Дата регистрации, но точкой отсчета является дата, проставленная в штампе

При регистрации этих документов в каждой организации

Продумывается своя система регистрации номеров, и в этот номер кроме

Цифр может быть добавлена буква, начинающая ФИО заявителя и шифр

Проблемы.

Регистрационно-контрольная карта (РКК) в отличие от регистрации

обычных документов может содержать:

Корреспондент (ФИО, адрес, телефон)

Предыдущее обращение (дата, номер)

Вид документа

Автор, дата сопроводительного письма и индекс (если есть)

Дата индекса поступления

Краткое содержание

Ответственный исполнитель

Резолюция

Автор резолюции

Срок исполнения

Оборотная сторона карточки фиксирует все этапы по ходу исполнения

документа:

Дата. Исполнитель. Что сделал.

Когда и кто снял с контроля.

Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же

Лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого

Документа истек установленный законодательством срок рассмотрения.

Повторное обращение при первичной обработке получает очередной

Регистрационный номер и индекс. Однако при регистрации повторного

Обращения в самой РКК указываются все признаки и первого документа. На

Самом повторном обращении в правом верхнем углу и на РКК делается

пометка «Повторно».

Когда гражданин одно и то же обращение отправляет нескольким

Организациям, и они в конечном итоге переадресовываются и попадают в

одну организацию, которая решает вопросы по существу. В этом случае эти

Документы, попавшие в одну организацию, должны регистрироваться с

Индексом первого.

Например,

В-149/1

В-149/2

Зарегистрированный документ докладывается руководителю для

Принятия решения. Каждое решение, принимаемое по обращениям граждан,

Должно базироваться на требовании конкретных законов и на всестороннем

Изучении причин, породивших этот документ.

Не разрешается к принятию решений допускать лиц, участие которых

Может повлиять на объективность рассмотрения вопроса.

Весь процесс рассмотрения жалоб подлежит обязательному контролю.

Сроки исполнения определяются в зависимости от сложности поставленных

Вопросов. Максимальный срок установлен месячный (30 дней).

Заявления и жалобы, не требующие дополнительной проверки, должны

Разрешаться безотлагательно.

Контроль за своевременным разрешением рассматриваемых

Документов возлагается на должностных лиц. Они обязаны обеспечивать

Своевременное, правильное и полное рассмотрение обращений и исполнение

Решений, принятых по обращениям граждан.

Контроль за исполнением ведется по регистрационно-контрольным

Карточкам, которые ставятся по срокам исполнения в контрольную

Картотеку. Контрольная картотека по обращениям граждан организуется и

Строится так же, как и контрольная сроковая картотека по другим

Административным документам.

Все движение контролируемого документа, передача его от

Исполнителя к исполнителю, как уже отмечалось, фиксируется на карточке с

Указанием не только фамилии исполнителя, но и даты передачи ему

Документа. Обращение снимается с контроля только после фактического

Выполнения принятого по нему решения, о чем делается отметка в

Контрольно-регистрационной карточке. Распоряжение о снятии с контроля

Дает лицо, принявшее по данному документу решение.

Для организации контроля за исполнением предложений, заявлений и

Жалоб граждан успешно используется компьютер. Количество документов,

Которое может быть проконтролировано с помощью компьютера,

Практически не ограничено. Быстрота ввода и вывода информации в ЭВМ

Обеспечивает получение оперативных данных о ходе исполнения документов

До истечения срока исполнения, что позволяет осуществлять превентивный,

Предупредительный контроль, обеспечивать выполнение документов в

запланированные сроки.

Имеются типовые программы для ведения контроля за сроками

Исполнения документа на персональных электронно-вычислительных

Машинах (ПЭВМ) и типовые программы для ведения контроля и справочной

Работы с обращениями граждан.

Одним из важных этапов работы с обращениями граждан является

Организация по ним информационно-справочной работы. Одновременно с

Постановкой одного экземпляра регистрационно-контрольной карточки в