Завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их

Технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих

Структурных подразделений при методической помощи и под контролем

Работников архива предприятия.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное

Оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше

Лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела

предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле;

Составление заверительной надписи дела (Рисунок 32); составление в

необходимых случаях внутренней описи документов дела (рисунок 33);

Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение

Названия организации, индекса и заголовка дела, даты заведения дела и др.).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат

частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не

Проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не

Нумеровать, заверительные надписи не составлять.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка

Расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов

Заверительной надписи и внутренней описи, нумеруют арабскими цифрами

Валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа,

Простым графическим карандашом или нумератором.

Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

оформляется по установленной форме (рисунок 34).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и

временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется

Соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов,

В необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения

(проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и

Т.п.).

На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет)

Хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности,

Оформленные в соответствии с существующими требованиями, ежегодно

Составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не

Составляются.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела

Временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела со

Специальной документацией (научные отчеты по темам, судебные и

Следственные дела, рационализаторские предложения и т.п.).

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _____

В деле подшито и пронумеровано листов,

(цифрами и прописью)

в том числе:

Литерные номера листов

;

Пропущенные номера листов

+ листов внутренней описи

Особенности физического состояния и формирования дела Номера

Листов

1 2

Наименование должности

Работника Подпись Расшифровка подписи

Дата

Рисунок 32 – Форма Листа-заверителя дела

На предприятии в каждом структурном подразделении описи на дела

Постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным

Методическим руководством архивной службы. По архивным описям

документы сдаются в архив. Описи, подготовленные __________структурными

Подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов ед. хр. N __________

N

п/п

Индекс

Документа

Дата

Документа

Заголовок документа Номера листов

Ед. хр.

Примечание

1 2 3 4 5 6

Итого

Документов.

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи

.

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

Составившего внутреннюю опись

Документов дела Подпись Расшифровка подписи

Дата

Рисунок 33 - Форма внутренней описи документов дела

Предприятия, которую готовит архив и по которой он сдает дела на

Государственное хранение.

При составлении описи дел соблюдаются требования, установленные

«Основными правилами работы архивов организаций» (одобрены решением

Коллегии Росархива от 06.02.2002). Описи дел составляются по

Установленной форме в трех экземплярах.

С момента заведения и до передачи в архив предприятия дела хранятся

По месту их формирования. Руководители структурных подразделений и

Сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за

Сохранность документов и дел.

Код гос. архива ______

Код организации ______

Ф. N

Oп. N

Д. N

(Наименование архивного учреждения)

(Наименование организации и структурного подразделения)

ДЕЛО N ______ ТОМ N ______

(Заголовок дела)

(Крайние даты)

На ______ листах

Хранить ________

Ф. N ________

Oп. N _______

Д.N _________

Рисунок 34 - Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет)

Хранения