Первый экземпляр исходящего документа передается в экспедицию

(секретарю) для отправки. Документы, передаваемые для отправки, должны

Быть отправлены в день их подписания или не позднее следующего рабочего

Дня. Второй экземпляр отправленного документа подшивается в дело.

Документы, отправляемые организацией, в том числе на машинных

Носителях, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового

Отправления и сдачу в отделение связи.

Порядок прохождения внутренних документов

Внутренние документы при их подготовке проходят все этапы

исходящих документов, а при их исполнении (использовании) – этапы

Входящих документов.

Работа с внутренними документами, также как и с исходящими

Документами, начинается с составления и оформления проекта документа. То

есть с:

- изучения вопроса,

- составления черновика,

- доработки черновика по замечаниям,

- оформления проекта документа (завершающим этапом работы над

Проектом внутреннего документа является его визирование составителем,

Руководителем структурного подразделения, вносящего проект,

Юрисконсультом; в необходимых случаях проводится внешнее

Согласование),

- подписание,

- регистрация, при регистрации документу присваивают только

Порядковый номер в пределах каждой регистрируемой группы.

Дальнейшая работа с внутренними документами проходит те же этапы,

что и работа с входящими документами:

- исполнение,

- контроль исполнения,

- подшивка в дело, предусмотренное номенклатурой

Регистрация документов

Важнейшей процедурой в обработке всех категорий документов

является их регистрация. Под ней понимается - «запись учетных данных о

Документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания,

отправления или получения».

Регистрация преследует 3 цели:

- Учет документов, т.е. создание банка данных о документах организации,

- Контроль их исполнения,

- Возможность поиска документа.

Формы регистрации документов при «ручном» делопроизводстве могут

быть двух видов: журнальная и карточная. При использовании

Автоматизированной регистрации разница между ними исчезает.

Журнальная форма регистрации нужна тогда, когда учет документов

Выступает на первое место. Она используется, например, при работе с

Конфиденциальными документами.

Когда журнал предназначен для регистрации обычных входящих

документов, граф может быть всего 11 (см. ГС ДОУ):

Название вида документа;

Дата поступления;

Индекс поступления;

Корреспондент;

Номер и дата документа;

Заголовок (краткое содержание);

Резолюция;

Исполнитель;

Срок исполнения;

Отметка об исполнении;

Номер дела.

При регистрации конфиденциальных документов детально

Фиксируются все сведения об этих документах, их перемещении и в журнале

регистрации может быть до 16 граф:

Учетный номер документа;

Дата документа;

Вид и краткое содержание документа;

Наименование подразделения и фамилия исполнителя;

Номера носителя и листов черновика;

Количество экземпляров документа;

Количество листов в каждом экземпляре;

Подпись за получение проекта или черновика документа и дата;

Подпись за возврат документа и дата;

Отметка об уничтожении черновика;

Отметка об уничтожении проекта или лишних экземпляров

Документа;

Куда отправлен;

Номера экземпляров;

Наименование, номер и дата оправдательного документа;

Индекс дела; номера по учету документов, выделенного

Хранения;

Номера листов дела, количество экземпляров,

Зарегистрированных по учету документов выделенного хранения.

Для крупных организаций журнальная система устарела, поскольку

имеет серьезные недостатки:

􀂃 Регистрацию может вести только один человек, т.к. запись в журналах

Ведется в последовательности поступления документа. В связи с этим, при

Большом количестве документов процесс регистрации отнимает много

Времени, а это ведет к затягиванию процесса обработки.

􀂃 Практически невозможна справочная работа с документами, потому что

Записи идут в хронологическом порядке и чтобы найти документ быстро,

Нужно знать его дату.

􀂃 Часто регистрация дублируется в структурных подразделениях, т.к.

Данные о документе нужны не только в канцелярии, но и в структурных

Подразделениях, куда документ передается для исполнения.

􀂃 Практически невозможно вести сроковый контроль за исполнением