Определенные функции, иметь строго установленный круг прав и

Обязанностей, а также взаимодействовать с другими структурными

Подразделениями организации для более эффективного выполнения

Возложенных на нее задач и функций (см.Таблицу 1).

Основная цель службы ДОУ - осуществить в полной мере все

действия по документационному обеспечению деятельности организации:

Руководство, координацию, реализацию.

Создание службы ДОУ должно обязательно сопровождаться

Выбором организационной формы работы с документами.

Практика выработала 3 формы работы с документами в любом

управленческом аппарате:

− Централизованную;

Таблица 1 Взаимодействие службы ДОУ со структурными подразделениями

Организации

Структурные подразделения Взаимодействие

Все структурные подразделения Вопросы ДОУ и соблюдение

Законодательства, требований ГСДОУ и

Стандартов, инструкции по

Делопроизводству организации

Юридическая служба Правовые вопросы, связанные с

Подготовкой документов

Службы кадров, труда и заработной

Платы и соответствующие научно-

Исследовательские организации

Вопросы подбора, расстановки кадров

Делопроизводственной службы и

Повышения их квалификации в условиях

Широкого использования современной

Офисной техники, разработки и

Внедрения мероприятий, связанных с

Научной организацией труда,

Совершенствование стиля и методов

Работы с документами,

Компьютеризацией делопроизводства

Службы материально-технического

Снабжения и хозяйственного

Обслуживания

Обеспечение средствами

Организационной и вычислительной

Техники, бланками документов,

Канцелярскими принадлежностями,

Бытовое обслуживание работников

Службы

Вычислительный центр Разработка и внедрение новейших

Информационных технологий в

Делопроизводство

Структурные подразделения,

Отвечающие за секретное

Делопроизводство

Сохранение государственной тайны,

Конфиденциальности информации,

Заключенных в официальных

Документах

− Децентрализованную;

− Смешанную.

Централизованная форма предполагает сосредоточение всех функций

ДОУ во введении одного структурного подразделения. Этим подразделением

Или этим сотрудником выполняется полный цикл технологических операций

от момента получения или создания документа до сдачи его в архив:

− Прием;

− Обработка поступающих документов;

− Регистрация;

− Контроль за исполнением;

− Отправка документов;

− Справочно-информационная работа;

− Систематизация и хранение документов;

− Подготовка документов для передачи в архив.

Централизация позволяет наиболее эффективно использовать

Оргтехнику, добиться единства организационного и методического

Руководства ДОУ, но возможна централизация в небольших фирмах с

Объемом документооборота до 10 000 документов в год.

Децентрализованная форма представляет собой противоположность

Централизованной. Здесь каждое структурное подразделение создает свою

Службу для работы с документами. Эта служба автономно выполняет весь

Цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов своего

Структурного подразделения. Такая форма характерна для организаций и

Учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех

Организаций, у которых есть специфические особенности процесса

Документирования (например, необходимость тщательной защиты

Информации).

Смешанная форма самая распространенная. Часть операций

Сосредотачивается в центральной службе (прием, регистрация, обработка,

Тиражирование, хранение). А в каждом структурном подразделении

Выполняется операция по созданию документов, их систематизация,

Хранение и обработка перед сдачей в архив.

Иногда предполагается, что регистрация документов производится для

Одних массивов документов централизованно, а для других

Децентрализовано. Разделение этих массивов может производиться по

Критерию адресования.

Вопрос выбора формы для работы с документами один из самых

Сложных. Регламентация выбранной формы работы с документами

Закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Все функции, задачи, права, ответственность службы ДОУ

Закрепляются в положении о ней.

Положение о службе ДОУ