ЗАГАЛЬНІ ВИМОГИ ДО УКЛАДАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТА

Адміністративно-канцелярський підстиль офіційно-ділового стилю СУЛМ використовується у виробничо-професійній сфері, правових відносинах та діловодстві.

Діловодство– це діяльність, яка включає процес документування та організацію роботи з документами, що охоплює сукупність форм, методів, прийомів, способів їх укладання й обробки.

Документ – поняття багатозначне. Енциклопедичний словник подає 4 значення:

- письмовий акт, здатний служити доказом юридичних відносин або юридичних фактів, що спричиняють правові наслідки;

- офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка...);

- достовірне історичне джерело;

- матеріальний об’єкт, у якому міститься певна інформація(диски, дискети, фотоплівка, папір...).

Отже, документ – це зафіксована за відповідною формою на матеріальному носієві інформація з реквізитами, які дозволяють її ідентифікувати. Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів, і відповідно - юридичну силу.

Юридична сила - здатність документа, яка надається йому чинним законодавством, компетенцією органу , що його видав, та встановленим порядком його оформлення. Юридична сила документа забезпечується встановленим для кожного різновиду документів комплексом реквізитів – обов’язкових елементів укладання документів. Держстандартом установлений не лише склад реквізитів (їх 31), але й зони, і послідовність їх розташування.

Для оформлення організаційно-розпорядчих документів використовують такі реквізити:

1. Державний Герб України (для державних організацій).

2. Емблема (логотип, фірмовий знак) організації.

3. Зображення нагород.

4. Код організації за класифікатором підприємств і організацій (УКПО).

5. Код форми документа за класифікатором управлінської документації (УКУД).

6. Назва міністерства чи відомства (для державних організацій).

7. Назва організації автора документа.

8. Назва структурного підрозділу.

9. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону (факсу), вихідні дані електронних засобів зв'язку, номер рахунка та назва банку.

10. Назва документа.

11. Дата.

12. Індекс (вихідний номер документа).

13. Посилання на індекс та дату вхідного документа.

14. Місце укладання та видання.

15. Гриф обмеження доступу до документа.

16. Адресат.

17. Гриф затвердження.

18. Резолюція.

19. Заголовок до тексту.

20. Позначка про контроль.

21. Текст.

22. Позначка про наявність додатка.

23. Підпис.

24. Гриф погодження.

25.Віза.

26.Відбиток печатки.

Позначка про засвідчення копії.

Прізвище виконавця та номер його телефону.

Позначка про виконання документа та направлення його до справи.

Позначка про виконання документа та направлення його до справи.

27. Позначка про надходження.

Реквізити бувають постійні (для виготовлення уніфікованих форм чи бланків документів) і змінні (які використовують під час їх безпосереднього укладання). Наявність того чи іншого реквізиту документа зумовлена назвою його виду, призначенням, змістом та підпорядкуваннямвищому органу. Реквізити в документі розміщують з урахуванням послідовності операцій його підготовки, оформлення й виконання.

Сукупність певних реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називається формуляром. Кожен вид документів має свій формуляр-зразок, тобто певну модель побудови однотипних документів. Аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, називається бланком.

Укладач документа завжди обмежений щодо форми та способу викладу певними правилами і мусить дотримуватися унормованих стандартів.

Стандартизація як провідна риса стилю є виправданою, оскільки полегшує та прискорює пошук потрібної інформації, її сприйняття, полегшує і прискорює процес укладання документа. Усі ділові папери за ступенем стандартизації умовно можна поділити на три категорії:

1. Документи з низьким рівнем стандартизації: бланк не передбачений, спосіб викладу тексту зумовлений ситуацією, обставинами, змістом тощо (заява, автобіографія, звіт, характеристика...);

2. Документи, у яких для зручності частину даних готують друкарським способом заздалегідь. Укладач підкреслює або викреслює потрібне вписує конкретну фактичну інформацію (довідка, перепустка, відомість, акт...);

3. Документи з високим ступенем стандартизації, у яких передбачено не лише формуляр, вид, розмір шрифту, а навіть частина тексту - вписується цілком конкретна інформація(атестат, паспорт, диплом...). Бланки цих документів мають високий рівень захисту(спеціальний папір, водяні знаки...).

Оскільки, документ - основний вид ділового мовлення, то під час укладання тексту будь-якого документа слід дотримуватися вимог, які продиктовані специфікою офіційно-ділового спілкування і специфікою стилю.

Текст-головна частина документа. Отже, виклад тексту документа повинен бути:

§ емоційно нейтральним;

§ об’єктивним і достовірним;

§ точним (не допускати подвійного тлумачення);

§ доступним для сприйняття і логічним;

§ переконливим і аргументованим;

§ узагальненим і завершеним;

§ текст повинен містити конкретні вказівки, висновки, пропозиції;

§ мати структурну і композиційну чіткість;

§ бути належним чином відредагованим і оформленим, розбірливим та охайним.

Більшість документів повинна бути придатною для тривалого зберігання.

Дотримання цих вимог дає змогу оперативно отримати й обробити потрібну інформацію, вчасно вжити доцільних заходів, зробити процес управління стабільним, передбачуваним і результативним.

Питання для самоконтролю

1. Назвати основні риси офіційно-ділового стилю.

2. Зробити порівняльну характеристику наукового та ділового стилів мовлення.

3. Назвати спільні та відмінні риси наукового та публіцистичного стилів мовлення.

4. Порівняти в лексичному стані художній та розмовний стиль мовлення.

5. Охарактеризуйте типи документів.

6. Визначте вимоги до оформлення документів.

7. Дайте визначення понять “діловодство”, “документ”, „юридична сила документа”.

8. Назвіть реквізити документів, затверджені держстандартом.

9. Охарактеризуйте категорії документів за ступенем стандартизації.

10. Назвіть вимоги , які висовуються до викладу тексту документа.

11.Дайте відповіді на питання тесту:

1. Обов’язкова інформація, властива кожному виду документів, називається:

а) грифом;

б) реквізитом;

в) індексом;

г) штампом.

2. Сукупність розміщених у встановленій послідовності реквізитів документа називається:

а) грифом;

б) формуляром;

в) індексом;

г) бланком.

3. Аркуш паперу з відтвореними реквізитами, що містять постійну інформацію, називається:

а) грифом;

б) формуляром;

в) бланком;

г) документом.

4. Слова „До відома”, „До наказу”, це:

а) віза; б) гриф;

в) резолюція; г) підпис.