В соответствии со сложившейся практикой текст положения о

структурном подразделении содержит следующие разделы:

Общие положения;

Задачи;

Функции;

Права и ответственность;

Руководство;

Взаимоотношения.

В разделе «Общие положения» указывают:

− точное наименование структурного подразделения, его место в

Структуре организации, степень самостоятельности;

− наименование должности руководителя, порядок назначения и

Освобождения от должности, требования к квалификации и стажу

Работы;

− перечень основных правовых, нормативных, нормативно-

Методических и распорядительных документов, которыми

Подразделение руководствуется в своей работе;

− если служба ДОУ имеет свою печать, дается ее описание, условия

Хранения и использования.

Раздел «Задачи» формулирует основные задачи службы ДОУ и самые

Общие направления деятельности.

Раздел «Функции» является основным и включает детальное описание

Всех функций, выполняемых службой ДОУ. При написании раздела можно

Воспользоваться Примерным положением о службе ДОУ, приведенном в

ГСДОУ. Функции службы ДОУ можно разделить на три группы:

• документирование управленческой деятельности,

• работа с документами,

• организационные виды работ.

К первой группе можно отнести:

• разработку и ведение табеля форм документов учреждения и альбома

Унифицированных форм документов;

• разработку бланков документов: для письма, общего бланка, бланков

Отдельных видов документов;

• составление документов по поручению руководства;

• оформление документов, их согласование, печатание,

Тиражирование;

• документирование работы совещаний;

• контроль за оформлением документов, представляемых на подпись

Руководству.

Вторую группу функций лучше расположить в порядке выполнения

делопроизводственных операций. Сюда входит:

• отправка и прием документов по почте, телеграфу, телетайпу, факсу,

Электронной почте, от курьера и первичная (экспедиционная) обработка

Документов;

• регистрация документов;

• предварительное рассмотрение документов, отбор и подготовка

Документов к докладу руководству;

• контроль за прохождением документов в учреждении;

• контроль за сроками исполнения документов;

• разработка и ведение информационно-поисковых систем (картотек,

Компьютерных баз данных);

• подготовка номенклатуры дел и обеспечение единого порядка

Хранения документов в организации;

• формирование дел;

• подготовка дел для сдачи в архив и организация его работы;

• организация работы с письмами и обращениями граждан.

К организационным видам работ относится:

• организация и обслуживание совещаний;

• организация приема посетителей;

• организация телефонных переговоров;

• методическое руководство постановкой делопроизводства в

Структурных подразделениях;

• совершенствование делопроизводства,

• организация повышения квалификации работников учреждения в

Сфере работы с документами и др.

В настоящее время в большинстве организаций происходит

Трансформация службы делопроизводства в службу управления

документацией, поэтому появляются новые функции у службы:

− внедрение автоматизированных технологий и контроль за их

Применением,

− проверка качества документационного обеспечения,

− планирование информационных потребностей,

− нормирование труда,

− управление кадрами самой делопроизводственной службы.

Раздел «Права и ответственность» содержит перечисление прав,

Которые закрепляются за службой в целом для того, чтобы она могла

Реализовать возложенные на нее задачи и функции.

Наиболее типичными правами является:

Запрашивать и получать от структурных подразделений

Информацию, необходимую для выполнения возложенных

Функций.

Требовать от руководства создания условий, необходимых для

Выполнения своих функций.

Проверять организацию работы с документами в структурных

Подразделениях и требовать от исполнителей доработки

Документов в случае нарушения правил составления.

Направлять своих представителей на совещания руководства или

Другие мероприятия.

Не принимать к регистрации и отправке внутренние и исходящие

Документы, оформленные с нарушением.

При формулировки ответственности службы ДОУ в этот раздел