И Табель унифицированных форм документов

Описание и анализ процедуры формирования дел в организации, целью

является проверка следующих моментов:

• как формируются заголовки дел;

• сразу ли исполненные документы подшиваются в дела;

• нет ли в одном деле документов разных видов и разных сроков

Хранения;

• не подшиваются ли в дела незаверенные копии, дубликаты,

Проекты документов;

• как подшиваются документы с разными сроками хранения;

• соблюдается ли хронологический порядок при формировании

Документов дел;

• нумеруются ли листы дела;

• составляются ли описи дел;

• проводится ли экспертиза ценности документов;

• как организовано уничтожение документов.

Разработка перечня локальных нормативных актов организации,

регламентирующих порядок документирования, цель: проверка наличия и

доработка:

O Номенклатуры дел,

O Положения о службе ДОУ,

O Должностных инструкций в службе ДОУ,

O Инструкции по делопроизводству,

O Табеля и Альбома форм документов,

O Положения об экспертной комиссии организации,

O Положения об архиве.

Результаты обработки данных обследования предприятия или организации

Необходимо представить графически, например, как на рисунках 25- 27.

35% 55%

5% 5%

Почта

Курьер

Факс

Эл/почта

Рисунок 25 - Диаграмма соотношения способов доставки документов

Последовательное выполнение перечисленных этапов обследования и

Анализа ДОУ в различных организациях позволит привести все процедуры

Работы с документами в соответствие с современной нормативной базой,

Облегчить процесс принятия решений руководителями и подготовить

Условия для внедрения компьютерных технологий в сферу ДОУ.

35%

10%

40%

10%

5%

Запросы ОВД

Запросы др. учр.

МЗ и СРПО

ТФОМС

Фирмы-

Поставщики

Рисунок 26 - Диаграмма состава авторов поступающей корреспонденции

206; 49%

25; 6%

151; 36%

6; 1%

22; 5%

6; 1% 5; 1% 6; 1%

Письма

Приказы

Запросы

Постановления

Договоры

Уведомления

Планы

Распоряжения

Рисунок 27- Диаграмма видов поступающих документов

Необходимо также построить оперограммы движения входящих и

Исходящих документов (по видам), как показано на рисунке 28.

Технологическая

Операция

Главный

Врач Секретарь

Начальник

ОДО

(исполнитель)

Делопроизводитель

Получение

Документов

Передача

Документов с

пометкой «лично»

Предварительное

Рассмотрение

Передача

Нерегистрируемых

Документов

Регистрация

Рассмотрение

Документов

Передача

Исполнителю

Исполнение и

Контроль

Подшивка в дело

Рисунок 28 - Оперограмма движения входящих документов

Если на предприятии или в организации отсутствует Инструкции по

Делопроизводству, то главным итогом выполнения исследования должна

Быть ее разработка. При наличии инструкции необходимо также разработать

Табель или Альбом унифицированных форм документов, применяемых в

Организации (на предприятии).

При смещении акцента анализа на оценку документирования какой-

Либо деятельности важно не потерять ни один документ из логической

Цепочки, определяющей решение конкретной задачи. Целесообразно

Построить схему документационных процессов, как, например, на рисунке

Где отражено документирование процесса технического обслуживания

(аварийно-технического обслуживания) лифтов. Все документы, варианты

Записей и образцы журналов, обозначенные на схеме, должны быть далее

Проанализированы. То есть логично будет появление далее, например,

Формы Журнала ежесменного осмотра лифтов (рисунок 30).

Анализ документационных процессов в специфических направлениях

Деятельности должен строиться на соответствующей нормативной базе. В

Приведенном выше примере необходимо обратиться, например, к

следующим документам:

А) Правила устройства и безопасной эксплуатации лифтов. ПБ 10-558-03.

Утвержденные Постановлением Госгортехнадзора России от

Г. № 31,

Б) Правила предоставления коммунальных услуг. Утвержденные

Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.1994 г.

№ 1099 (с изм. от 24.02.1995 г., 13.10. 1997 г.),

В) Положение о порядке организации эксплуатации лифтов в Российской

Федерации. Утвержденное Приказом Госстроя Российской федерации от

Г. № 158,

г) Положение о системе планово-предупредительных ремонтов лифтов.

Утвержденное приказом Министерства Российской Федерации по

Земельной политике, строительству и жилищно-коммунальному

Хозяйству от 17.08.1998 г. № 53.

Отраслевые нормативные акты определят и порядок