Комунікація в управлінському процесі

Комунікації – це не тільки обмін інформацією, її змістом але і різні форми зв'язку між людьми, що спрямовані на досягнення цілей компанії. У такому контексті доцільно розглянути існуючі види і технологію комунікацій, сутність цих процесів у досягненні конкретних цілей керування компанією. Це обумовлено тим, щокласифікаційні ознаки комунікацій покладені в основу структури керування компанією, делегування повноважень, стосунків людей та ін.

Усе різноманіття форм комунікацій можна систематизувати, користуючись певними класифікаційними ознаками (за видами і технологіями). Види комунікацій поділяються:

1) за характером взаємодії;

2) за терміном дії;

3) за типом зв'язку;

4) за організаційними ознаками;

5) за кількістю учасників;

6) за сферою діяльності.

За терміном дії комунікації поділяються на епізодичні, що виникають для вирішення поодиночних завдань, у випадку виникнення форс-мажорних обставин, регулярні (робочі, плані, ділові) – мета яких підтримка постійних ділових стосунків.

За сферою діяльності розрізняють виробничі, науково-дослідні, невиробничі зв'язки. Така класифікація обумовлена особливостями виробничого процесу i технологією виробництва.

Мета організаційного принципу класифікації пов'язати в єдине ціле канали зв'язку з організаційною структурою, адже коли потоки інформації підпорядковуються принципам координації i контролю, стає можливим планування i розподіл існуючих каналів зв’язку.

За кількістю учасників можна виділити однобічні (коли icнyє тільки канал прямого зв'язку; наприклад, наказ керівника не підлягає оскарженню i дискусії, а вимагає негайного виконання), двосторонні (з елементами зворотного зв'язку; широко представлені в компаніях, побудованих за принципами демократичності, цілісності зусиль i діалогу) i багатобічної комунікації (виникають при розв'язанні екстрених ситуацій, коли необхідна достатня різноманітність пропозицій щодо вирішення проблеми).

Технологія комунікацій – цілеспрямована сукупність інформаційних процесів, що активно використовує засоби оргтехніки, системи обробки і способи доступу до інформації, поєднує системи зв'язку з комунікативними якостями людини. Технологія комунікацій включає форму фіксації повідомлення, канал зв'язку, яким дана інформація передана, форму і метод передачі. Повідомлення можна фіксувати у вигляді записки, протоколу, розпорядження, указу, магнітних носіїв та ін.

Фіксування інформації найпотужніший засіб компанії і функціонування підприємницької діяльності. Фінансові системи кредитування, контракти з клієнтами, податкові декларації, платіжні доручення завжди матеріалізуються у вигляді документів строгої звітності і викликають у партнера довіру, а отже, бажання до співробітництва. У той же час, для цього способу комунікації характерні великі виграти часу на передачу інформації, труднощі відображення всіх деталей подій, і відповідальність сторін за обмін інформацією.

Нефіксованим повідомленням характерна швидкість передачі, великий обсяг переданих даних (що не завжди є ефективним, тому що обсяг зайвої інформації також збільшується), конфіденційність, і порівняно невеликі витрати на передачу повідомлень. З іншого боку, використання нефіксованих повідомлень обмежене у зв'язку з ризиком одержання неперевіреної інформації, а притягти до відповідальності відправника вкрай складно. Тому джерела поширення даного виду комунікацій бажано перевіряти і контролювати.

Для того щоб якісно охарактеризувати сучасну систему комунікацій компанії, не досить розглянути її види і технологію. Не менш важливим елементом комунікаційного процесу є сама інформація, той економічний ресурс компанії, заради якого і створюється складна система інформаційного забезпечення.

Для того щоб керуюча система якісно виконувала свої функції і не “потонула” в інформаційному шумі, застосовується комплексний підхід до використання потоків інформації різними рівнями керування:

1) обмеження первинних інформаційний потоків, що надходять на верхні рівні керування;

2) розвиток горизонтальних і перехресних потоків інформації;

3) посилення інтенсивності вертикальних інформаційних потоків згідно зростаючої організаційної структури організації.

Комунікаційна мережа компанії – це об'єднання певним чином працівників, що беруть участь у комунікаційному процесі за допомогою потоків інформації чи сигналів.

Сигнал – це перетворена в символи інформація, одержувана на етапі передачі.

При аналізі мережі комунікацій розглядаються не працівники, а комунікативні відносини між ними. Створена керівництвом комунікаційна мережа розглянута вище, як класифікація системи комунікацій, утворює реальну організаційну структуру компанії. Від того, як побудовані мережі комунікації, залежить ступінь ефективності діяльності функціональних підрозділів і зовнішньої політики компанії.