Документа, т.к. документы записываются по мере поступления. Для того,

Чтобы вести контроль даже при журнальной системе дополнительно

Заводятся дополнительные контрольные карточки.

Эти недостатки удается преодолеть при использовании карточной

Системы регистрации.

Можно сформулировать преимущества карточной системы:

Регистрацией __________одновременно могут заниматься несколько работников.

Карточки можно изготовить в необходимом количестве экземпляров,

Следовательно, отпадает необходимость повторной регистрации документов

В структурных подразделениях.

3. Карточки «подвижны», их можно систематизировать по различным

Признакам и создавать картотеки. Таким образом, карточная система

Обеспечивает информационно-справочную работу.

Карточная система позволяет сразу же один экземпляр карточки

Передать в сроковую картотеку для контроля за сроками исполнения.

Набор сведений на одной стороне карточки показан на рисунке 13.

Лицевая сторона карточки:

1 2 3 4 5 …………………………………

Корреспондент (автор)

Дата получения Входящий № Дата документа № документа

Заголовок (о чем?)

Резолюция

Исполнитель (ФИО)

Рисунок 13 – Лицевая сторона регистрационно-контрольной карточки

На обратной стороне фиксируется ход исполнения и после завершения

Исполнения записывается номер дела, в которое подшивается документ.

Форма РКК (регистрационно-контрольной карты) и расположение в

Ней реквизитов могут быть определены в самой организации и записаны в

Инструкцию по делопроизводству.

При ручном режиме ведения делопроизводства необходимо иметь

Тираж карточек на год и как минимум два картотечных ящика для хранения

этих карточек: сроковые картотеки и справочные картотеки.

На сегодняшний день ручная карточная регистрация заменяется

Регистрацией на компьютерах. В этом случае на экран выводится эта же

регистрационная форма. Регистрация на компьютере позволяет:

􀀹 регистрировать документы на различных рабочих местах;

􀀹 при наличии локальной вычислительной сети организовать

Децентрализованную регистрацию документов в структурных

Подразделениях, с последующим объединением всех сведений о документах

В единой базе данных организации;

􀀹 на основе базы данных организовать информационно справочную

Работу по всем документам;

􀀹 организовать контроль за исполнением документов.

Организация информационно справочной работы

Регистрация документов закладывает основу для организации в

Дальнейшем информационно-справочной работы по документам. Одна из

главных целей регистрации – создание банка данных о документах. На его

Основе служба ДОУ обязана в течение нескольких минут ответить на два

вопроса:

• У кого, где, и в какой стадии работы находится любой документ?

• В каких документах можно найти информацию по конкретному

вопросу?

Для ответа на такие вопросы информационно поисковая система

Должна охватывать весь массив документов учреждения.

В момент регистрации надо составлять две карточки: одна помещается

В сроковую контрольную картотеку, другая в справочную. Это приходится

Делать потому, что запрос о документе может поступить тогда, когда он еще

Находится в работе, и быстро навести справку по сроковой картотеке не

Удается. Такой запрос в положенные 3 минуты можно выполнить только по

Справочной картотеке. Следовательно, пока документ в работе, на него

имеются две карточки – в сроковой и справочной картотеках.

После исполнения документа карточка из сроковой картотеке как более

Полная и имеющая все отметки о решении вопроса, затронутого в документе,

Переставляется в справочную картотеку, а аналогичная карточка из

Справочной картотеки вынимается и уничтожается либо используется при

Создании дополнительной справочной картотеки для поиска документов по

Другому поисковому признаку (например, если основная картотека построена

По тематическому признаку, то в дополнительной карточки могут

Располагаться по алфавиту корреспондентов).

Любая справочная картотека состоит из РКК, для которых нужен ящик

Или несколько ящиков, т.к. эти карточки будут накапливаться в течение года.

Разделителями в карточной картотеке обычно бывают названия

Структурных подразделений или направление деятельности.

Всегда отдельно ведется картотека по обращениям граждан. Она