Составление и оформление распорядительных документов

Руководство любой организации наделяется правом осуществлять распорядительно-исполнительную деятельность и издавать распорядительные документы.

Назначение распорядительной документации – регулировать и координировать деятельность, которая позволит органу управления:

1. обеспечить реализацию поставленных задач.

2. получить максимальный эффект от своей деятельности.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать положениям действующего законодательства.

Первая стадия разработки проекта распорядительного документа - определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить. Прежде всего, изучают законодательные акты и правительственные постановления, ранее издававшиеся по данному вопросу распорядительные документы. Затем приступают к составлению его проекта. Далее документ согласовывается и подписывается. Постановления и решения еще проходят стадию обсуждения.

Задание(приложение 4).

Используя формуляр-образец и заданные реквизиты составить: указание, распоряжение, решение, приказ. Выберите любое задание и составьте документ.

1. Составьте приказ по открытому акционерному обществу «Новосибирский завод химконцентратов» об утверждении инструкции по делопроизводству на заводе.- В констатирующей части укажите, что в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах, ведомствах Российской Федерации, утвержденной распоряжением Правительства Российской Федерации от 24.06.92 № 1118-р председателем Комитета по делам архивов при Правительстве РФ Пихоя П.Г., и с ГОСТ Р 6.30-97 канцелярией завода разработаны порядок прохождения документов и стандарты на организационно- распорядительную документацию. В распорядительной части утвердите инструкцию и поручите заведующей канцелярией обеспечить методическое руководство организацией делопроизводства на предприятии и установить контроль за соблюдением требований инструкции.

2. Составьте проект приказа по Электровакуумному заводу об установлении единого режима работы центральных складов. В констатирующей части отметьте, что отпуск цехам материалов со складов предприятия в течение рабочего дня нарушает нормальную работу складского аппарата. В распорядительной части укажите конкретные часы отпуска материалов со складов, назовите конкретных должностных лиц (в дирекции и цехах), которые отвечают за перевод складов на более рациональный режим работы. Остальные пункты в распорядительной части и другие реквизиты укажите самостоятельно.

3. Напишите проект приказа по ОАО «Оксид» об итогах документальной ревизии работы предприятия с 01.02.2000 по 01.09.2000. В акте ревизии зафиксированы следующие недостатки: не упорядочен учет личного состава, некоторые личные дела ИТР находятся в запущенном состоянии; у заведующего складом металлов Петрова Л.Н. оказались излишки листовой стали (320 кг) и недостача стальной ленты (185 кг); допускается необоснованное списание упаковочной бумаги, гвоздей и запасных частей для ремонта оборудования; в механическом цехе допущен перерасход припоя в количестве 60 кг; заведующим складским хозяйством П.И.Яковлевым несвоевременно отгружена поставщикам возвратная тара, за что заводом уплачен штраф в сумме 1,5 тыс. руб. Другие реквизиты укажите самостоятельно.

4. Составьте приказ по строительному кооперативу «Запуск» о неправильном использовании строительных отходов. В вводной части укажите, что при проверке работы склада пиломатериалов установлены факты отпуска в котельную для сжигания отходов пиломатериалов длиной свыше 20 см. В заключительной части следует предложить заведующему складом организовать работу по реализации отходов частным лицам.

5. Составьте приказ по предприятию «Сайл» об итогах ревизии по проверке финансового учета. В констатирующей части укажите, что ревизией обнаружены факты грубого нарушения финансового учета, полное отсутствие учета и отчетности по командировкам, отсутствие журнала учета доверенностей.

6. Составьте приказ об итогах работы с документами в 1998 г. в ОАО «Родина». В констатирующей части укажите на низкую требовательность руководителей подразделений к качеству подготовки документов и контроля за их исполнением. В распорядительной части обратите внимание руководителей на повышение требовательности к работникам в части работы с документами. Дайте задание сотруднику, отвечающему за делопроизводство, разработать меры по улучшению этой работы.

7. Напишите проект приказа директора Завода точного машиностроения о премировании работников планово-экономического отдела за досрочную разработку техпромфинплана. Премия выдается из фонда материального поощрения в размере 60% месячного оклада. Другие данные в тексте и реквизиты укажите самостоятельно.

8. Оформите приказ по основной деятельности, используя следующие данные:

Министерство образования Республики Беларусь ПРИКАЗ. 00.00.000Q. № 64 г. Минск. Об утверждении пример­ной номенклатуры дел и типового положения о постоянно действующей экспертной комиссии средних специальных учеб­ных заведений. В целях совершенствования работы с докумен­тами в средних специальных учебных заведениях ПРИКА­ЗЫВАЮ: 1. Утвердить примерную номенклатуру дел и типовое положение о постоянно действующей экспертной комиссии средних учебных заведений. 2. Учебным заведениям в работе со служебными документами руководствоваться утвержденной приказом министра от 00.00.0000 № 64 примерной номенклатурой дел. 3. Главному управлению по образованию установить постоянный контроль за работой со служебными документами в подведомственных учебных заведениях в соответствии с на­стоящим приказом. 4. Контроль за исполнением приказа воз­ложить на зам. министра А. В. Петрова.

Подписывает приказ министр образования Республики Беларусь.

9. Оформите выписку из приказа министра образования Рес­публики Беларусь от 00.00.0000 N° 64 по п. 2 распоряди­тельной части.

10. Составить документ, используя следующие реквизиты: 03.12.1887; №31; г.Минск; УКАЗАНИЕ; ООО«Трикотаж»; Генеральный директор подпись расшифровка подписи; О составлении графика отпусков на 1998г.; В целях составления графика отпусков на 1998г. ОБЯЗЫВАЮ: 1. Руководителей структурных подразделений представить в отдел кадров списки сотрудников с указанием предполагаемого срока очередного отпуска в 1998г. Срок предоставления -10.12.1997. 2. Отделу кадров составить сводный график отпусков работников ООО «Трикотаж» на 1998г. и представить его на утверждение дирекции. Срок представления - 24.12.1997. 3. Контроль за исполнением указания возложить на начальника отдела кадров B.C. Петрова.; Визы; В дело 1-6 Подпись 24.12.1997.

11. Составить документ, используя следующие реквизиты: РАСПОРЯЖЕНИЕ; 27.12.1997 №80; г. Минск; Об обеспечении сохранности бланков строгой отчетности; Приборостроительный завод «Антрон»; В целях обеспечения сохранности бланков строгой отчетности: 1. Назначить главного бухгалтера Ю.В. Чиновникову ответственной за поступление и хранение бланков строгой отчетности. 2. Создать комиссию по списанию бланков строгой отчетности в составе: Председатель - зам. генерального директора - В.Д. Селезнев. Члены комиссии: Старший бухгалтер A.M. Черноусова. Инспектор по кадрам Л.И. Муромова.; Визы; В дело 1-5 Подпись 28.12.1997; Генеральный директор Подпись Расшифровка подписи.

12. Составьте документ, используя следующие реквизиты: УКАЗАНИЕ; О графике отпусков на 2001г.; 00.00.2000; № ; СГУТиКД; Для

составления графика отпусков на 2001г. ПРЕДЛАГАЮ: 1. Руководителям структурных подразделений представить секретарю списки работников с указанием предполагаемых сроков очередных отпусков в 2001г. Срок представления списков - 00.00.2000. 2. Секретарю составить сводный график отпусков работников предприятия на 2001г. И представить его на утверждение директору предприятия. Срок представления графика -

00.00.20000.; Визы; В дело №___ Подпись исполнителя 00.00.2000; Директор предприятия

подпись И.О.Фамилия.

13. Составьте документ, используя следующие реквизиты: РАСПОРЯЖЕНИЕ. О проведении служебного расследования. ЗАО «ФОРУМ»; 00.00.2002; № 5; Генеральный директор подпись Р.И. Татищев; rasp5.doc; Соловьева 23-61-26; В связи с фактом утраты 2 документов, имеющих гриф «Конфиденциально», в управлении делами ПРЕДЛАГАЮ: 1. Заместителю генерального директора B.C. Дмитриеву создать рабочую группу для проведения служебного расследования до 00.00.2002. 2. Рабочей группе установить причины и виновных в утрате документов. О результатах работы группы доложить на диспетчерском совещании 00.00.2002. 3. Начальнику управления делами И.П. Крамскому подготовить план мероприятий по усилению обеспечения сохранности документов, имеющих грифы «ДСП», «Конфиденциально», и представить мне на рассмотрение до 00.00.2002. 4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя директора В.И. Иванова.; Претров 53-62-86; Генеральный директор подпись Р.И. Тратников.

14. Составьте документ, используя следующие реквизиты: РЕШЕНИЕ; Общего собрания акционеров; ОАО «АКЦЕПТ»; 27.01.2002; № 1; Председатель общего собрания подпись В.Л. Кравец; Секретарь подпись О.Р. Туманова; Общее ежегодное собрание акционеров ОАО «Акцепт» в связи с перерегистрацией акционерного общества РЕШИЛО: 1. Утвердить новую редакцию Устава ОАО «Акцепт» со следующими изменениями: в ст. «Управление обществом» исключить подп.4 из п. 8.5. 2. Исполнительному органу общества внести указанные изменения в учредительные документы и поручить зарегистрировать ОАО «Акцепт» в соответствии с гражданским законодательством РФ до 15.02.2002.

Список литературы:

1. Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности. Учебное пособие. Издательство: Бизнес-пресса. 2007.

2. Основы делопроизводства и язык служебного документа. Н. Н. Шувалова, А. Ю. Иванова. Издательство: Феникс. 2007.

3. Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности. Учебное пособие. Издательство: Бизнес-пресса. 2007.

4. Лопатникова Е.А. Делопроизводство: Образцы документов с комментариями. Практическое пособие по составлению и оформлению документов организации (учреждения, предприятия). 5-е изд., 2008, - 319с.

5. Основы управленческой деятельности. Учебник. В. Г. Шипунов, Е. Н. Кишкель. Издательство: Высшая школа. 2000, -304с.

6. Сологуб О. П. Делопроизводство. Составление, редактирование и обработка документов. Учебное пособие. 2-е издание. Издательство: Омега-Л. 2008.

7. Андреянова В.В. Как правильно подготовить и оформить приказ. Издательство: Инфра-М, 2003, -87с.

Басаков М.И. Приказ и деловое письмо: требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003. практическое пособие, 9-е изд., доп. и перераб. Издательство: Феникс. 2009, -249с.

9. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере: Формуляры-образцы документов; Организация работы с документами; Система делопроизводства на предприятии; Организация архивного дела; Компьютерное обеспечение делопроизводства Изд. 7-е, перераб., доп. Издательство: ИД Герда. 2002,- 288с.

10. Основы управленческой деятельности. Учебник. В. Г. Шипунов, Е. Н. Кишкель. Издательство: Высшая школа. 2000, -304с.

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ 10.