Нормативами времени на работу по документационному обеспечению

управления», «Укрупненными нормативами времени на работу по

делопроизводственному обслуживанию» и «Нормами времени на работы по

Автоматизированной архивной технологии и документационному

обеспечению органов управления». Соответственно устанавливают

Численный и должностной состав службы делопроизводства.

Должностной состав службы ДОУ включает три категории

работников: руководители; специалисты; технические исполнители.

Формирование штата делопроизводственных работников в

Организациях и учреждениях зачастую проводят произвольно, исходя из

Реальных возможностей. В двух организациях, имеющих одинаковую

Структуру, одну и ту же численность работающих, одинаковые объемы

Документооборота, численность делопроизводственного персонала

Колеблется в значительных пределах. При этом в одной организации

Отмечается неоправданный рост численности персонала, а в другой —

Необоснованное сокращение.

Известны две методики расчета численности работников службы

Делопроизводства.

Первая построена на учете объема документооборота, общей

Численности работников организации и постоянного коэффициента среднего

уровня производительности труда работников службы делопроизводства:

где: Нd – количественный состав службы делопроизводства; 0,00016 — постоянный

Коэффициент среднего уровня производительности труда (рассчитан НИИ труда опытным

Путем); Д — объем документооборота в год; Р — численность работников аппарата

Управления.

Практика показывает, что данный метод, который использовался

долгое время для расчёта штатной численности работников, занятых в

Делопроизводстве, в настоящее время нельзя назвать исчерпывающим, так

как объём работ, выполняемых службой ДОУ сегодня, в сущности нельзя

сводить к объёму документооборота.

Вторая методика предусматривает расчет численности службы

Делопроизводства по трудозатратам на выполнение отдельных операций. При

Этом можно пользоваться как межотраслевыми документами по

Нормированию труда, так и отраслевыми нормативами. Но местные нормы

Времени можно рассчитывать в каждой конкретной организации, т.е.

Учитывая развитие информационных технологий, в том числе

Совершенствование систем автоматизации документационного обеспечения

Управления (электронного документооборота) и широкое использование

Современных средств оргтехники, действующие нормативы времени

Являются не догмой, а руководством к действию. Вычисление местных норм

Времени в организации производятся с помощью применения метода

Фотографии рабочего дня.

Суть метода состоит в следующем: в течение определённого периода

времени (5 – 7 дней, но лучше, если такое наблюдение будет проводиться в

Течение месяца) ежедневно, последовательно, поминутно в наблюдательном

Листе (Таблица 2) фиксируются все виды деятельности, выполняемой

Работником, с указанием времени начала и окончания каждой операции.

Таблица 2 Примерная форма наблюдательного листа:

Должность

___________________________________________________________________

Фамилия И.О.

_________________________________________________________________

Наименование элементов

Работы

Начало,

Ч, мин

Окончание,

Ч, мин

Общее

Время,

Мин

Выработка,

Единицы

Работы

Начало работы 9.00 9.00

Подготовка рабочего места 9.00 9.05 5

Приём и проверка почтовой

Корреспонденции 9.05 9.10 5 14 писем

Систематизация поступившей

Корреспонденции и заполнение

Регистрационных карточек

9.10 9.30 20

- " -

Просмотр электронной почты 9.30 9.37 7 7 сообщений

Ответ на телефонный звонок 9.37 9.42 5 1 абонент

Размножение документов 9.42 9.50 8 15 копий

Представление документов на

Рассмотрение руководителю 9.50 10.07 17 10 документов

Обзвон – напоминание участникам

Совещания 10.07 10.12 5 5 абонентов

Подготовка комнаты для совещаний 10.12 10.17 5

Протоколирование совещания 10.17 11.00 43 1 документ

Уборка помещения после совещания 11.00 11.03 3

Подготовка проекта документа 11.03 11.20 17 1 документ

И т.д.

После окончания рабочего дня составляется предварительный баланс

Рабочего времени. Для этого однородные виды работ объединяются в

условные группы в соответствии с их функциональным содержанием. При

этом время, затраченное на каждый из объединённых видов работ,

суммируется. Так для приведённого выше примера такой баланс будет

Выглядеть как показано на рисунке 5. На основе времени, затраченного на

выполнение определённого вида работ, и объёма этих работ рассчитывается

Н – норма оперативного времени, затрачиваемого на единицу элемента

Работы.

Наименование

Элемента работы

Время,

Мин

В % к

Общему

Времени

Норма

Оперативного

Времени на

Единицу элемента

Работы (Н),ч