Количество экземпляров документа, если все документы готовятся в разном

Количестве экземпляров, а эта информация важна, и т. д. То есть, все, что

Есть в карте каждого документа и нужно и важно для организации, - можно

Учесть при выборе формы Табеля.

Формирование структуры Табеля (3-й этап) связан с особенностями

Организации.

Если организация крупная и в ней много подразделений, то логично

Классифицировать документы по подразделениям, а в Табеле перечислять

Виды форм документов, образующихся в деятельности каждого

подразделения. То есть: указывается подразделение (его название), потом

Формы документов этого подразделения и сведения из карты по каждому

Документу.

Если фирма (организация) маленькая, то можно классифицировать

Формы документов по функциям управления или по направлениям

Деятельности. Это опять же определит внутреннюю структуру табеля как

Классификационной схемы, в соответствии с которой будут даваться

Описания форм документов.

После определения структуры Табеля (названий колонок и деление

строк на группы) можно приступить к его заполнению, то есть к 4-му этапу –

Собственно составлению Табеля. Но предварительно должна быть проведена

Работа по оптимизации перечня форм документов в организации. Например,

Если анализ карт документов по подразделениям обнаружил использование

Докладных служебных и памятных записок одновременно и по одним и тем

Управленческим ситуациям, то логично оставить только одну форму

(докладную записку). Точно также, если были указания, распоряжения и

Предписания, как документы, используемые по одним и тем управленческим

ситуациям, то логично оставить тоже одну форму (например, распоряжение__________).

После оптимизации списка форм документов организации заполнение

Табеля осуществляется на основе карт документов.

Окончательно оформленный табель форм документов организации

Должен быть согласован со всеми руководителями подразделений и

Утвержден руководителем организации.

Табель является прекрасным инструментом и оптимизации, и

«инвентаризации» форм документов. Его наличие особенно необходимо в

Условиях автоматизированной подготовки и обработки документов.

Для введения разработанного Табеля в курсовом проекте необходимо

Подготовить проект соответствующего приказа.

Разработка Альбома форм документов, применяемых в

Организации

При проведении работ по совершенствованию документационного

Обеспечения управлении в организации разрабатывается Альбом форм

Документов (вслед за Табелем форм). Как правило, Табель и Альбом

Разрабатываются одновременно, так как в Альбом включаются

Унифицированные формы документов, зафиксированные в Табеле. Но можно

Альбом разрабатывать и использовать самостоятельно, без предварительной

Разработки Табеля.

Если Альбом разрабатывается одновременно с Табелем, то сбор

Исходных документов ведется одновременно со сбором сведений для Табеля

И заполнением карт документов. Если разрабатывается только Альбом, то

Отбираются образцы тех документов, которые будут в него включаться. Это

Могут быть только некоторые из видов и разновидностей документов,

Применяемых в организации. Например, может быть разработан Альбом

Форм деловой (или коммерческой) переписки или Альбом форм

Организационно-распорядительных документов и др. В любом случае

Необходимо иметь массив документов, который будет использоваться в

Качестве исходного материала для разработки форм документов.

При разработке Альбома выполняют следующие этапы.

Постановка задачи (определение назначения Альбома и состава

Документов).

Классификация форм документов с целью определения структуры

Альбома и распределения всех документов на две группы: а) имеющие

Унифицированные формы и б) нуждающиеся в унификации.

Унификация форм документов.

Формирование Альбома и подготовка инструктивных материалов

По применению форм документов, включенных в Альбом.

Если Альбом разрабатывается одновременно с Табелем, первый этап

Осуществляется при разработке Табеля, поэтому работа над Альбомом

Начинается с классификации документов на имеющие унифицированные

Формы и не имеющие их, а соответственно, нуждающиеся в унификации.

Чтобы правильно провести классификацию документов, нужно знать,