Концептуальна модель системи інформаційного забезпечення менеджменту

Експлуатаційні можливості сучасної обчислювальної та інформаційної техніки, нові інформаційні технології збирання, обробки і передавання різних даних, значні досягнення в програмному забезпеченні, наявність локальних і глобальних мереж тощо складають ситуацію, за якою менеджери і фахівці різних рівнів, будучи звільненими від технічних операцій по збиранню та обробці даних, мають реальну змогу займатися творчою працею й своєчасно і в повному обсязі одержувати (в різних режимах забезпечення) об'єктивно необхідну інформацію для вироблення і прийняття управлінських рішень.

Раціоналізація системи управління, якої можна досягти завдяки організації системи автоматизованого збирання та обробки інформації в ритмі виробництва при безпаперовій технології, водночас створює об'єктивні передумови для значного поліпшення і всебічного інформаційного забезпечення менеджерів і фахівців на об'єкті управління. Зокрема, автоматизація процесів збирання (в ритмі виробництва при безпаперовій технології) первинної інформації, яка всебічно характеризує всі процеси та явища виробничо-господарської та іншої діяльності на об'єкті управління, дає змогу реально створити систему об'єктивного інформаційного забезпечення менеджменту (менеджерів і фахівців різних рівнів). Це означає, що можна створити систему комунікацій або спілкувань, при якій здійснюється обмін усіма видами інформації між двома й більше користувачами.

Організація системи автоматизованого збирання та обробки інформації в ритмі виробництва при безпаперовій технології є об'єктивною складовою створення й успішного функціонування зазначених типів комунікацій на об'єкті управління. Ця система і ці типи комунікацій на об'єкті управління і становлять основу системи об'єктивного інформаційного забезпечення менеджменту.

Концептуальна модель системи об'єктивного інформаційного забезпечення менеджменту побудована на таких основних принципах:

1. Формування регламентуючої інформації на основі посадових інструкцій, кваліфікаційних вимог тощо (тобто функціональних обов'язків, посадових прав і міри відповідальності відповідно з делегованими повноваженнями) менеджерів і фахівців різних рівнів. Регламентуюча інформація і є тим механізмом або диспетчером інформування менеджерів і фахівців різних рівнів, який діє в системі об'єктивного інформаційного забезпечення менеджменту. Завдяки цій інформації є реальна можливість здійснювати систематичне автоматичне (ознака критерії втручання) та автоматизоване (ознака в який строк) інформування зазначених осіб.

2. Створення масивів умовно-постійної інформації, що характеризує довідкові, нормативні, планові та інші дані, що складають основу розподілених баз даних і використовуються при розподіленій обробці інформації. Завдяки цій інформації можливо реалізувати важливий принцип системи автоматизованого збирання та обробки економічної інформації, а саме: мінімум інформації при її введенні — максимум інформації при її' виведенні на відповідні носії після обробки на ПЕОМ.

3. Створення масивів бібліотеки описаних форм первинних BIBFORP і вихідних BIBFORV документів, за якими видається менеджерам і фахівцям різних рівнів необхідна інформація у формах повної, короткої чи довідкової структури, а також бібліотеки описаних типових листів-заготовок текстів ВІВТЕХ, які використовуються у листуванні.

4. Автоматизоване збирання первинної інформації в ритмі виробництва (тобто в часі, який близький до реального) на місцях, де вона виникає, за допомогою ПЕОМ, які використовуються як АРМ користувачів. Інформація є єдиною (вона збирається з єдиних джерел), оперативною, всебічною і вірогідною, оскільки вона підтверджується первинними документами (тобто юридично оформляється). Ця інформація (яка обробляється разом з умовно-постійною інформацією за різними алгоритмами, за різні періоди часу чи за станом на той чи інший час, по різних структурних підрозділах, або по об'єкту управління в цілому тощо) і є тією, якою здійснюється всебічне об'єктивне інформування менеджерів і фахівців різних рівнів у повному обсязі відповідно до їхньої регламентуючої інформації.

5. Функціонування на об'єкті управління інформаційно-керівної системи, тобто системи автоматизованого збирання та обробки інформації при безпаперовій технології. Первинна інформація цієї системи, яка формується в ритмі виробництва, використовується системою об'єктивного інформаційного забезпечення менеджменту як вхідна й обробляється за окремими алгоритмами. Зазначимо, що організація цієї системи на об'єкті управління в повному обсязі ґрунтується на створенні масивів умовно-постійної інформації та бібліотеки описаних форм первинних і вихідних документів (принципи 2 і 3), а також на автоматизованому збиранні первинної інформації в ритмі виробництва (див. принцип 4).

6. Наявність комплексів ПЕОМ, створених за ресурсозабезпечуючим принципом (матеріальні, трудові, фінансові та інші ресурси), які розміщуються на об'єкті управління відповідно до прийнятої схеми. Завдяки цим ПЕОМ, що використовуються як АРМ користувачів різних рівнів, відбувається збирання первинної інформації на місцях, де вона виникає (масові операції), або де вона оформляється (поодинокі операції), її обробка та зберігання. На екрані ПЕОМ користувача або на папері висвітлюється об'єктивна вихідна інформація відповідно з регламентуючою інформацією того чи іншого менеджера чи фахівця. Крім того, ПЕОМ (сервер) використовується для зв'язку з об'єктами зовнішнього середовища, наприклад, через глобальну комп'ютерну мережу.

7. Наявність локальної мережі на об'єкті управління, яка об'єднує ПЕОМ у зазначені комплекси АРМ за відповідними ознаками. Завдяки цій мережі ефективно використовуються розподілені бази даних при розподіленій обробці інформації та здійснюється оперативне інформаційне забезпечення менеджерів і фахівців усіх рівнів на об'єкті управління в повному обсязі.

8. Наявність зв'язку даного об'єкта управління з мережами зовнішнього середовища, тобто з такими об'єктами управління, які, прямо або не прямо взаємопов'язані і взаємозалежні. Це і організації вищого рівня (вищі за субординацією та територіальні організації), й організації-партнери, банки, різні інформаційні центри тощо.

Зазначені основні принципи є базою при створенні системи об'єктивного інформаційного забезпечення менеджменту на об'єкті управління. Принципова схема потоків інформації в системі має такий вигляд, як зазначено на рис. 4.1.

Рис. 4.1 – Схема потоків інформації в системі об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту на об’єкті управління

Як бачимо, первинна інформація, що виникає після виробничих (масових), господарських та інших (поодиноких) операцій і процесів, а також нормативна, планова, договірна, довідкова та інша умовно-постійна інформація, регламентуюча інформація, форми вхідних та вихідних документів і тексти-заготовки вводяться за відповідними режимами різними ПЕОМ (АРМ користувача — технічного працівника, менеджера чи фахівця), де обробляється за розробленими алгоритмами. При цьому також використовується й відповідна інформація розподіленої бази (баз) даних, яка розміщена на магнітних носіях централізованої ПЕОМ. Оброблена в такий спосіб інформація формується на центральній або інших ПЕОМ, а потім видається користувачеві по команді регламентуючої інформації в автоматичному (за ознакою критерії втручання) і в автоматизованому (за ознакою в який строк) режимі на екран ПЕОМ, якою є АРМ того чи того менеджера (фахівця), або на паперовий носій. Менеджер, у свою чергу, може запросити в режимі консультацій додаткову інформацію від АРМ іншого користувача (експерта, консультанта, іншого фахівця); від ПЕОМ (сервер), яка пов'язана з об'єктами управління зовнішнього середовища через зовнішню комп'ютерну мережу.

Зазначимо, що розподілена база (бази) даних, у свою чергу, поповнюється відповідною інформацією і від АРМ користувача низового рівня, і від АРМ менеджера іншого рівня та фахівця, а також від ПЕОМ (сервер), яка пов'язана з об'єктами управління зовнішнього середовища.

Принципову схему локальної мережі об'єкта управління і її зв'язок з глобальною або іншою зовнішньою комп'ютерною мережею проілюстровано на рис. 4.2.

Рис. 4.2 – Схема локальної мережі об’єкта управління та її зв’язок

з глобальною або зовнішньою комп’ютерною мережею

Таким чином, система об'єктивного інформаційного забезпечення менеджменту, концепція якої щойно розглянута, разом з механізмом інформування менеджерів і фахівців різних рівнів, яка діє на об'єкті управління в структурі системи автоматизованого збирання й обробки інформації в ритмі виробництва при безпаперовій інформаційній технології, своєчасно і в повному обсязі може обслуговувати всіх користувачів вірогідною об'єктивно необхідною інформацією згідно з їхніми функціональними обов'язками, посадовими правами і мірою відповідальності за доручену справу.