Строится по алфавиту фамилий авторов обращений. Так же отдельную

Картотеку заводят на законодательные, нормативные, распорядительные

Документы. В ней карточки располагаются по тематическому признаку.

Количество карточек в организации не ограничено.

Когда в организации используется смешанная форма работы с

Документами, картотеки ведутся и в канцелярии и в подразделениях. В

Оперативной работе находятся карточки за текущие и прошедшие годы.

Общий срок хранения карточек три года.

В картотеке законодательных, нормативных и распорядительных

Документов карточки стоят не три года, а до замены новыми.

Современные СУБД позволяют наводить справки по любой

Комбинации данных, включенных в РКК документа. То есть справка может

Выдаваться по конкретному документу, где он находится в стадии

Подготовки, результат исполнения, место хранения. Справки могут

Выдаваться по теме или содержанию, при этом можно найти конкретный

Документ или группу документов.

Справка может выдаваться по корреспонденту или автору, причем

Можно выдать и получить все документы автора, все документы автора по

Конкретному вопросу, либо все документы автора за конкретный период.

Можно заказать и получить информацию по региону.

Существенно расширяют возможности поиска полнотекстовые базы

Данных по документам учреждения. В этом случае к регистрационной

Карточке прикрепляется и файл с текстом самого документа. Таким образом,

Компьютеры позволили во много раз уменьшить время поиска.

При ручном режиме работы еще более остро перед организацией

встают вопросы оптимальной работы с документами и создание полной

Системы хранения документации.

Требования к такой системе:

Она должна занимать как можно меньше места;

Документы должны быть правильно расклассифицированы и подшиты в

Соответствующие дела;

Система должна быть безопасна в работе;

Только оперативная, часто востребованная информация должна

Храниться близко, а документы, к которым долго не обращаются должны

Быть заархивированы;

Система должна позволять быстро найти, локализовать необходимую

Информацию;

Система должна обеспечивать хранение и работу с конфиденциальной

Информацией.

При выдаче документа необходимо продумать систему слежения за

ними. Варианты построения систем слежения за документами:

Организовать алфавитный перечень выданных документов;

Завести карточки выдачи и фиксировать кому, что и до какого

Срока выдано;

3. Использовать способ «пустые бумажники», когда на «законном»

Месте выданного дела в пустую папку помещают информацию о

Месте его нахождения.

В оперативной работе находятся карточки за текущий и прошедший

год. Общий срок хранения карточек – 3 года. В картотеке по

Законодательным, нормативным и распорядительным документам карточки

Стоят до замены новыми.

Контроль за исполнением документов

По документам, на которых в резолюции руководителя после

Рассмотрения проставлены конкретные сроки поручений, организуется

Контроль исполнения.

Контроль – одна из важнейших функций управления. Он состоит в

Обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений

Руководителя и решения вопросов, обозначенных в его резолюциях или в

Распорядительных документах.

Можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за

сроками исполнения задания (см. рисунок 14).

Контроль по существу – это оценка насколько правильно, удачно,

Полно решен вопрос. Ответственность за правильное и своевременное

Решение вопросов несут непосредственные исполнители и руководители их

Структурных подразделений.

Контроль за сроками ведет служба ДОУ. В ГСДОУ указано, что

контроль исполнения включает:

Постановку на контроль;

Проверку своевременного доведения документа до

Исполнителя;

Регулирование хода исполнения;

Периодическую проверку хода исполнения;

Учет и обоснование результатов контроля исполнения;

Информирование руководителя.

Рисунок 14 – Классификация методов контроля

Технологию ведения контроля за сроками в соответствии с

вышеприведенным списком должна включать следующие процедуры:

Фиксация всех поставленных на контроль документов,

Указаний поручений;

Проверка своевременного доведения документа до

Исполнителя;