Інформація в управлінському процесі

Інформація –відомості про об'єкти і явища навколишнього середовища, їхні параметри, властивості й стани, що зменшують наявну ступінь невизначеності, відображені в будь-якому середовищі їхнього збереження, обробки й передачі. Виробнича інформація - це відомості про виробництво, його процеси і об'єкти.

Під інформацією, згідно закону України “Про інформацію” [від 02. 10. 1992 р.] розуміють документовані або публічно оголошені відомості про події та явища, що відбуваються у суспільстві, державі та навколишньому природному середовищі.

Інформацією є нові відомості, прийняті, зрозумілі й оцінені кінцевим споживачем як корисні відомості, що розширюють запас знань кінцевого споживача про навколишній світ. Поряд з інформацією часто вживається поняття “дані”.

Дані можуть розглядатися як ознаки чи записані спостереження, які з певних причин не використовуються, а тільки зберігаються. У разі коли з'являється можливість використовувати ці дані для зменшення невизначеності про що-небудь, дані перетворюються в інформацію. Тому інформацією є використовувані дані.

Інформація (від латинського “informatio” - роз'яснення), з самого початку означала відомості, передані людьми усним, письмовим або іншим способом (за допомогою умовних сигналів, технічних засобів, і т.д.), а десь із середини XIX століття стала загальнонауковим поняттям, що поєднує в собі обмін відомостями між людьми, людиною і машиною, машиною і машиною.

Найбільш вираженою властивістю для інформації є здатність вносити зміни. Практична цінність інформації залежить від того, яку роль вона відіграє у прийнятті рішення, а також від уміння її використати. Сама по собі вона нічого не вартує.

Щодо використання інформації в менеджменті, то найбільш прийнятним є таке визначення: інформація являє собою сукупність повідомлень, що відображають конкретний стан явища, події, виробничо-господарської діяльності. Інформація - основний “продукт”, що циркулює в керуючих системах. Вихідна інформація від об'єкта керування і навколишнього середовища надходить у керуючий орган. На основі її й виробляється керуючий вплив.

Інформаційний об'єкт - це опис деякої сутності (реального об'єкта, явища, процесу, події) як сукупності логічно пов'язаних реквізитів (інформаційних елементів). Такими сутностями для інформаційних об'єктів можуть служити цех, склад, матеріал і т.д. Інформаційний об'єкт певного реквізитного складу і структури утворює клас.

Інформаційні ресурси - це сукупність знань і інформації про навколишній світ, накопичених і розміщених на будь-яких інформаційних носіях (документах, базах даних та ін.), що можуть бути використані для реалізації певних цілей.

Класифікація економічної інформації має такий вигляд:

· за повнотою охоплення явища – повна, часткова, надлишкова;

· за періодом дії – разова, періодична, довгострокова;

· за змістом – планово-облікова, фінансова, бухгалтерська, конструкторська, технологічна, довідкова, адміністративна та ін.;

· за рівнем достовірності – достовірна, недостовірна.

При роботі з інформацією виникає необхідність в оцінці її якості та вимірі її кількості. Наприклад, іноді коротке повідомлення містить набагато більше інформації, ніж текст із багатьох сторінок, а повідомлення із заздалегідь відомим змістом не несе інформації взагалі. Повідомлення набуває сенсу тільки тоді, коли зміст його ще невідомий. Більш того, та сама інформація для різних одержувачів має різну цінність.

Адекватність інформації, тобто відповідність змісту образу об’єкта, що відображається, може виражатися у трьох формах: синтаксичній, семантичній та прагматичній.

Синтаксична адекватність пов’язана із відтворенням формально-структурних характеристик зображення абстраговано від змістових і споживчих параметрів об’єкту. На синтаксичному рівні враховується тип носія, спосіб предствлення інформації, швидкість її передачі та обробки, розміри кодів представлення інформації, надійність і точність перетворення цих кодів і т.п. Інформацію, що розглядається тільки на синтаксичному рівні, називають даними.

Семантичну адекватність виражає аспект відповідності образу та об’єкту, тобто відношення інформації та її джерела. Проявляється семантична інформація при наявності єдності інформації та користувача. Семантичний аспект – це врахування змісту інформації: аналізуються ті відомості, що відображає інформація, розглядаються змістовні зв’язки між кодами представлення інформації.

Прагматична адекватність відображає відношення інформації та її споживача, відповідність інформації цілі управління, яке на її основі реалізується. Прагматичні властивості інформації проявляються тільки при наявності єдності інформації (об’єкту), користувача та цілі управління. Прагматичний аспект пов’язаний з цінністю, корисністю використання інформації для вироблення правильного управлінського рішення. З цієї точки зору аналізуються споживчі властивості нформації.

Якість інформації. Якість інформації можна визначити, як сукупність властивостей, що обумовлюють можливість її використання для задоволення, визначених у відповідності з її призначенням, потреб. Якість інформації оцінюється за низкою показників. Наведемо основні з них.

Репрезентативність – пов’язана з правильністю її вибору і формування з ціллю адекватного відображення заданих властивостей об’єкту.

Змістовність – питома семантична ємність.

Повнота – інформація містить мінімальний, але достатній для прийняття правильного управлінського рішення склад (набір показників).

Актуальність – степінь збереження цінності інформації у момент використання.

Своєчасність – поступлення інформації на той чи інший рівень управління не пізніше раніше зазначеного терміну.

Стійкість – здатність інформації реагувати на зміну вихідних даних, зберігаючи при цьому необхідну точність. Визначається методичність правильного її вибору та формування.

Точність – степінь близькості відображеного інформацією параметру та істинного значення цього параметру. Розрізняють: формальну точність, яка вимірюється значенням одиниці останнього розряду числа, яким показник представлено; досяжна точність – максимальна точність, яку можна отримати в даних умовах; реальна точність визначається значенням одиниці останнього розряду чисел, вірність якого гарантується; необхідна точність визначається функціональним призначенням показника.

Достовірність інформації характеризує точність відображення відповідних параметрів об'єкта. Інформація достовірна, якщо не перевищено припустимий рівень її викривлення, при якому не втрачається ефективність використання цієї інформації.

Корисність інформації прийнято оцінювати за ефектом, одержуваним при її використанні, а у виробництві – за її впливом на ефективність самого виробництва. Міра цінності інформації може бути визначена як величина зміни ймовірності досягнення мети чи реалізації будь-якого завдання внаслідок одержання даної інформації. Отримана інформація може бути зайвою, якщо вона не змінює ймовірності досягнення поставленої мети, міра її цінності дорівнює нулю. Якщо інформація знижує ймовірність досягнення мети, то її можна назвати помилкової.

Надмірність характеризує повторюваність, дублювання інформації. Існує корисна і зайва надмірність. Корисна надмірність використовується для підвищення надійності й достовірності передання та збереження інформації. Надмірність інформації при обробці створює людині додаткове навантаження, а від комп'ютерних систем вимагає додаткових ресурсів і часу обробки. Тому зайву надмірність доцільно усувати. Для цього важливо визначити мінімально необхідну і достатню інформацію з метою забезпечення необхідної якості вирішення поставлених завдань.

Своєчасність (оперативність одержання) інформації пов'язана з тим, що запізнювання в її надходженні викликає затримку в прийнятті рішень і, як наслідок, призводить до зниження ефективності функціонування тієї системи, де використовується ця інформація.

Достатність інформації визначає мінімальну її необхідність для ухвалення ефективного рішення.

Доступність інформації визначає легкість її одержання, сприйняття та розуміння людиною.

Однозначність інформації означає, що розуміти і тлумачити її по-різному не можна.

Періодичність збору інформації пов'язана з тим, що параметри об'єктів, з яких знімається інформація, змінюються в часі.