Предприятия, но и руководители структурных подразделений и некоторые

Должностные лица, то имеет смысл продумать и разработать бланки

Подразделений и должностных лиц кроме традиционных бланков (общего,

Для письма и для конкретного вида документа).

Необходимость описания правил подготовки кадровых документов и

Включения отдельного раздела в общую Инструкцию по делопроизводству

Определяется отсутствием кадрового подразделения (если фирма небольшая

И кадровые документы готовит секретарь или бухгалтер)

Выбор системы регистрации документов (централизованная,

Децентрализованная, смешанная) зависит от размеров и особенностей

Построения организации, степени оснащенности техническими средствами,

Наличия квалифицированного персонала. В свою очередь система

Регистрации документов влияет на описание ранее перечисленных разделов 5

– 10 в Инструкции по делопроизводству.

Если организация небольшая, то регистрацию входящих документов

Можно организовать после просмотра их руководителем. Такой порядок

Экономит время работника, проводящего регистрацию, так как к журналу он

Обращается один раз. При этом сразу записываются данные о самом

документе и сведения из резолюции руководителя. но данный вариант может

Быть использован при условии неукоснительного обеспечения сохранности

Документов руководителем и его постоянного присутствия на рабочем месте.

Последнее весьма проблематично.

Если в организации существует электронный документооборот, нужно

Продумать систему оперативного хранения электронных документов,

Определить круг лиц и критерии доступа. Даже если в организации процент

Электронной документации невелик, регистрацию электронных документов

Следует проводить в обязательном порядке. Для этого рекомендуется в

журнале/карточке регистрации в регистрационную форму добавить

Дополнительную графу, которая будет идентифицировать тип материального

носителя: НОСИТЕЛЬ (бумажный, факсовый, электронный документ).

Следует выделить категорию электронных документов, которые будут

Дублироваться на бумажный носитель.

Разработка Инструкции по делопроизводству с учетом перечисленных

Рекомендаций позволит создать нормативный документ, адаптированный к

Условиям конкретного предприятия, и устанавливающий общие правила и

Единый порядок документирования и организации работы с документами.

Положения инструкции распространяются как на традиционное

Делопроизводство, так и на работу с документами, создаваемыми средствами

Вычислительной техники.

Инструкция по ДОУ оформляется на общем бланке организации (см.

рисунок 15) и утверждается либо непосредственно подписью руководителя

Организации, либо распорядительным документом — приказом,

Распоряжением. В приказе дается указание на срок введения инструкции,

Называются ответственные исполнители, перечисляются организационные

Мероприятия, необходимые для введения инструкции (см. Рисунок 16). При

Утверждении Инструкции распорядительным документом ставится отметка о

Том, что она является приложением к распорядительному документу.

ОАО «Пилот» УТВЕРЖДЕНА

Приказом директора

От 31.01.2007 № 11

ИНСТРУКЦИЯ

20.01.2007 № 2

Г.Пенза

По документационному

Обеспечению управления

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ

ОРГАНИЗАЦИЯ СПРАВОЧНОЙ РАБОТЫ

ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ

Руководитель службы ДОУ И.О.Фамилия

Визы согласования руководителей

Структурных подразделений

Рисунок 15. Пример оформления Инструкции по ДОУ

Министерство здравоохранения и социального развития Пензенской области

Государственное учреждение здравоохранения

Пензенская областная клиническая больница им. Н.Н. Бурденко

ПРИКАЗ

15.03.2004 № 35

Об утверждении Инструкции

По делопроизводству

В целях совершенствования работы с документами

ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Пензенской областной

Клинической больнице им. Н.Н. Бурденко.

Персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции

Возложить на заведующих отделениями, начальников служб и отделов