Довідково-інформаційні документи

Запрошення (повідомлення)

Запрошення— це документ, що містить коротку інформацію про подію або захід і адресується конкретній особі, особам чи організації. Запрошуючи взяти активну або пасивну участь в анонсованому заході, цей документ завжди повинен бути за змістом увічливим та коректним і містити дані про дату, місце, час, характер зібрання й умови, що висуваються перед його учасниками.

Реквізити:

1. Назва документа.

2. Звертання до адресата (у Кл. відмінку):

§ статус (посада);

§ прізвище;

§ ім'я;

§ ім'я по батькові.

3. Текст, що містить:

§ дату й час заходу;

§ місце проведення;

§ назву заходу;

§ порядок денний, тематику подій;

§ прізвища доповідачів у послідовності заявленого виступу;

§ маршрут проїзду (якщо треба);

§ контактний телефон для довідок.

4. Посада (статус), підпис, ініціали та прізвище адресанта або назва структури, яка запрошує.

5. Печатка (якщо треба).

Текст запрошення (повідомлення) залежить від характеру заходу, статусу й місця, яке відводиться в ньому адресатові.

Документ може бути й без назви і починатися з шанобливого звертання у Кл. відмінку:

§ Шановний (-а, -і )...

§ Глибокошановний (-а, -і)...

§ Вельмишановний (-а, і)...

§ Добродію (-йко, -ї)...

§ Пане (- і, -ове)... тощо.

За формуляром і змістом цей документ подібний до службового листа-запрошення, оголошення чи об'яви.

Увага! Звертаючись до декількох осіб, займенники ви, вам, вас... слід писати з малої букви.

Зразок:

Запрошення

Вельмишановні пані Ольго та пане Сергію!

Запрошуємо вас на ювілейні урочистості, присвячені 70-річчю від дня народження та 50-річчю творчої діяльності народного артиста України Петренка Івана Семеновича, що відбудуться 4 квітня 2005 р. у Будинку актора (пр.Миру 3) о 17.00.

Голова Одеського театрального

товариства (підпис) В. М. Шаповалов

Оголошення (об’ява)

Оголошення— це документ, у якому міститься необхідна інформація. За змістом оголошення поділяються на два види:

1. Організаційні — оголошення про подію чи захід.

2. Рекламні — оголошення про навчання, роботу, послуги, пропозиції тощо.

Організаційні оголошення адресуються як конкретній групі осіб, так і широким верствам населення. Зміст рекламних оголошень розраховано на широкий загал.

Як організаційні, так і рекламні оголошення за формою бувають: писані, мальовані, комбіновані, відтворені механічним способом та ін.

Сучасний рівень поліграфічного виробництва, копіювальної техніки забезпечує великі можливості пошуків найрізноманітніших шрифтових і кольорових варіантів цього документа.

Текст будь-яких оголошень повинен бути лаконічним, конкретним і містити вичерпну інформацію про дату, час, місце та зміст події чи заходу. Рекламні оголошення повинні висвітлювати перелік послуг, товарів, їхню ціну тощо.

Оголошення про запрошення на роботу, навчання, пропозиції щодо подорожей івідпочинку включають умови, переваги, пільги, оплату та інші дані.

Розрізняють оголошення:

— службові — підприємств, навчальних закладів, державних установ, організацій, фірм, агентств тощо;

— особисті — приватної особи чи групи осіб.

Реквізити:

1. Назва документа.

2. Текст, що містить:

— дату;

— час;

— адресу місцяпроведення;

— організатора (відповідального);

— порядок денний (зміст) заходу;

— коло осіб, яких запрошено;

— умови входу (вільний чи платний);

— способи проїзду (для зовнішніх).

3. Назва структурного підрозділу чи колегіального органу, або посада і прізвище особи, яка дає оголошення (якщо треба).

Зразок оголошення про заходи:

Оголошення

До уваги власників акцій АТ «Міжнародний фонд промислових інвестицій «Нафтагазпром»!

17 грудня 2005 р. о 13.00 у ПМ «Юність» відбудуться загальні збори акціонерів. Реєстрація з 11.00 за свідоцтвами, що посвідчують право власності на акції, а для представників акціонерів — за довіреністю.

Порядок денний:

1. Звіт голови правління за господарський 2005 р.

2. Звіт ревізійної комісії.

3. Затвердження річного звіту та балансу.

4. Затвердження розподілу чистого прибутку за 2005р. та нормативів розподілу на 2006 р.

5. Затвердження основних напрямів діяльності на 2006 р.

6. Різне.

Оргкомітет працює з 10.12.05щодня, крім неділі.

Тел. для довідок: 370-410, 351-298 з 9.00 до 18.00.

Їхати: трол. № 16,18 до зуп. «вул. Тобольська».

Правління АТ

Зразок оголошення про ліквідацію:

Оголошення

АТ «Промзварприлад» повідомляє про самоліквідацію з 11.05.2005. Претензії приймаються протягом 2 міс. від дня публікації цього повідомлення за адресою: Харків-176, вул. Ужгородська 57.

Тел. для довідок: 111-827, 111-834.

Правління АТ

Звіти

Звіт — документ, який містить відомості (інформацію) про результати діяльності за певний період часу, виконання заходів, доручень, завдань і подається керівникові структурного підрозділу, організації або до керівного органу.

Державна статистична й відомча цифрова звітність укладається на підставі уніфікованих форм (бланків) у відповідності до затверджених нормативних документів, які вказують порядок їх укладання та оформлення. Внутрішньоорганізаційна звітність менш регламентована щодо форми, ніж попередні.

Реквізити:

1. Ґриф затвердження — праворуч (для зовнішніх).

2. Штамп установи (якщо не на бланку) — для зовнішнього документа.

3. Назва документа.

4. Заголовок, який має такі дані, як:

—«про роботу атестаційної комісії»; «про роботу
відділу...», «про педагогічну (виробничу) практику...» тощо;

—термін звітності (з 09.01.2001 до 09.02.2002, за І квартал 2001 р. тощо);

—статус, посада й місце роботи (навчання) укладача;

—прізвище та ініціали укладача.

5. Текст, який має такі частини:

—вступ (зазначається обсяг завдань, які були поставлені перед установою, відділом чи конкретною особою за звітний період);

—основна частина (зміст, аналіз виконаної роботи, практики тощо);

—висновки (рекомендації, критичні зауваження щодо поліпшення чи вдосконалення форм або методів роботи, практики, перспективи на майбутнє).

6.Додаток (якщо є):

—службова (доповідна, пояснювальна) записка;

—довідкові матеріали;

—квитанції, проїзні документи, рахунки тощо про витрачені кошти (для фінансової звітності).

7. Підпис автора документа.

8. Посада керівника установи, його підпис, ініціали та прізвище (для зовнішніх).

9.Дата укладання.

10. Печатка (для зовнішніх).

Зразок: