Наймите дополнительный персонал для работы на стенде

Обслуживание стенда — это не дополнительный приработок, и оно не должно превращаться в праздник для персонала. Решите сами, сколько человек там должно находится в каждый определенный момент времени, и направьте туда самых лучших торговых и технических работников. Обеспечьте достаточное количество специалистов для демонстрации Вашей продукции в любое время, с учетом часов пик. Организуйте перерывы для отдыха. Старайтесь сохранять на стенде один состав персонала в течение всей выставки, чтобы он день ото дня совершенствовал свой опыт и работал слаженно. Помните, даже в футболе разрешается менять игроков только дважды.

Назначьте ответственных работников стенда из штата для работы на стенде.

Предупредите сотрудников, что в их рабочем графике и, естественно, в личной жизни произойдут изменения. Все праздники придется отменить. Быть может, Ваш главный «продавец», вероятно, запланировал медовый месяц или переезд на новую квартиру.

Обучите персонал работе на стенде.

В первые дни работы на выставке экспонент тратит больше времени, отвечая на вопросы обслуживающего персонала, чем на работу с посетителями. Обучите персонал коллективной работе, и он будет действовать как единая команда. Расскажите им, какие цели преследует Ваша компания, участвуя в этой выставке. Расскажите все о выставке, а также о тех отраслях промышленности, на которые она нацелена. Объясните, как нужно себя вести с «промышленными шпионами» и как с представителями конкурирующих с Вами фирм.

Сопоставьте график работы персонала на стенде.

Лучше всего установить короткие периоды работы с перерывами. На два часа работы достаточно перерыва в 20 минут. Убедитесь, что персонал хорошо знает установленное время перерывов, планировку выставочного павильона и как пройти со стенда в то место, где можно отдохнуть. Спланируйте работу во время наибольшего наплыва посетителей. Отсутствие некоторых сотрудников на стенде возможно только после спада посетителей. Данные о количестве посетителей в определенные часы можно взять у организаторов.

Пригласите своих агентов из-за рубежа.

Вашим агентам за рубежом необходимо послать наиболее полную информацию о Вашем участии в выставке за несколько Месяцев до ее открытия. Для заключения экспортных контрактов не забудьте пригласить и других экспертов из-за рубежа. Информируйте их письменно обо всех новых достижениях, которые Вы собираетесь представить на этой выставке.

Обеспечьте бронирование необходимого числа мест в гостинице для своего персонала и зарубежных агентов.

Сделайте это заранее. Другой участник выставки сделает то же самое, и мест может не быть. При расселении персонала проследите, чтобы гостиница была не самой дорогой, а самое удобное — близко к выставочному центру и недалеко от города.

Подготовьте список посетителей.

Время, затраченное на подготовку пофамильного списка посетителей, окупится впоследствии. Ищите новые фамилии для новых дел, обратитесь к существующим контактам для продолжения сотрудничества. Обзвоните основных клиентов и выясните, в какой день и в какое время они посетят Ваш стенд.

Закажите пригласительные билеты и значки участников.

Заполните соответствующие бланки организаторов вовремя. В противном случае Вашим сотрудникам придется тратить на это драгоценное время в день открытия, либо платить за вход на выставку.

Разошлите пригласительные билеты.

Доставка пригласительных билетов может быть поручена представителю Вашей фирмы. Позаботьтесь, чтобы билеты не были отправлены слишком рано, иначе утеряются, но и не слишком поздно, иначе у Ваших деловых партнеров не будет времени для подготовки к посещению выставки.

Отправьте приглашение за границу.

Не исключено, что Ваши зарубежные партнеры, возможно, планируют на это время деловую поездку. Тогда они смогут посетить Вашу выставку по пути. В любом случае Вы должны предоставить им полную информацию.

Организуйте рассылку приглашений в своей стране.

Подумайте, может быть, стоит вложить в пакет письмо или каталог, а может быть, приглашение на прием. Решите, что Вы можете позволить и что может привлечь наиболее нужного Вам посетителя.

Спланируйте рекламную и информационную работу.

Попросите Ваших специалистов в области рекламы разработать скоординированный план на основе всех доступных средств массовой информации. Проведите тщательный маркетинг, изучите работу конкурентов, графики проведения аналогичных выставок в других городах, странах. Постарайтесь связать свои планы с любыми проектами, которые есть у организаторов.