необходима: 1.для обеспечения сохранности док-тов.2.для удобства поиска док-тов.3.для учета и контроля исполнении до-тов.Формы регистрационных док-тов: 1.централизованная. 2.децентр. Виды регистрации:.

Журнальная форма регистрации док-тов не может обеспечить проведении эффект.контроля исполнения док-тов и создание быстродействующей справочной системы по док-там,не всегда обеспечивает и проведение однократной регистрации.Данная форма практически обеспечивает только учет док-тов.

При карточной форме регистрации док-тов создаются регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами.Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность поиска документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.

Автоматизированная система регистрации до-тов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на ПК.При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электр регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Автоматизиров форма регистр в наст.время широко применяется во многих орг-циях, т.к. она имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации, а именно:быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;автоматический контроль за исполнением документа;Орг-ция может самостоятельно разработать программу для регистрдок-тов,но чаще всего используются готовые программные продукты, автоматизированные системы ДОУ, позволяющие автоматизировать всю работу с док-тами, начиная с создания проекта или регистр док-та и заканчивая завершением исполнения или отправлением док-та в др орг-цию.