Поняття про документ. Класифікація та вимоги до документів

Поняття “документ” (лат. доказ, свідоцтво) у сучасному контексті може декілька значень.

1) письмове офіційне свідчення, доказ юридичної сили, зафіксований на спеціальному папері (паспорт, свідоцтво про народження, диплом про освіту тощо);

2) діловий папір, що посвідчує певний юридичний факт, підтверджує дії, повноваження чи права конкретної особи (закон, акт, протокол, заповіт, доручення тощо);

3) матеріальний об’єкт, у якому міститься певна інформація (перфокарта, дискета, файл, кіно- і фотоплівка тощо);

4) історично достовірні письмові джерела (грамота, указ тощо).

З іншого боку, “документ – це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу” (див.: ДСТУ 2732-94).

У практиці діяльності державних установ, організацій і підприємств найчастіше використовують текстові документи ( на відміну від цифрових, куди відносять науково-технічні та економіко-статистичні документи), які виготовляються рукописним, машинописним чи друкарським способами.

Документування та організація роботи з документами, що охоплює сукупність форм, прийомів, способів і методів їх укладання й обробки, називається діловодством (справочинством).

Сучасний термін ”документаційне забезпечення управління” є інформаційно-технологічною складовою у сучасній організації діловодства.

Кожний документ складається з окремих елементів, які називають реквізитами, а сукупність розміщених у встановленій послідовності реквізитів складає формуляр документа. Формуляр також регламентований державним стандартом, тому для правильного укладання документа слід знати не тільки його реквізити, а й схему (модель) їх розташовування. У соціальному плані будь-який офіційний документ полі функціональний, тобто одночасно виконує декілька функцій, що й дозволяє йому задовольняти різноманітні людські потреби.

До загальних функцій документа належать:

- інформаційна – будь-який документ створюється для збереження інформації, оскільки необхідність її зафіксувати – причина укладання документа;

- соціальна – документ є соціально значущим об’єктом, оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою;

- комунікативна – документ виступає як засіб зв’язку між окремими елементами офіційної, громадської структури (закладами, установами, фірмами тощо);

- культурна – документ є засобом закріплення та передачі культурних традицій, що найкраще простежується на великих комплексах документів (науково-технічної сфери), де знаходить відображення рівень наукового, технічного і культурного розвитку суспільства.

До специфічних функцій документа належать:

- управлінська – документ є елементом управління; ця функція притаманна низці управлінських документів (плановим, звітним, інформаційно-розпорядчим та ін.). які спеціально створюються для реалізації завдань управління;

- правова – документ є засобом закріплення і змін правових норм та правовзаємин у суспільстві; ця функція є визначальною у законодавчих та правових нормативних актах, що створюються з метою фіксації правових норм і правових взаємин, а також будь-які документи, які набувають правової функції тимчасово (для використання як судовий доказ);

- історична – коли документ є джерелом відомостей про розвиток суспільства; цієї функції набуває певна частина документів лише після того, як вони виконають свою оперативну дієву роль і надійдуть до архіву на збереження.

Будь-який документ є складовою частиною відповідної системи документації

Офіційні (службові) документи залежно від сфери їх застосування і функціонування поділяються на управлінські, наукові, технічні (конструкторські), технологічні, виробничі та ін. Але тільки управлінські документи забезпечують порядок управління об’єктів як у межах держави, так і в окремій організації.

Основною класифікаційною ознакою конкретного документа є його зміст, зокрема, відношення зафіксованої у ньому інформації до особи, структури, предмета або до напрямку діяльності укладача чи адресата. Відповідно до цього та згідно з з унормованими вимогами вирізняють такі види документів:

За найменуванням:листи, заяви, телеграми, довідки, інструкції, службові записки, протоколи тощо.

За надходженням: службові й особисті. Службові створюються організаціями чи їх представниками, а особисті – окремими особами поза сферою їх службової діяльності.

За місцем виникнення: внутрішні (складені всередині організації) та зовнішні (створені для ділового спілкування з іншими організаціями.

За призначенням: організаційні, розпорядчі, довідково-організаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу.

За напрямком: вхідні й вихідні.

За формою:стандартні (регламентовані) та індивідуальні (нерегламентовані). Останні, як правило, торкаються якоїсь непередбачуваної ситуації, тому тут можливий індивідуальний тон викладу та емоційно забарвлений текст.

За строками виконання: звичайні безстрокові (виконуються за чергою), термінові (зі встановленням терміну виконання та дуже термінові ( з позначкою ”дуже терміново”).

За ступенем гласності: секретні (з позначкою “секретно”) і несекретні (для службового користування).

За стадіями створення: оригінали (основний і єдиний його примірник з підписами й засвідченнями), копії (точне відтворення оригіналу з позначкою “копія” вгорі праворуч), виписки (якщо треба відтворити частину документа), дублікати (якщо документ загублено).

За складністю: прості (односкладові) та складні.

За строками зберігання: постійні, тривалі (понад 10 років), тимчасові (до 10 років).

За технікою відтворення: рукописні й відтворені механічним способом.

За носієм інформації: оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці тощо.

На групи документи поділяються залежно від їх призначення:

До документації щодо особового складу відносять заяви, накази, автобіографії, характеристики, резюме, контракти з найму працівників, трудові книжки, особові листки з обліку кадрів.

До інформаційно-довідкових документів належать службові листи, звіти, доповідні та пояснювальні записки, зведення, повідомлення, оголошення, телеграми, телефоно- й радіограми, анотації, рецензії, відгуки, прес-релізи, статті, протоколи, довідки, повідомлення.

До документів з господарсько-договірної діяльності належать договори, контракти, трудові угоди.

До обліково-фінансових документів відносять акти, доручення, розписки, накладні, списки, таблиці.

У практиці діяльності державних установ і державної служби найчастіше зустрічаються укази, закони (видаються або затверджуються Президентом України), постанови (видаються Верховною Радою і Кабінетом Міністрів), рішення (видаються місцевими радами, інформаційні записки (тип службової записки, в якій подається інформація про певну діяльність конкретного підрозділу або події у межах певного часу для вищої інстанції).

Незважаючи на те, що існують найрізноманітніші типи документів, усі вони можуть бути повноцінним джерелом тільки за умови дотримання таких вимог:

1) видаватися повноважними органами або особами;

2) не суперечити чинному законодавству;

3) бути достовірними, базуватись на фактах і містити пропозиції або вказівки;

4) складатися за встановленою формою;

5) бути бездоганно відредагованими й оформленими.