Пензенской областной клинической больницы им. Н.Н. Бурденко

Отделу документационного обеспечения произвести размножение и рассылку в

Структурные подразделения Пензенской областной клинической больницы им.

Н.Н. Бурденко до 25.03.2004.

Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на начальника отдела

Документационного обеспечения Блузма С.Ю.

Приложение: Инструкция на 17 л.

Главный врач

Заслуженный врач РСФСР Ю.А. Орлов

С.Ю. Блузма

56-47-03

Рисунок16 – Проект приказа об утверждении Инструкции по делопроизводству

Разработка Табеля форм документов организации

Табель – это перечень разрешенных к применению унифицированных

Форм документов необходимых и достаточных для реализации функций и

Задач управленческой деятельности с характеристикой их юридического

Статуса, этапов подготовки и прохождения. Табель является способом

Нормативного закрепления как состава применяющихся документов, так и

Процедуры их подготовки. В табель включают только документы, создание

Которых необходимо, правомерно и периодически повторяется.

Табель форм предназначен для:

♦ оптимизации состава применяемых в организации форм документов и их

Закрепления в едином нормативном документе,

♦ классификации применяемых в деятельности организации форм

Документов по функциям управленческой деятельности (или по

Структурным подразделениям),

♦ унификации и нормативного закрепления процедуры подготовки (или ее

Отдельных важных этапов) управленческих документов в организации,

♦ унификации форм документов в организации,

♦ упорядочения документальной базы организации в целях повышения

Эффективности использования компьютерных технологий в

Управленческой деятельности.

В текущей деятельности организации табель форм документов

Выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде

Наименование форм документов, используемых для документирования

Собственной управленческой деятельности и позволяющего осуществлять

Оперативный поиск необходимых документов с указанием всех или основных

Этапов подготовки и оформления документа. Кроме того, поскольку в Табеле

Указаны все или основные этапы подготовки документов, он является

Одновременно и средством оптимизации документооборота, позволяет

Осуществлять контроль за деятельностью исполнителей, исключая

Возможность появления непредусмотренных форм документов

Разработка табеля форм документов включает следующие этапы:

Предпроектное обследование, в ходе которого изучаются состав

Применяемых в организации (на предприятии) документов, состав

Управленческих функций и ситуаций, подлежащих обязательному

Документированию. На этом этапе работы изучаются действующие

Законодательные акты и нормативно-методические документы,

Регламентирующие процедуры документирования; организационные

Документы (уставы, положения и др.), закрепляющие компетенцию

Должностных лиц и порядок работы с документами в организации.

Суть этого этапа можно определить как сбор и анализ материалов.

Выбор формы Табеля.

В проекте новой ГСДОУ предлагается примерная форма табеля

(Таблица 6)

Таблица 6 –Примерная форма Табеля форм документов

№

п/п

Наиме-

Нование

Формы

Доку-

Мента

Код

По

ОК

УД

Код по

Локаль-

Ному

Класси-

Фика-

Тору

Подраз-

Деление,

Ответст-

Венное

За под-

Готовку

Доку-

Мента

Согла-

Совани

е

Подп

И-

Сание

Утвер-

Ждение

Пе-

Чать

Мест

о

Хране

-

Ния

Доку-

Мента

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Таким образом, табель представляет собой таблицу, в которой по

Горизонтали располагаются названия документов, а каждая графа содержит

Ту или иную характеристику процедуры документирования.

Кроме того, в табель можно внести сведения о месте изготовления

Текста документа, его регистрации, количестве создаваемых экземпляров,

Тираже рассылки, месте хранения подлинника.

Определение структуры табеля. Как и любой классификационный

Справочник, применяющийся в делопроизводстве, табель может быть

Построен по функциональному или структурному принципу. В первом

Случае разделами табеля будут управленческие функции, подразделами

– задачи свойственные аппарату управления, во втором – названия

Структурных подразделений. Внутри разделов документы

Систематизируются либо по степени важности, либо по алфавиту

Наименований документов.