Інформаційні потоки в організації

Інформаційний потік – це сукупність повідомлень, які циркулюють у системі і необхідні для здійснення процесів управління. Інформаційний потік характеризується: джерелом виникнення, напрямом, періодичністю, ступенем сталості, структурою, обсягом і щільністю, видом носія інформації, інформаційною ємністю окремих повідомлень, ступенем використання.

Горизонтальний інформаційний потік пов'язує органи управління, які знаходяться на одному рівні.

Вертикальний інформаційний потік пов'язує органи управління різних рівнів. Вертикальний інформаційний потік може бути висхідним і низхідним, тобто спрямованим від вищестоящих органів управління до нижчестоящих і навпаки.

Інформація може бути класифікована за рядом ознак:

· функціональним призначенням і характером діяльності структурних підрозділів;

· за відношенням повідомлення до суб'єкта, який управляє структурним підрозділом;

· за типом зв'язку структурного підрозділу і зовнішнього середовища (прямий і зворотній обмін інформацією шляхом здійснення постійних контактів, проведення прес-конференцій, брифінгів, інформаційних зустрічей);

· за відношенням до цільової функції структурного підрозділу;

· за логічним змістом (поділ на інформацію про суб'єкти органу управління, об'єкти його управлінського впливу: регіони, підприємства і організації, громадяни та ін.) та притаманними їм властивостями і відношеннями;

· за фізичною формою подання (усна доповідь; повідомлення на папері у вигляді текстів, анкет, таблиць, графіків та ін.; електронний варіант – надходження електронною поштою, факсом, з інформаційних систем, на новітніх носіях інформації; у вигляді аудіо-та відеокасет; книги, журнали, газети);

· за процедурою перетворення (імовірнісні, соціологічні, моделюючі, аналітичні, обчислювальні);

· за ступенем перетворення (основна або така, що надходить; опрацьована в аналітичні або прогнозні записки, теле-, фото-, радіоматеріали; згрупована в інформаційні бюлетені та ін.).

З позицій соціального управління виділяють такі ознаки класифікації інформації:

· межі фіксації (така, що підлягає або не підлягає реєстрації);

· ступінь додаткового опрацювання перед використанням;

· сфера використання (універсальна, що використовується у всіх управлінських структурах - довідки, положення, накази керівництва; спеціалізована, яка використовується тільки в тих або інших структурах);

· ступінь комплектності (комплектна, документальна, тобто придатна для використання у початковому вигляді; некомплектна, тобто використовувана лише у зв'язку з іншими видами даних та відомостей);

· ємність і стабільність (вичерпна, яка не потребує доповнень; така, що потребує доповнень; постійна; змінна; така, що характеризує ймовірність настання події);

· форма і спосіб одержання (надходить з органу управління, шляхом вивчення статей та інших публікацій, проведення моніторингів, дослідження громадської думки, обміну досвідом, роботи різних інформаційних підрозділів);

· впорядкованість (систематизована; відомості про норма­тивно-правові акти, що приймаються державними структурами; регламентована у часі, просторі, за особами, джерелами опублікування і змістом).

Інформаційні потоки можуть також відрізнятися залежно від:

· напряму руху (від структурних підрозділів до органу управління і, навпаки, від суб'єкта до об'єкта керуючого впливу);

· якісного змісту (виокремлення цінної за змістом інформації, від якої залежать певні керуючі дії, що спрямовані від структурних підрозділів);

· якісних характеристик (доцільно виділяти імовірнісні, семантичні та інші засоби інформації, використовувані в управлінському регулюванні і забезпеченні інших управлінських потреб).

Важливою основою для класифікації є джерело інформації. Джерелом може виступати як об'єкт, відображенням якого є інформація, так і суб'єкт, який створює і розповсюджує її.

Залежно від суб'єкта (органу управління або його працівника, який одержує, поширює й опрацьовує інформацію) розрізняють аналітичну, прогнозну, довідкову, ознайомчу, рекомендаційну та іншу інформацію.

Серед найважливіших видів джерел інформації для підприємства можна виділити:

· джерела всередині самої організації: спеціалізовані групи співробітників, періодичні звіти, різноманітні інформаційні зв'язки;

· інші організації: постачальники, рекламні агентства та засоби масової інформації, замовники, конкуренти;

· опубліковані джерела (звіти урядових організацій, звіти торгових організацій, наукові публікації, довідники);

· інформаційна індустрія: організації, які займаються дослідженнями в галузі маркетингу; спеціалізовані агентства та ін.

Загальні вимоги до структури і функціональних властивостей елементів системи збирання, опрацювання, зберігання і розповсюдження інформації з використанням сучасних електронних технологій дозволяють окреслити певний організаційний інформаційно-технологічний простір, систему, у якій відбувається опрацювання інформаційного ресурсу, що надходить із зовнішнього середовища. Одержані та опрацьовані інформаційні ресурси використовуються для прийняття управлінських рішень щодо діяльності об’єкта управління – організації, причому інформація (у вигляді відповідних повідомлень) про діяльність організації надходить у зовнішнє середовище.

Розрізняють чотири види інформаційних потоків у організації:

1. Обмін між організацією та зовнішнім середовищем (маркетинг, реклама, зв'язки з громадськістю).

2. Міжрівневий обмін інформацією в організації:

· низхідні потоки інформації, якими повідомляють підлеглим про поточні завдання, конкретні доручення, зміну пріоритетів та ін.;

· висхідні потоки інформації - звіти про виконання завдань, пропозиції з удосконалення технології та ін., за допомогою яких керівництво інформують про поточні та можливі проблеми, про можливі варіанти рішень.

3. Горизонтальний обмін інформацією:

· наради керівників суміжних підрозділів, задіяних у виконанні спільних завдань;

· наради керівників підрозділів, які мають схожі виробничі завдання;

· робота у межах робочих груп (управління проектом).

4. Неформальний обмін інформацією:

· обговорення виробничих питань під час неформальних зустрічей (під час обідньої перерви, святкових заходів та ін.);

· чутки, основною причиною яких є дефіцит офіційної інформації. Дослідження свідчать, що чутки бувають на 80-90% точними (за винятком випадків надто емоційно забарвленої інформації). Чутки є надзвичайно впливовим чинником обміну інформацією в організації.