Отбор форм документов для включения в табель

При выполнении первого этапа документы в организации или на

Предприятии обычно изучаются по группам (Таблица 7)

Таблица 7 – Группы документов в организации

Виды документов Разновидности документов

Документы, составляющие

Правовую базу деятельности

Организации

Законодательство, регулирующее данную сферу

Деятельности, нормативно-правовые акты

Федеральных органов исполнительной власти,

Органов власти и управления субъекта

Федерации, органов местного самоуправления,

Нормативные документы вышестоящей

Организации

Организационно-правовая

Документация организации

Устав или положение об организации,

Положения о подразделениях, Структура и

Штатная численность организации штатное

Расписание, должностные инструкции

Работников, правила внутреннего распорядка

Распорядительные документы

Организации

Приказы, указания, распоряжения руководства;

Решения коллегиальных органов по основной

Деятельности организации (они нужны для

Выявления форм документов, введенных в

Действие распорядительными документами)

Комплекс документов,

Составляющих нормативно-

Методическую базу

Делопроизводства и

Определяющих состав и

Технологию обработки

Документов

Инструкция по делопроизводству, правила

Составления и оформления документов,

Технологические инструкции по работе с

Документами, номенклатура дел организации

Этап сбора и анализа материала преследует две основные цели:

Выявление функций и задач, раскрывающих направления деятельности

Организации и создаваемых в процессе их реализации документов.

В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся

Определенной последовательностью их создания, постоянством (или

Относительным постоянством) формы. Сбор материала проводится в

Структурных подразделениях организации по всем направлениям

Деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в

карте документа (рисунок 17), в которую вносится следующая информация:

♦ Полное наименование формы документа, включая заголовок,

Если он имеется,

♦ Код формы,

♦ Имя файла (если имеется электронный вариант документов),

♦ Функция управления и задача (назначение документа), в

Процессе реализации которых создается документ. Например,

Штатное расписание создается в процессе реализации функции

«организация системы управления» и задачи «регламентация

численного и должностного состава».

♦ Сведения об основных этапах подготовки документа:

Подразделение-составитель, внешнее и внутреннее согласование,

Удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление

Печати), адресат документа, сведения о регистрации документа,

Контроле и месте хранения подлинника (или копии, если первый

Экземпляр документа отсылается в другое учреждение).

КАРТА

Документа__Приказ о приеме работников на работу_

Файл ___приказы___________________________________

Функция управления__Управление персоналом_________________

Решаемая задача __Подбор персонала_________________________

Код по ОКУД __02811518_____ Код внутренний_нет____________

Униф. форма _Т-1 Утверждена пост. Госкомстата от 05.01.2004 № 1

Подразделение-составитель _Отдел кадров____________________

Лицо, ответственное за подготовку Специалист 1-й категории____

Периодичность подготовки По мере необходимости_____________

Визы:

Руководитель подразделения, в которое поступает работник___

Руководитель отдела кадров_______________________________

Юрист_________________________________________________

4. Ознакомительная – самого работника______________________

Внешнее согласование нет__________________________________

Подписи___Генеральный директор____________________________

Утверждение:

Правовым актом __нет_____ должностным лицом ____нет___

Печать гербовая ___нет____ иная ____нет____________________

Место регистрации __Отдел кадров___ Кол-во экз. ___3_________

Адресат ____внутренний документ___________________________

Место хранения __1-й экз. – дело, 2-й – личное дело, 3-й – бухгалтерия

Рисунок 17 – Пример заполнения карты на приказ о приеме

Карты документов, собранных на первом этапе, в дальнейшем при

Работе над Табелем являются основным рабочим массивом.

Зафиксированные в них сведения далее используются для выработки

Структуры (классификационной схемы) Табеля и для отбора форм

Документов для включения в Табель.

На втором этапе после изучения карт документов и на основе анализа

Примерной формы Табеля осуществляется выбор наиболее целесообразной

Формы. Например, может быть исключена колонка 4, если нет собственного

Локального классификатора в организации. Может быть добавлена колонка