Отдельном деле. Причем, предложения, заявления и жалобы граждан по

Вопросам работы организаций группируются раздельно от обращений по

Личным вопросам.

При небольшом количестве обращений их можно располагать в делах и

В хронологической последовательности. Появившиеся дополнительные

Материалы по вопросу, связанному с обращением, или повторное обращение

Подшиваются к первой группе материалов. В дела группируются только

Исполненные документы. Обложка дела с предложениями, заявлениями и

Жалобами граждан оформляется по установленной форме.

Законченные дела с предложениями, заявлениями и жалобами

Граждан хранятся в учреждениях, организациях и предприятиях для

Справочных и других целей. Ответственность за их сохранность, как и за

Сохранность всех документов, несут их руководители. Сроки хранения этой

категории документов указаны в статьях 54-56 «Перечня типовых

Управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с

указанием сроков хранения». Обычные обращения личного и

Второстепенного характера, составляющие подавляющее большинство этой

Категории документов, хранятся 5 лет, но предложения, интересные для

Истории и имеющие практическое значение, будут храниться постоянно.

Все дела с обращениями, имеющие постоянный срок хранения, передаются

Через год после завершения по ним делопроизводства в архив учреждения, а

Затем в государственный архив.

Подготовка предложений, заявлений и жалоб граждан и сдача в архив

включает в себя: оформление дел, проведение экспертизы ценности

Документа, составление описей.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное

Оформление дел.

Оформление дел входит в функции лица, ответственного за работу с

Обращениями граждан.

Разработка локальных нормативных актов по

Делопроизводству

Для регламентации всех работ по ДОУ в каждой организации

Необходимо иметь свою Инструкцию по ДОУ, Табель и Альбом

Унифицированных форм документов, разрешенных к применению в

Организации, утвержденную Номенклатуру дел.

Инструкция по документационному обеспечению

Управления

Любая инструкция (юридический словарь) - правовой акт,

Издаваемый руководящим органом организации (или утверждаемый

Руководителем организации) в целях установления правил,

Регламентирующих организационные, научно-технические, технологические,

Финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений,

Организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и

Граждан.

В соответствии с Государственной системой документационного

Обеспечения управления (ГСДОУ) на территории РФ установлены единые

Правила работы с документами в организациях с различными формами

Собственности и видами деятельности. Однако организации, работающие в

Различных отраслях производства, имеют специфические особенности,

Требующие специальной регламентации.

Инструкция по ДОУ (делопроизводству) - нормативный документ,

Регламентирующий организацию, правила, приемы и процессы создания

Документов, порядок работы с ними в конкретном учреждении с учетом

Условий и специфики деятельности.

Основополагающим документом при разработке Инструкции по

Документационному обеспечению управления должна служить ГСДОУ. Она

Включает в себя общие правила ведения делопроизводства на территории РФ.

Структура ГСДОУ имеет следующий вид:

Основные положения.

Документирование управленческой деятельности

Состав управленческих документов.

Унификация и стандартизация управленческих документов.

Оформление управленческих документов.

Составление текстов управленческих документов.

Организация работы с документами.

Организация документооборота.

Порядок обработки отправляемых документов.

Передача документов внутри организации.

Учет количества документов.

Информационно-поисковые системы по документам организации

(ИПС).

Правила регистрации и индексации документов.

Справочные картотеки, информационно-поисковые массивы на

Машинных носителях.

Оперативное хранение документов.

Оперативное хранение машиночитаемых документов.

Составление номенклатуры дел.

Формирование дел.

Контроль исполнения документов.

Сроки исполнения.

Организация контроля исполнения в условиях традиционной

Обработки документов.