Понятие электронного документа. Преимущества и недостатки электронного документа

Эле до-т — док-т, в котором информация представлена в эл.форме,с реквизитами,необходимыми для признания его действительным.(8,11,12,22 и эл.цифр.подпись-ЭЦП – это рекв эл док-та,предназначенный для защиты данного эл док-та от подделки.

Каждый эл док-т должен отвечать установленным требованиям:содержать реквизиты, которые позволяют подтвердить его целостность и подлинность;создаваться, обрабатываться, храниться, приниматься и передаваться при помощи технических программных средств;быть воспроизведенным (отображенным) в понятной для восприятия форме.Подлинность эле док-та устанавливается с использованием средств контроля ЭЦП. Документ считается подлинным, если проверкой электронной цифровой подписи установлена неизменность всех рекв.Осуществление эл документооборота дает доп. возможности для всего делопроизводства, повышая эффект. процессов подготовки и обработки каждого док-та, но вместе с тем накладывает определенные ограничения и предъявляет некоторые требования к орг-ции рабочего места деловода.

Преимущества применения эл док-тов:упрощается и ускоряется сбор, обработка и систематизация всей информ; ускоряется компьютерная обработка док-тов;перативная (практически мгновенная) передача док-тов на любые расстояния при рассылке их по эл почте;при хранении эл док-тов не требуются большие площади для архивов;создание эл архивов позволяет использовать уже полученную информацию для подготовки новых документов;повышается эффективность работы;уменьшение расходования бумаги при работе с проектом эл док-та и внесении каких-либо изменений до вывода на бумагу;и др.

Существует еще одна проблема, которая вытекает из особенности представления информации в эл виде - копирование эл информации. Одним из наиболее важных преимуществ представленной в эл форме информации явл легкость ее копирования. Поэтому при передаче по каналам связи эл док-та его необх. защитить, во избежание инцидентов, от несанкционированного копирования.

Автоматизированные технологии подготовки документов

Автоматизация ДОУ –предполагает автоматизацию подготовки док-тов пред-ия, регистрацию и учет поступающих док-тов, прохождение внутр.док-тов,а также контроль за их исполнением. Автоматизация процедур дел производства позволяет значительно повысить производительность труда за счет сокращения времени на составление,обработку и передачу док-тов,снизить затраты на их хранение. В рез-те работа с док-тами становится более оперативной и эффективной. Автоматизированные технологии обработки документной информации закреплены законодательством и должны отвечать требованиям инструкции по делопроиз-ву учреждения.

Электронный документооборот

Понятие электронного документооборота

Электронный обмен данными–осуществляется посредством информационных систем, компьютерных сетей, интернета, эл почты и множеством др ср-в.

В последнее десятилетие появились и получили распространение новые инструментальные средства эффективного обеспечения управленческих процессов.В частности появились такие понятия как эл док-т, электронно-цифровая подпись(ЭЦП),системы электронного документооборота.

Документооборот-движение док-тов в орг-ции с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Эле до-т — док-т, в котором информация представлена в эл.форме,с реквизитами,необходимыми для признания его действительным.(8,11,12,22 и эл.цифр.подпись-ЭЦП – это рекв эл док-та,предназначенный для защиты данного эл док-та от подделки. Системы документооборота хранят док-ты, ведут их историю, обеспечивают их движение по орг-ции, позволяют отслеживать выполнение тех процессов, к которым эти док-ты имеют отношение. В орг-ции, где внедрена система документооб,док-т явл базовым инструментом управления.Преимущество электронного над бумажным документооборотом:· многокритериальный поиск документов;· контроль исполнения документов;· регистрация документов;· ввод резолюций к документам;· работа с проектами документов;· обмен документами по электронной почте;· списание документов в дело; итд.Введение эл документооборота позволяет снизить кол-во служб, занятых работой с док-тами (курьеров, канцелярских работников итп).