Оформление дел 10. Передача дел на

Архивное хранение

Составление

Описей дел

Оперативное

Хранение

Документов и дел

Передача дел на

Архивное хранение

Приведенный сравнительный анализ показывает, что любая

Инструкция по ДОУ должна включать в себя правила документирования,

Организацию работы с документами и порядок оперативного хранения

Документов.

В Инструкции по ДОУ обычно не отражаются правила работы со

Спецсистемами документации (конфиденциальной, бухгалтерской,

Финансовой, кадровой и т. п.), так как они регламентируются отдельно

издаваемыми документами инструктивного характера: правилами, порядком,

Положениями.

В приложение к Инструкции по ДОУ, как правило, включают:

Перечень документов, не подлежащих регистрации в журнале

Входящей корреспонденции.

Образец регистрационно-контрольной карточки.

Журнал регистрации входящих документов.

Образец углового (продольного) бланка письма.

Образец углового (продольного) общего бланка.

Образец углового (продольного) бланка конкретного вида документа

и/или должностного лица.

Образцы оформления организационных документов.

Образцы оформления распорядительных документов.

Образцы оформления справочно-информационных документов.

Образец согласования проекта распорядительного документа.

Перечень документов, подлежащих утверждению и на которых

Ставится круглая печать, в организации.

Бразец листа-заверителя дела.

Образец обложки дела.

Образец внутренней описи.

Образец формы номенклатуры дел.

Образец формы описи дел.

Образец акта об уничтожении дел.

Перечень документов, подлежащих обязательной постановке на

Контроль.

Современная практика организации ДОУ предлагает следующую

структуру построения Инструкции по делопроизводству на предприятии:

Общее положение

Подготовка служебных документов

Общие требования

Фирменные бланки

Требования к оформлению реквизитов

3. Оформление отдельных видов документов: приказ, распоряжение,

Протокол, письмо, докладная записка, акт и т.д.

Порядок согласования документов

Порядок удостоверения документов

Изготовление документов с помощью компьютерной техники

Организация документооборота

Прием, обработка и прохождение поступающих документов

Регистрация и учет документов

Организация справочной работы

Организация работы с отправляемыми документами

Контроль исполнения документов

Работа исполнителей с документами

Организация хранения документов

Составление и ведение номенклатуры дел

Порядок хранения документов

Формирование дел

Оформление дел

Оперативное хранение дел

Передача дел на архивное хранение

Ксерокопирование и тиражирование документов

Хранение, учет и использование бланков печатей и штампов

Использование факсимильной связи

Чтобы грамотно разработать разделы 2.2 и 2.3 Инструкции по

Делопроизводству необходимо знать установленные правила оформления 30

Реквизитов (ГОСТ Р 6.30-2003) и адаптировать их в конкретной организации.

В первом разделе следует подчеркнуть ответственность должностных

Лиц за работу с документами, в том числе с конфиденциальными. Здесь

Должна быть ссылка на существующую нормативную базу как в стране в

Целом, так и на предприятии, обозначены основные технические способы

Подготовки групп документов (компьютерный, машинописный, ручной).

Далее определяются требования к оформлению отдельных реквизитов

Документов и фирменных бланков. Если организация относится к

Государственной структуре, то на ее бланке нужно использовать герб РФ или

Субъекта РФ (негосударственные структуры не обладают такой

Прерогативой). В том же случае, когда на бланке намериваются разместить

Эмблему организации, использование герба РФ или субъекта РФ исключено.

Если название организации и сведения об организации «длинные», то

Есть заголовочная часть документов слишком объемная, будет удобнее

Использовать бланк с продольным расположением реквизитов. Это

Высвободит пространство для содержательной и оформляющей части

Будущих документов. Угловое же размещение реквизитов боле

Целесообразно при подготовке бланков для писем.

Если анализ организационно-правовых документов предприятия

(фирмы) показывает, что правом подписи обладает не только руководитель