Метода фотографии рабочего дня, представлены в таблице 4

• Годовая трудоёмкость ненормируемых работ в часах определяется

методом экспертных оценок с учётом объёма выполненных работ по

формуле:

где: Тн.н – годовая трудоёмкость ненормируемых работ, ч; Тjнн – годовая трудоёмкость

ненормируемой работы конкретного вида; Vj – годовой объём ненормируемых видов

работ, значение этого параметра рассчитано экспертным путём и принимается в среднем

Равным 96,8 чел.-ч.

Таблица 4 - Рассчитанные значения показателей

Наименование

Элемента работы Нвр, ч

Vi, ед. (на

Раб.

Дней в году)

Тн, чел. ч

Подготовка рабочего

Места

0,083 1,1 =

0,091

Раб место 250

= 250 0,091 250 = 22,75

Обработка поступающих

документов 0,03 1,1 = 0,033 14 писем 250 =

0,033 3500 =

115,5

Обработка электронной

Корреспонденции

0,017 1,1 =

0,019

7 сообщ. 250 =

0,019 1750 =

33,25

Разговор по телефону 0,028 1,1 =

0,031

6 абон. 250 =

1500 0,031 1500 = 46,5

Размножение документов 0,009 1,1 = 0,01 15 копий 250 =

3750 0,01 3750 = 37,5

Представление

Документов на

Рассмотрение

Руководителю

0,028 1,1 =

0,031

10 док-в 250 =

2500 0,031 2500 = 77,5

Подготовка и

обслуживание совещания 0,85 1,1 = 0,935 1 совещ. 250 =

0,935 250 =

233,75

Подготовка проекта

Документа

0,283 1,1 =

0,311

1 док-т 250 =

250 0,311 250 = 77,75

• Общая годовая трудоёмкость работ (То) рассчитывается по формуле:

В указанном примере То=644,5+96,8=741,3 чел-ч.

Работ, не предусмотренных нормативами (рассчитана экспертным путем, равна 96,8 чел.-

ч); Фп — полезный фонд рабочего времени одного работника за год (принимается в

Среднем равным 2006 чел.-ч).

Для примера получим:

Чяв = (644,5 + 96,8) / 2006 = 741,3 / 2006 = 0,37 = 1 чел.

Наименования должностей и квалификационные требования к

работникам каждой категории установлены в "Квалификационном

Справочнике должностей руководителей, специалистов и других

служащих". На каждого предполагаемого работника (вакантную должность)

Должна быть составлена должностная инструкция.

Каждый работник должен выполнять свои профессиональные

Задачи в соответствии с должностной инструкцией.

Должностные инструкции

Должностная инструкция - документ длительного пользования и

Применяется до замены новой должностной инструкцией. Она - главный

Организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность

Сотрудника.

Должностная инструкция относится к документам, имеющим

унифицированную форму и установленную структуру текста:

• общие положения;

• функции;

• должностные обязанности;

• права;

• ответственность;

• взаимоотношения (связи по должности).

«Общие положения» в должностной инструкции содержат следующий

набор информации: обобщенные сведения о должности, подчиненность и

Кем руководит, требования к образованию (высшее или среднее) и

Практическому опыту (стажу работы по специальности), порядок назначения

И освобождения от должности, замещения во время отсутствия.

Чаще всего от работника службы делопроизводства, секретаря-

Референта и секретаря требуется сегодня наличие высшего или среднего

Специального образования, умение работать на компьютере, определенный

Стаж работы, а для секретаря-референта - знание иностранного языка.

Подчиняются работники службы делопроизводства руководителю службы,

Но секретари-референты (секретари) имеют двойное подчинение - они

Подчиняются непосредственно руководителю (организации, структурного

Подразделения) и по вопросам организации делопроизводства - начальнику

Службы делопроизводства. Последний пункт этого раздела должностной

Инструкции содержит перечень основных законодательно-нормативных

Нормативно-методических, организационных, распорядительных

Документов, которыми работник руководствуется в своей деятельности. В

Обобщенном виде эти акты рассмотрены выше.

Завершает пункт указание на организационные и распорядительные

документы вышестоящей и своей организации (фирмы): устав, положение о

Структурном подразделении, приказы и распоряжения, инструкцию по

Делопроизводству, данную должностную инструкцию.

Следующий раздел - «Функции». В нем указывают основные

направления деятельности, а в разделе «Должностные обязанности» уже

Перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение

этих функций. Часто эти разделы объединяют в один - «Функции и

должностные обязанности» (или «Основные задачи и обязанности»). Этот

Раздел следует расписать как можно детальнее. Многие формулировки