Соответствует выполнению возложенных на аппарат управления задач

Проектная стадия начинается с разработки технического проекта, где

Должны быть выбраны, уточнены, взаимоувязаны и в целом согласованы

основные технологические схемы управленческих процессов:

• состав и порядок обработки основных документов;

• предлагаемый регламент работы;

• схемы организации административно-управленческих связей;

• рациональные формы документов;

• типовые тексты.

Для четкой организации документооборота необходимо получить

Сведения об объемах входящей и исходящей документации по видам

Документов, о распределении документов по документопотокам и наличии

Стандартных и унифицированных форм документации. Необходимо также

Точно установить, сколько и какие инстанции проходит документ каждого

Вида в ходе обработки. При этом особое внимание следует обратить на

Дублирование операций, излишние маршруты.

С использованием методов управленческого проектирования

Предприятиями разрабатываются следующие инструкции по

документационному обеспечению:

• типовые;

• примерные;

• индивидуальные.

Типовые инструкции по ДОУ разрабатываются для

Подведомственных однотипных учреждений министерствами и ведомствами

Соответствующей отрасли народного хозяйства.

Примерная инструкция по документационному обеспечению

Управления составляется для близких по структуре организаций схожих

Направлений деятельности с учетом требований Типовой инструкции, но без

Учета особенностей конкретной организации.

Организации на основе типовой и примерной инструкции

Разрабатывают индивидуальные инструкции применительно к конкретным

Условиям деятельности данной организации.

Так как инструкция содержит много указующих моментов, ее текст

Должен быть особенно точным и понятным. В инструкции используются

слова: «следует», «необходимо», «не допускается», «должен»,

«рекомендуется», «запрещается» и т. п. Инструкция является

Организационным документом длительного действия, поэтому в ней нет

Указаний на конкретных исполнителей, нет сроков исполнения.

Текст инструкции разбивается на разделы, пункты, подпункты.

Начинается инструкция с раздела «Общие положения», в котором излагаются

Цели, область применения и порядок пользования инструкцией. Изложение

Текста должно вестись или от третьего лица, или в безличной форме.

Например:

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность

За полноту и достоверность информации по исполнению документа.

или:

За формирование дел отвечают руководители структурных

Подразделений.

Структура текста инструкции зависит от целей создания, объема

Документационных работ и уровня автоматизации документационного

Обеспечения управления.

Сравним (Таблица 5) структуру текстов Типовой инструкции по

Делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, Типовой инструкций по

Делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти,

Примерной инструкции по делопроизводству в органах местного

Самоуправления Пензенской области и Инструкции по документационному

Обеспечению управления конкретной организации - Открытого акционерного

Общества.

Таблица 5 – Сравнение текстов различных Инструкций по ДОУ

Типовая

Инструкция по

Делопроизводству

В министерствах и

Ведомствах РФ

Типовая

Инструкция по

Делопроизводству

В федеральных

Органах

Исполнительной

Власти

Примерная

Инструкция по

Делопроизводству

В органах местного

Самоуправления

Пензенской

Области

Инструкция по

Документационному

Обеспечению

Управления -

Открытого

Акционерного

Общества

Общие

Положения

Общие

Положения

Общие

Положения

Общие положения

Документация

Министерства

Правила

Подготовки и

Оформления

Документов

(проектов

Законодательных

Актов РФ)

Прием,

Регистрация и

Рассмотрение

Входящей

Корреспонденции

Бланки организации

Правила

Подготовки и

Оформления

Документов

Организация

Документооборота и

Исполнения

Документов

Подготовка,

Оформление и

Размножение

Документов

Требования к

Оформлению

Документов

Поисковые

Системы по

Документам

Поисковая

Система по

Документам

Организация

Контроля и

Проверки

Исполнения

Служебных

Документов

Подготовка и

Оформление основных

Видов управленческих

Документов

Контроль

Исполнения

Документов

Контроль

Исполнения

Документов

Оформление и

Отправка исходящей

Корреспонденции

Организация

Приема, передачи и

Отправки

Корреспонденции

Работа

Исполнителей с

Документами

Организация

Работы с

Документами в

Делопроизводстве

Составление

Номенклатуры

Формирование

Дел и оформление

Организация

Оперативного

Хранения

Работа с

Обращениями

Граждан

Работа

Исполнителей с

Документами

Составление

Номенклатуры дел

Порядок

Передачи

Документов на

Хранение в архив

Экспертиза

Ценности

Подготовка и

Передача

Документов в архив

Составление

Номенклатуры и

Формирование дел

Организация

Контроля за

Исполнением

Документов

Формирование

Дел

Порядок

Хранения

Документов и

Передача дел в

Архив

Организация

Справочно-

Информационной

Работы по документам

Экспертиза

Ценности

Документов

Организация

Текущего хранения

Документов