Можно взять из квалификационных характеристике по общеотраслевым

Должностям служащих, разработанных Институтом труда и утвержденных

Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998г.№ 37.

Из квалификационных характеристик можно использовать раздел

«Должностные обязанности».

Так, в квалификационной характеристике заведующего канцелярией

Небольшой организации его должностные обязанности сводятся к

следующему:

• организует работу канцелярии;

• обеспечивает своевременную обработку поступающей и

Отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению;

• осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их

Правильным оформлением, подготовку справок о соблюдении сроков

Исполнения документов;

• организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в

Соответствующие структурные подразделения документов текущего

Делопроизводства, в т.ч. приказов и распоряжений руководства;

• организует работу по формированию дел и их сдаче на хранение;

• разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в

Организации и организует их внедрение;

• принимает меры по обеспечению работников необходимыми

Инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем,

Оборудованием, средствами механизации и автоматизации управленческого

Труда;

• осуществляет методическое руководство организацией

Делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным

Формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив;

• обеспечивает печатание и размножение служебных документов;

• участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и

Организует их техническое обслуживание;

• организует оформление командировочных документов,

Регистрацию работников, прибывающих в командировку в организацию.

Квалификационные характеристики секретаря-машинистки и

Секретаря-стенографистки, приведенные в справочнике квалификационных

Характеристик, фактически аналогичны.

Все функции, записанные в Положении о службе делопроизводства,

Должны быть включены в должностные инструкции работников службы. При

Этом должно быть ясно, кто какой работой занимается и за что отвечает.

В том и состоит особенность должностной инструкции конкретного

Работника, что она перечисляет именно его функции и должностные

Обязанности. Поэтому набор функций и должностных обязанностей всегда

Индивидуален, хотя и может составляться на базе типовых должностных

Инструкций.

Чем детальнее в разделе «Функции и должностные обязанности» будет

Указано не только что, но и как выполняет те или иные операции работник в

Соответствии с принятой в организации технологией работы с документами,

Тем ценнее будете должностная инструкция. Здесь же указывается и

Взаимозаменяемость.

Раздел «Права» очень важен для работника. В нем закреплены его

Полномочия для самостоятельного решения вопросов, относящихся к его

Компетенции. Например, для секретаря или работника, ведущего

Предварительный просмотр документов, записывается право

Предварительного просмотра документов и определения, какие из них могут

Быть переданы исполнителям, минуя руководителя.

Для секретаря руководителя - право при организации приема

определения приоритетности приема посетителя; «фильтрации» телефонных

Звонков; контроля за правильностью оформления документов до

Представления их на подпись руководителя.

Для работников, в обязанности которых входит отправка документов -

Контроль за правильностью оформления документов, предназначенных к

Отправке, и возвращение их на дооформление.

Очень важны права доступа к информации и запроса информации и

Документов для руководителя.

Для секретаря, перепечатывающего документы, надо записать право

Возврата документов с нечитаемыми фрагментами текста или неразборчивой

Правкой, а для заведующего архивом - право не принимать дела,

Оформленные с нарушением правил.

Раздел должностной инструкции «Ответственность» может быть

написан обобщенно типа «работник несет ответственность за невыполнение

Обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами

и данной инструкцией» или расписан более детально исходя из пунктов

обязанностей. Например, ответственность: за неправильное оформление