Информационные письма и другие документы, не требующие ответа,

передаются специалистам с пометкой руководителя «включить в план» либо

«принять к сведению». Эти документы далее под расписку доводятся до

Специалистов и списываются в дела.

На документах, требующих ответа, руководитель в резолюции

помечает «что?», «кому?» и «к какому сроку?» выполнить, и они попадают

На следующий этап обработки.

Если в резолюции руководителя указано несколько исполнителей, то

Документ передается первому в списке, который считается ответственным

Исполнителем.

Если при предварительном рассмотрении документа устанавливают,

Что для принятия решения необходимо подобрать дополнительный

Материал. То такой материал подбирают и передают руководителю вместе с

Основным документом.

Если в резолюции не указан срок исполнения, то принимается типовой

срок (ГСДОУ, Приложение 10 «Перечень типовых сроков исполнения

документов», например срок исполнения служебного письма не должен

Превышать 10 дней).

После резолюции руководства документы возвращаются в службу

ДОУ, где в соответствии с резолюцией разрабатывается их дальнейший

Маршрут. Резолюция обязательно переносится в регистрационную форму.

Исполнение начинается со сбора информации по вопросу и

Заканчивается подготовкой ответного документа.

Переданный документ находится у исполнителя в работе до завершения

Выполнения поручения руководителя.

Завершив выполнение поручения, исполнитель (или руководитель

Подразделения, где исполнялся документ) наносит на документ отметку об

Исполнении и возвращает документ тому, кто его выдал (секретарю или

Работнику канцелярии).

Контроль исполнения документа осуществляет служба ДОУ или

Секретарь.

Подшивку в дело осуществляет секретарь либо работник канцелярии,

Предварительно нанеся номер дела на документ и в регистрационную форму.

При движении документа по перечисленным этапам несколько раз

происходит обращение к регистрационной форме, принятой в организации:

Карточке или журналу. В первый раз, когда наносится отметка о

поступлении. Во второй – после нанесение резолюции руководителем. В

третий – перед подшивкой в дело.

Обработка исходящих или отправляемых документов

Обработка и отправка исходящих документов проводится также

Централизованно службой ДОУ или секретарем. Эти документы рождаются в

Организации и проходят следующие этапы.

1. Первый шаг в жизни этих документов – это составление черновика и

создание проекта документа. Исходящие документы оформляются в 2-х

Экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм. Первая страница

документа оформляется на бланке, последующие и копия-отпуск – на

Стандартных листах бумаги

2. Согласование проекта документа осуществляется автором документа

Со специалистами организации и заканчивается нанесением визы

Согласования. При необходимости внешнего согласования оформляется

«Гриф согласования»

3. Проверка правильности оформления документа осуществляется

Секретарем или сотрудником службы ДОУ (канцелярии). Если документ

Оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он

Возвращается исполнителю для доработки.

4. Передача руководству на подписание или утверждение

Осуществляется автором, секретарем или работником канцелярии.

Подготовленный и оформленный по установленной форме проект документа

Вместе со всеми материалами, послужившими основанием для его

Составления, передаются на подпись руководителю.

5. Регистрация документа происходит по установленной форме. После

Подписания 2-х экземпляров проставляется дата подписания документа,

После чего документ регистрируют. При регистрации исходящих документов,

Как правило, самостоятельно регистрируют только инициативные

Документы, составленные в данной организации. Регистрация документов-

Ответов осуществляется на регистрационных карточках входящих

Документов.

6. Отправка осуществляется после регистрации. Исполнитель

Определяет необходимое количество экземпляров копий документа и

Передает документ на тиражирование, если адресатов несколько. К

Документу, рассылаемому более чем в 4 адреса, исполнитель готовит список

На рассылку. На каждом документе проставляется только один адресат.