Службы ДОУ, например, экспедитор; 3) секретарь руководителя (при

Небольшом объеме документооборота).

В нормативных документах регламентированы правила первичной

обработки поступивших документов, они следующие:

Проверяется правильность доставки. Ошибочно доставленная

Корреспонденция возвращается отправителю.

Проверяется целостность упаковки, конверты вскрываются (не

вскрываются конверты с надписью «лично»; документы, адресованные

Общественным организациям; упаковки, содержащие документы на

Машинных носителях). Проверяется комплектность и сохранность вложений.

В случае обнаружения каких-либо недостатков (не все страницы, не все

Приложения) на самом документе и в регистрационной форме делается

Отметка об этом, ставится в известность отправитель письма, затем

Составляется акт. На сортировку документ передается вместе с этим актом.

Конверты, как правило, уничтожаются, за исключением тех

Случаев, когда в письме нет обратного адреса либо важно сохранить

Штемпель с датой письма и когда получена доплатная корреспонденция.

Экспедиция либо человек, отвечающий за приемку, ведет учет

Всех поступивших документов и ставит штамп о поступлении.

На этапе предварительного рассмотрения документов сотрудник

Службы ДОУ или секретарь распределяет корреспонденцию между

Руководством организации и структурными подразделениями. Эта работа

Выполняется наиболее квалифицированными сотрудниками службы ДОУ,

Хорошо знающими функции структурных подразделений, круг должностных

Обязанностей руководителей и специалистов.

При предварительном рассмотрении нужно выделить следующие

Группы документов.

- Документы, поступающие на рассмотрение руководства. В эту

Группу попадают документы по степени важности, по авторству, по виду, по

Срочности и т.д.

- Документы, направляемые в структурные подразделения и не

Требующие резолюции руководителя. Это документы, адресованные в

Структурные подразделения, конкретным исполнителям в соответствии с их

Функцией и компетенцией.

- Обращения граждан (предложения, жалобы, заявления,

Ходатайства).

- Документы, решение которых не входит в компетенцию данной

Организации. Они возвращаются отправителю или передаются по

Назначению.

- Документы, не требующие регистрации: для них сразу

Разрабатывается маршрут. Не регистрируются поздравительные письма и

Телеграммы, рекламные проспекты, информационные сводки, присылаемые в

Копиях для сведения, и некоторые другие документы. В инструкции по

Делопроизводству организации должен быть Перечень документов, не

Подлежащих регистрации службой ДОУ, с указанием места их регистрации.

Основой для создания такого перечня может быть Примерный перечень

Документов, не подлежащих регистрации, приведенный ниже взят из

ГСДОУ:

Письма, присланные в копии для сведения.

Телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков.

Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.

Сводки и информация, присланные для сведения.

Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний,

Конференций и т.п.

Поздравительные письма и пригласительные билеты

Прейскуранты.

Нормы расхода материалов

Графики, наряды, заявки, разнарядки.

Учебные планы и программы.

Бухгалтерские документы.

Печатные издания.

Научные отчеты по темам.

Месячные, квартальные, полугодовые отчеты.

Формы статистической отчетности.

Документы, перечисленные в п. 9-15, подлежат специальному учету в

Соответствующих службах учреждения (бухгалтерии, отделе снабжения,

Библиотеке и т.д.).

Предварительное распределение документов сокращает время,

Необходимое для решения вопроса.

До отправки по любому маршруту документы должны быть

Зарегистрированы

Документы, адресованные руководству, после регистрации в этот же

День должны быть переданы на рассмотрение руководству.

Рассмотрение документа руководителем заканчивается нанесением

Резолюции. Именно она задает дальнейшее движение документа. В

Зависимости от содержания и назначения поступивших документов

Исполнение каждого из них различное.

Приказы и распоряжения вышестоящих органов, сводки,