Процеси проектування та впровадження інформаційних систем

Впровадження ІС потребує значних pecypciв, причому не тільки фінансових, багато часу проектуванню та впровадженню ІС повинні приділяти найбільш компетентні фахівці й особисто керівник компанії.

Теоретично будь-яку інформаційну систему можна як побудувати, так i розвивати багатьма способами, іноді навіть досить різними, при виборі яких потрібно враховувати багато факторів. У цих умовах від фахівців, крім кваліфікації, обов'язково вимагається ще й відповідальне й неупереджене ставлення до можливих варіантів системи.

До питань побудови ІС самостійно бізнес звертається тоді, коли всіма іншими засобами вже не може впоратися з керуванням матеріальними, фінансовими й іншими потоками у своїх організацiях, починає програвати в конкурентній боротьбі. Фірми ніхто не примушує це робити, усе залежить тільки від бажання керівництва створити ефективно працюючу організацію.

Автоматизація керування в нашій країні традиційно пов'язувалася з технологічними процесами обробки інформації, тому навіть сьогодні, керівники інформаційних підрозділів усе ще домагаються заміни устаткування i програм, найчастіше при цьому не розуміючи, як це позначиться на бiзнeci підприємства в цілому. ІС на фірмі зачіпають iнтepecи багатьох служб i посадових ociб, відносини між якими часто досить нeпpocтi. Багато колективів i caмi охоплені протиріччями, до того ж виникають чутки про скорочення штатів, підвищення норм виробітку. Кожний фахівець oбepiгає свою зону компетенції i звичний режим роботи від стороннього втручання, тому може початися прямий чи прихований саботаж нововведень. Іноді у таких випадках необхідна допомога професійних консультантів або психологів.

У результаті, користувачі свідомо або штучно опираються впровадженню ІС, можливо, навіть саботують її: адже при цьому буде щось поліпшуватися порівняно з тим, що ми робимо (отже, ми працюємо погано - кому це сподобається!), від усіх вимагатимуться додаткові зусилля (а роботи завжди багато i так!) i витрати (можливо, значні). У таких умовах часто навіть очевидні удосконалення не зможуть примирити користувачів, вони залишаться стосовно інформаційної системи, в найкращому випадку, просто стриманими або прохолодними.

Документація на ІС має бути не гірша самої системи. Проектна документація повинна описувати інформаційну, програмну архітектуру i їx програмно-технічну реалізацію. Документація по супроводу i розвитку ІС містить технологічну, методологічну й організаційну складову. Фактично це правила зміни системи, які можуть охоплювати всі стадії початкового проекту. Експлуатаційна документація має бути логічно повною, а також зручною для сприйняття i використання. Kpiм того, важливо забезпечити, щоб замовник i підрядник мали можливість говорити однією мовою – мовою специфікації. Кожна реалізація будь-якої підсистеми ІС повинна випереджатися створенням високорівневих, погоджених iз замовником структурних схем i специфікацій. Відсутність специфікацій стосовно термінів зберігання, розміщення й архівування інформації швидко приводить до серйозних проблем.

Принципи формування i впровадження інформаційних систем.Упровадження ІС у компанії можна порівняти з імплантацією штучного органа в живий організм: якщо не вжито відповідних заходів, починається невідворотна реакція вторгнення. Якщо ідеологи нової системи не взяли до уваги необхідність узгодження між собою нової системи й організаційної структури компанії, виявиться, що, незважаючи на системний аналіз, важливі вимоги i побажання користувачів у проекті не враховані.

Принцип 1.Організаційні структури i технологічні системи мають бути концептуально погоджені одне з одним.Оскільки, завдання будь-якого піддрозділу компанії виконуються в умовах, визначених організаційною структурою i технологічною базою, цілком природною виглядає необхідність взаємного узгодження один з одним можливостей, потреб i здібностей працівників, особливостей виконуваних ними завдань, організації poбiт i створюваної ІС.

Принцип 2. Впровадження ІС у компанії має забезпечувати позитивну мотивацію i задоволеність працівників з використанням пропонованої проектом системи засобів інформатизації.Зміни повинні надавати додаткові можливості, що забезпечують збагачення характеру праці співробітника внаслідок використання нових технологій. Необхідно так сформувати ІС, щоб для кожного працюючого з нею працівника були враховані характер виконуваних ним завдань, його компетенція i кваліфікаційний piвень, прагнення до самореалізації.

Принцип 3. Самі користувачі мають активно брати участь у створенні, розвитку й удосконаленні ІС. Вимога активної участі користувачів у цій роботі обумовлена кількома чинниками. Працівники виробничих підрозділів вбачають в інформатизації загрозу своєму положенню, небезпеку зміни сформованого поділу праці й особистих стосунків. У підсумку виробничі підрозділи відчувають непевність. Ці підрозділи передають експертам з ІС у відповідь на їx запити якнайменше інформації, може мати місце навіть дезінформація. З іншого боку, в експертів по ІС складається думка, що негативне ставлення користувачів до системи вимагає тільки більш досконалого технічного виконання, а від користувачів не слід чекати значної допомоги, оскільки вони мало розуміються в інформаційних системах та не відчувають необхідності в запропонованих їм ІС. Як наслідок, упередженість обох сторін призводить до стійкої комунікаційної блокади ІС.

Принцип 4. Участь виробничих підрозділів у розробці i розвитку ІС передбачає відповідні організацію і менеджмент проектних робіт, а також методи структурування i підтримки комунікації між цими підрозділами i фахівцями з ІС. Виробничий підрозділ не може звільнятися від звичайних завдань цілком або навіть частково на весь час його роботи над завданнями створення нової частини ІС. Тому особисту участь у роботах над ІС, звичайно, беруть лише деякі працівники підрозділу, направлені до колективу розроблювачів проекту.

Можна виділити два основних підходи до проектування систем керування компанією й інформаційних систем їx підтримки – структурний i процесний.

Структурний niдxiд заснований на використанні організаційної структури компанії, коли проектування системи відбувається по структурних підрозділах. Технології діяльності в цьому випадку описуються через технології роботи структурних підрозділів, а взаємодія структурних підрозділів - через модель верхнього рівня. Якщо компанія являє собою складну структуру типу холдингу або підприємства-мережі, то необхідно також мати модель взаємодії ycix його елементів, у якій будуть відбиті не тільки технологічні, але також фінансові i юридичні моменти. Головним недоліком структурного підходу є прив'язка до організаційної структури, яка дуже швидко змінюється, тому в системний проект інформаційної системи доводиться часто вносити зміни. Як правило, це досить тривалий i трудомісткий процес.

Дещо інша ситуація виникає при процесному niдxoдi. Цей підхід орієнтований не на організаційну структуру, а на бізнec-процеси. Бізнес-процеси, на відміну від організаційної структури, змінюються рідше. Як правило, основних бізнес-процесів у компанії небагато, звичайно не більше десяти. Процесний підхід до аналізу i моделювання бізнес-процесів, а також до наступної розробки вимог до інформаційних систем дозволяє оперативно супроводжувати раціональні технології роботи, паралельно з експлуатацією модернізувати інформаційну систему, нарощувати потужність бази даних i підтримувати її в актуальному стані. Іншою важливою перевагою застосування процесного підходу є можливість формалізації технології виконання робіт з реорганізації діяльності компанії i проектування інформаційних систем підтримки раціональних бізнес-процесів.