Сроковую картотеку, другой экземпляр карточки ставится в справочную

Картотеку, построенную в порядке алфавита фамилий заявителей. По этой

Картотеке всегда можно дать ответ на запрос гражданина или учреждения о

Состоянии рассмотрения конкретного обращения. Значительно удобнее вести

Справочную работу при автоматизированной системе, дающей возможность

Навести справку по любому реквизиту документа.

Результаты решения вопроса, поставленного в обращении, сообщаются

заявителю. В соответствии со ст. 15 Закона РФ «О языках народов

Российской Федерации» (с изменениями от 24 июля 1998 г.) «Ответы на

Предложения, заявления и жалобы граждан Российской Федерации,

Направленные в государственные организации, на предприятия и в

Учреждения Российской Федерации, даются на языке обращения. В случае

Невозможности дать ответ на языке обращения используется

государственный язык Российской Федерации». Ответы должны быть

Исчерпывающими, соответствующими действующему законодательству.

Если конкретное выполнение решения поручено какому-либо другому

Органу, оно берется под контроль и об этом сообщается автору обращения, с

Указанием должности лица, на которое возложен контроль за исполнением

Принятого решения. Решение, принятое единолично компетентным

Должностным лицом, сообщается автору обращения от имени органа,

Которому подчинено должностное лицо. Решение, принятое коллегиальным

Органом, сообщается автору обращения со ссылкой на номер и дату принятия

Этого решения либо в виде выписки из решения или протокола. В

Письменной форме сообщаются и решения об отказе в положительном

Удовлетворении поднятых в обращении вопросов. При этом отказ должен

Быть аргументировано обоснован, указаны мотивы и основания отказа со

Ссылкой на действующее законодательство и решения компетентных

Органов.

В соответствии со статьей 14 нового Закона «О порядке рассмотрения

обращений граждан Российской Федерации» государственные органы,

Органы местного самоуправления и должностные лица осуществляют

Контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений, принимают

Меры по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав,

Свобод и законных интересов граждан.

Для этого сотрудник, ведущий делопроизводство по обращениям

Граждан, обязан систематически вести анализ этой категории документов.

Периодически (раз в месяц или квартал) составляются аналитические обзоры

или справки, в которых отражают вопросы, по которым были поданы

Обращения, их количество по каждому вопросу, количество положительных

И отрицательных решений. Кроме того, в справках указывается, сколько

Обращений было решено в срок, сколько с просроченным сроком исполнения

И почему. Такой анализ служит выявлению причин, порождающих

Нарушение прав и интересов граждан, изучению общественного мнения,

Совершенствованию работы государственных органов, предприятий,

Учреждений и организаций.

На каждом документе после окончательного решения и исполнения

делается надпись «В ДЕЛО» и ставится личная подпись должностного лица,

Принявшего это решение.

В соответствии с требованиями Типового положения, предложения,

Заявления, жалобы должны быть возвращены после их разрешения

Работникам, ведущим делопроизводство по обращениям, со всеми

Относящимися к ним материалами и экземпляром регистрационно-

Контрольной карточки для централизованного формирования дела и

Картотеки. Формирование и хранение дел у исполнителей запрещается.

Работник, ведущий текущее хранение обращений, формирует их в дела

Отдельно от общей переписки. При этом вместе с обращением подшивается

Копия ответа и все относящиеся к этому вопросу документы, собранные в

Процессе его рассмотрения, т.е. каждое обращение составляет в деле

Самостоятельную группу. Внутри дела эти группы документов по

Обращениям располагаются обычно по фамилиям заявителей в алфавитном

Порядке. Если в учреждение поступает большое количество обращений

Граждан, то каждое дело заводится по одной или нескольким начальным

Буквам фамилий заявителей. Например, предложения, заявления, жалобы

граждан на букву «А», «Б», «В» и т.д. Если обращений мало, они могут быть

Сгруппированы в одно-два дела. Коллективные письма сосредотачиваются в