Корректировка данных о контролируемых документах при

Изменении сроков исполнения, при передаче документа от

Исполнителя к исполнителю или из подразделения в

Подразделение;

Контроль за

Исполнением

Документов

Контроль за

Сроками

Исполнения

Документов

Контроль по

Существу

Текущий

Контроль

Итоговый

Контроль

Предупреди-

Тельный

Контроль

Напоминание исполнителям и руководителям

Подразделений о наличии неисполненных документов и

Поручений;

Информирование руководителей подразделений и

Организации в целом о состоянии и ходе исполнения

Поручения;

Внесение данных об исполнении документов;

Анализ состояний дел и уровня исполнительской

Дисциплины по организации в целом, по структурным

Подразделениям, по специалистам, по видам документов.

Как показано на рисунке 14, в сроковом контроле можно выделить:

− Текущий контроль;

− Предупредительный;

− Итоговый.

Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений

О документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Этот контроль

Требует ежедневной проверки хода исполнения и напоминание исполнителю

Об истечении срока исполнения и необходимости завершения работы. Этот

контроль помогает составить план работы на день, так как сразу показывает,

Какие дела должны быть завершены сегодня.

Предупредительный контроль требует составления сводки и

Предупреждения исполнителей по документам, срок исполнения которых

Истекает через 2-3 дня. Если в ходе предупредительного контроля выясняется

Невозможность своевременного выполнения поручения руководителя, то об

Этом немедленно должно быть доложено руководителю подразделения или

Организации. И только руководитель имеет право продлить или изменить

Срок. Если руководитель продлевает срок, то измененный срок должен быть

Обязательно внесен в регистрационную карточку.

К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению

Результатов работы сотрудников, подразделений или организации в целом.

Итоговый контроль проводят секретарь или служба ДОУ. Снятие документа

С контроля осуществляется только после полного исполнения документа, и

Обязательно результат исполнения должен быть записан в регистрационной

Форме (карточке или журнале). Саму форму контроля организация выбирает,

Исходя из своих возможностей. Это может быть и ручная сроковая картотека,

Но чаще всего в настоящий момент используется автоматизированная

Система контроля.

Внедрение автоматизации позволяет значительно сократить время

Контроля и повысить его эффективность. Поскольку, например, нормативы

На составление традиционной регистрационной карточки (вручную)

Определены как 0,15 часа, а с использованием автоматизированных

технологий – 0,05 часа. Соответственно трудозатраты на поиск текущей

информации вручную – 0,17 часа, на компьютерах – 0,05 часа. Составление

Справки о невыполненных в срок документах при традиционной технологии

Занимает от 0,26 часа (на 10 документов) до 8 часов (свыше 100 документов).

В автоматизированной технологии независимо от количества документов эта

Норма не превышает 0,05 часа.

Работа с обращениями граждан

Особое место в деятельности любого управленческого аппарата

Занимает работа с обращениями граждан. Они рассматриваются как важное

Средство осуществления и охраны прав личности. В обращении граждане

могут затронуть вопросы, касающиеся как интересов всего общества, так и

Прав и законных интересов автора обращения или других граждан.

Почти полвека работа с этой категорией документов

Регламентировалась в стране Указом Президиума Верховного Совета СССР

от 12 апреля 1968 г. № 2534-VII «О порядке рассмотрения предложений,

заявлений и жалоб граждан»1 и Законом СССР от 26 июня 1968 г. № 2830-VII

«Об утверждении Указа Президиума Верховного Совета СССР «О порядке

рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан»2. В 1980 и затем в

Г. Указами Президиума Верховного Совета СССР от 4 марта 1980 г. №

X3 и от 2 февраля 1988 г. № 8422-ХI4 в Указ 1968 г. были внесены

Изменения и дополнения, не изменившие его основных положений.

В постсоветский период несколько раз Дума Российской Федерации

Обращалась к проектам нового закона о рассмотрении обращений граждан,

Но то закон не получал одобрения в самой Думе, то не утверждался Советом

Федерации или не проходил регистрацию и не подписывался президентом. В