В дальнейшем действия «Сохранить и провести документ» не будут расшифровываться подробно. Они будут означать то, что Вы только что проделали в последнем пункте

· При проведении документа система выведет сообщение о проведении. Ознакомьтесь с ним, закройте окно табло.

Так как сам диалог документа «исчез» с экрана, то следует открыть соответствующий ему журнал, чтобы можно было убедиться в том, что документ записан, а при необходимости и внести в него изменения. Однако при установке новой базы данных (в которой мы и работаем) в режиме Сервис → Индивидуальная настройка установлен «по умолчанию» режим «Открывать журнал при вводе документа». Поэтому журнал кадровых приказов будет открыт системой самостоятельно, как только Вы запишете новый документ — в нашем случае это «Приказ о приеме на работу».

Если же по какой-либо причине такая настройка снята, то откройте журнал самостоятельно - (Журналы → Кадры), в нем Вы увидите строку с только что веденным Вами документом.

Если Вы не увидели данной записи, то это не означает, что документа нет (если, конечно, Вы корректно проделали все вышеизложенное), а свидетельствует, что документ не попал в интервал видимости журнала. Для того чтобы исправить положение, нажмите пиктограмму или выберите пункт меню Действия → Интервал и установите интервал журнала таким, чтобы дата введенного Вами документа находилась внутри него.

Для того чтобы все журналы при открытии устанавливались с необходимым интервалом видимости, следует правильно установить интервал журналов «по умолчанию» (мы уже проделывали это). Для этого выбрать Сервис → Параметры → закладка Журналы и в открывшемся диалоге установить нужные значения, после чего сохранить настройку и согласиться с изменением интервала в открытых журналах, если это необходимо.

· Непосредственно из журнала кадровых приказов введите новый приказ на очередного сотрудника: Действия - Новый (или пиктограмма, или <Insert>) и выберите снова «Приказ о приеме на работу»;

=> Примите на работу главного бухгалтера, руководствуясь данными из таблицы, приведенной в Приложении 1.

=> При проведении документа система снова выведет сообщение проведении. Ознакомьтесь с ним, закройте окно табло.

· Теперь в журнале документов «Приказы по кадрам» имеются следующие записи:

· Закройте журнал документов, щелкнув мышью на кнопке /Закрыть/.

Выполняя предыдущее задание, Вы наверняка заметили, что вводить новых сотрудников можно непосредственно в справочник, а можно с помощью кадровых приказов. Второй способ предпочтительнее с точки зрения делопроизводства — так как автоматически формируются и номера кадровых приказов, и формы самого приказа для распечатки. Во всем остальном выбор способа ввода данных о сотрудниках остается исключительно за пользователем.

Теперь просмотрите, как выглядит справочник «Сотрудники», и введите остальных сотрудников согласно приведенной таблице (Приложение 1), формируя приказы непосредственно из справочника:

Последовательность действий:

· Откройте справочник «Сотрудники» (Справочники→Сотрудники);

· Обратите внимание на кнопки в нижней части окна справочника. Воспользуйтесь кнопкой /Новый приказ/ и выберите «Приказ о приеме на работу» для того, чтобы ввести приказы еще на пятерых сотрудников фирмы, причем допустим, что двое последних не работали с конца года, а приняты любой датой января;

При вводе последнего работника введите в справочник «Статьи издержек» обращения новый элемент «Налоги и сборы» (в режиме выбора из справочника);

· Просмотрите полученный список сотрудников:

Еще раз обратите внимание на кнопки в нижней части окна справочника. Сформируйте отчеты последовательно кнопками /Отчет по всем сотрудникам/ и /Отчет по сотруднику/, просмотрите их и закройте.

· Установите курсор на любой строке справочника и нажмите кнопку /История/ - Все реквизиты. Посмотрите историю изменения реквизитов элемента справочника, убедитесь, что последняя строка из двух имеющихся введена документом (есть сведения о приказе в колонке «Документ»), закройте окно просмотра истории (кнопка /Закрыть/).

Если в один день были внесены изменения в периодические реквизиты дважды — вручную и документом, то сведения, введенные документом, всегда будут для системы приоритетными. Это выражается в том, что в какой бы последовательности эти изменения ни вносились, изменения введенные документом будут стоять последними в хронологии этого дня и «перебивать» данные, введенные вручную.